Перезагрузка: От «системы» слухов и пересудов — к системе обратной связи

Представьте автомобиль с тонированными стеклами «наоборот»: когда водителю не видно, что происходит на дороге. Далеко ли он уедет при нулевой видимости? Или, например, автомобиль без зеркал заднего вида и с закрытым задним стеклом. Или автомобиль с неработающими приборами, когда непонятно, сколько в баках топлива, масла, с какой скоростью автомобиль движется, в какую сторону и движется ли вообще. Это иллюстрации того, может ли Университет жить и развиваться без налаженной системы обратной связи.

Сегодня открытость — принцип жизни первого университета России. Этот принцип объединял все шесть проектов Программы развития СПбГУ до 2020 года. На официальном сайте Университета много лет существует особый раздел «Открытый университет».

Преимущества политики открытости СПбГУ очевидны:

  • публичность решений, принимаемых руководителями всех уровней
  • прозрачность экспертной деятельности
  • открытость конкурсных процедур
  • контроль за исполнением действующих правил
  • участие общественности в работе вуза
  • публикация в открытых источниках информации обо всех сферах жизни вуза

Система обратной связи — залог открытости Университета. По решению ректора СПбГУ Н. М. Кропачева объем сведений об Университете на официальном портале вуза постоянно расширяется, вводятся специальные инструменты, способствующие открытости СПбГУ (в том числе новые, ранее неизвестные не только в Университете):

Студентами и работниками Университета все эти инструменты сегодня воспринимаются как действующая норма. Многие студенты уверены, что все эти элементы «Открытого университета» появились не по решению ректора СПбГУ, а по принуждению, по требованию законодательства, и что они имеются во всех других организациях и вузах России и мира. Но это не так.

Как было

Чтобы представить, насколько более открытым стал Университет, можно вспомнить, какой была университетская жизнь еще лет пятнадцать назад.

«Будучи членом Ученого совета Университета и ученого совета факультета, я стремился поделиться с членами кафедры полученной мной информацией. Но они понимали, что это мой пересказ, и, возможно, думали, что я так или иначе даю им неполную информацию», — вспоминает профессор Р. А. Эварестов, заведующий кафедрой квантовой химии (Почетные профессора СПбГУ).

Первое — не было информации о действиях руководства.

  • Ректорские совещания проводились, но информация об обсуждаемых вопросах не публиковалась и даже не протоколировалась
  • Заседания Ученого совета СПбГУ проводились, но отчеты о них публиковались выборочно (в журнале «Санкт-Петербургский университет»)
  • Заседания ученых советов факультетов, учебно-методических и научных комиссий проводились, но отчеты о них не публиковались, повестка дня была известна только участникам заседания, решения не предавались огласке
  • Основным источником информации был непосредственный начальник (научно-педагогический работник получал информацию по цепочке от руководителя научной группы — тот от заведующего кафедрой или лабораторией — тот от декана — тот от проректора — а тот от ректора)
  • По сути коллектив Университета питался не официальной информацией, а слухами. Слухи активно распространялись (поскольку на каждом из этапов передачи информации в Университете она искажалась)
  • Те вопросы жизни Университета, которые по-настоящему волновали универсантов, конечно же, активно обсуждались, но обсуждались кулуарно, в тесном кругу коллег и знакомых
  • Вопросы к руководству копились, но, как правило, не высказывались или высказывались частично

Второе — не работали каналы обратной связи.

  • Ректор проводила прием граждан, но отчеты о них не публиковались
  • Если студент приходил на прием к ректору, минуя декана, то это был исключительный случай, и студент получал замечание от руководителя подразделения. Если преподаватель приходил к ректору, минуя заведующего кафедрой и декана, было то же самое
  • Раздела «Виртуальная приемная» на портале СПбГУ не было, а для того, чтобы обратиться к должностному лицу, нужно было идти к нему на прием (и только по предварительной записи). Прием проводился раз в неделю, порой отменялся, скапливались большие очереди
  • Обращения к ректору были чаще устными, во время встреч ректора с коллективами факультетов
  • Студенческий совет СПбГУ не существовал. Факультетские студенческие советы возникали и прекращали свою деятельность без видимых результатов. Руководством Университета такие советы не наделялись никакими правами. И если даже в какой-то конкретной ситуации они были выразителями мнения какой-то части или большинства студентов, у них не было соответствующих прав, а у администрации не было обязанностей, корреспондирующих эти права. Поэтому такие студенческие советы, не имея юридических механизмов влияния на жизнь Университета, как правило, не имели и реального влияния
  • Общественного обсуждения на сайте не было, вопросы решались руководством кулуарно, без учета мнения коллектива универсантов

Как стало меняться

Система обратной связи начала закладываться в нашем Университете в 2006–2007 годах. Именно тогда по инициативе первого проректора СПбГУ Н. М. Кропачева был создан первый «рейтинг проблем», и эти проблемы стали решаться системно. Рейтинг создавался в несколько этапов.

Этап первый: для того, чтобы понять, чего же хочет университетское сообщество, в октябре 2006 года первый проректор провел совещание с деканами факультетов и директорами институтов. Руководителям подразделений было предложено обсудить в коллективах и составить перечень проблем, которые, на их взгляд, являются проблемами общеуниверситетского значения. Когда каждый из руководителей представил свой перечень, эти списки были собраны, размножены и вновь разосланы — чтобы все увидели, что думают другие.

Такой допотопный обмен информацией между руководителями Университета и руководителями подразделений был вынужденным: в Университете не было ни корпоративной электронной почты, ни какой-нибудь внутренней программы обмена данными. Если официальный сайт Университета и существовал, то о нем практически никто не знал. Неслучайно для руководства Университета специально на бумаге распечатывались основные публикации СМИ, которые уже тогда можно было легко посмотреть в Интернете. Многие деканы и проректоры не умели работать на компьютерах, не пользовались личной почтой, некоторые принципиально не пользовались мобильными телефонами. В приемной ректора появились факс и электронная почта, когда (в конце 2006 года) эта приемная стала общей для ректора и только что назначенного на должность первого проректора Н. М. Кропачева (Е. Н. Доброхотова: «Вступив в должность в 2007 году, увидела, что вся система управления кадрами и документооборотом незаконная!»).

Этап второй: руководителям подразделений предложили уточнить общий перечень общеуниверситетских проблем, потому что, возможно, точка зрения коллектива другого факультета или института позволила увидеть что-то новое.

Этап третий: был составлен единый список проблем. Он был разослан всем руководителям с просьбой ранжировать, определить степень значимости каждой проблемы. Каждому было предложено по десятибалльной системе указать, какая проблема, на его взгляд, является более важной, а какая — менее. Рейтинг определяли по сумме набранных баллов.

Этап четвертый: по своему содержанию проблемы были разбиты на девять групп (финансовые проблемы, проблемы материально-технической базы, общежитий, кадров, территориальные проблемы, основная деятельность, управление, перспективы и стратегия развития и, наконец, сервис). Всего в списке оказалось около 70 вопросов.

Этап пятый: для поиска решения проблем руководителям подразделений было предложено организовать комиссии. Каждая из них должна была изучить отдельную группу вопросов и сформулировать предложения о том, что нужно сделать для ее решения. Например, были созданы: комиссия по работе Научной библиотеки имени М. Горького, комиссия, занимающаяся проблемами материально-технической базы, комиссия по общежитиям, кадровая комиссия...

Об этом первом рейтинге рассказал Н. М. Кропачев в интервью, опубликованном в журнале «Санкт-Петербургский университет» (2007, № 5: Н. М. Кропачев: «Главное, чтобы сотрудникам университета было уютно жить и работать...»). Николай Михайлович тогда обозначил свою позицию: «Убежден: Санкт-Петербургский университет — это не ректорат, а прежде всего — коллективы факультетов, учебно-научных, производственных, лечебных и других подразделений. Все они вместе — это и есть Университет. И я твердо намерен делать то, что является необходимым по мнению всего Университета...». Тогда, к весне 2007 года, многие проблемы были не только впервые публично названы, их начали активно решать. И некоторые довольно быстро были решены.

Какие же проблемы были в Университете в 2006–2007 годах, по мнению руководителей подразделений?

  • Проблема бюджетного планирования (133 балла)
  • Надо добиваться издания закона об особом статусе МГУ и СПбГУ. При разработке закона об особом статусе двух университетов необходимо жестко отстаивать нашу самостоятельность в формировании образовательных траекторий. Нам бы хотелось работать по собственному стандарту (123)
  • Недопустимо низкое качество проживания в общежитиях ПУНК, что сказывается на имидже Университета и наборе иногородних студентов (119)
  • При конкурсной системе закупки оборудования проблемы вызывает процедура проведения конкурсных торгов. Зачастую из-за недостатка опыта приобретается не то, что нужно. Определенных знаний в этой области не хватает (115)
  • Низкий уровень качества работы централизованных служб (114)
  • Уровень деловой культуры Университета (111)
  • Объявить мораторий на хаотичные перемещения подразделений вплоть до четкого определения, какие помещения сейчас какими подразделениями занимаются. И до определения стратегии их распределения (106)
  • Система действующих в Университете доплат и надбавок, которая морально устарела, давно не обсуждалась и требует изменений (106)
  • Подготовка рабочих совещаний (97)
  • Необходимость всеобщей инвентаризации помещений (93)
  • Отсрочка от армии для бакалавров, поступающих в магистратуру СПбГУ, на период сдачи ими вступительных экзаменов (92)
  • Документооборот, плохая работа системы доставки актуальной информации (90)
  • Необходимость разработки четкого механизма обсуждения и принятия стратегических решений в Университете (85)
  • Проблема с самым низким рейтингом набрала 31 балл

Из этого можно сделать несколько выводов. Первый: если посмотреть на этот список сегодняшним взглядом, то видно, что многие, актуальные и сегодня проблемы появились вовсе не вчера, а копились годами, десятилетиями и потому могут быть решены тоже не в один день или месяц. Второй: инструменты совершенствования управления Университетом, которые были намечены тогда, продолжают активно развиваться в Университете и сегодня. Третий: конечно же, хотя система обратной связи в Университете сегодня работает эффективно, ее тоже следует налаживать и развивать.

Как стало

Об этом (с позиции заведующего кафедрой) рассказывает профессор Р. А. Эварестов: «Очень важным шагом стало появление сайта www.spbu.ru и последовательное расширение объема информации на нем! Тогда главной задачей стало приучить членов кафедры регулярно читать публикуемую информацию. Я показывал коллегам основной сайт СПбГУ на заседаниях кафедры и обращал их внимание на наиболее важные вопросы. Уверяю вас, это было непросто! Некоторые члены коллектива с трудом воспринимали новую систему коммуникации и по-прежнему предпочитали верить слухам, полученным от коллег, будь то химики или ученые других направлений! Но, как говорится, процесс пошел. От меня требовалось только быть последовательным и не отступать в достижении поставленной цели — научить коллег пользоваться информацией о происходящих и планируемых событиях. Важно было, чтобы коллеги научились сами читать боевой листок "12 коллегий", документы на сайте (положения о конкурсах, приказы и т. д.)».

Для справки 1

Боевой листок «12 коллегий»

Когда официальный сайт СПбГУ стал активно развиваться, сотрудники Университета условно разделились на две группы: одни читали и получали информацию в основном из журнала «Санкт-Петербургский университет», а другие — с сайта. И тогда пресс-секретарь СПбГУ М. А. Астафурова и начальник Управления по связям с общественностью М. В. Максимова предложили издавать боевой листок «12 коллегий». Ректор одобрил предложение. Этот боевой листок был своего рода дайджестом, в который включалась оперативная информация о жизни Университета в сжатом, новостном изложении. Это был действительно листок — формата А4, с цветными иллюстрациями, рубриками и заголовками. Вначале он был односторонним, и было в нем три рубрики: «Новости», «События» и «Фото недели». Затем стал двусторонним, добавились материалы ректорских совещаний, отчеты о приеме граждан ректором, и по-прежнему были свежие новости.

М. В. Максимова вспомнила, что печатали «12 коллегий» регулярно, раз в неделю, по четвергам. Выкладывали боевой листок на стойке около аудитории 70 главного здания или около Белого зала, где тогда проходили ректорские совещания, чтобы в понедельник участники совещаний (деканы факультетов, начальники управлений, проректоры) могли взять и затем распространить его в коллективах СПбГУ. По оценке М. В. Максимовой, листок пользовался большой популярностью в те годы. Лишних экземпляров не оставалось.

Однажды в ходе приема граждан один из молодых преподавателей спросил ректора: зачем руководство Университета тратит деньги, человеческие ресурсы на выпуск этого бюллетеня. Ректор честно ответил: по его данным, более половины членов Ученого совета Университета не пользуется Интернетом. Многие из них продолжают верить только печатной информации. Так, например, как-то он рассказал одному коллеге о причинах рассмотрения конкретного вопроса на заседании Ученого совета. Причина — вопрос широко обсуждается в Интернете, в это обсуждение вовлечены многие студенты и молодые преподаватели. А коллега ответил ректору: «Николай Михайлович, я Вас не понимаю. В тех газетах, которые я читаю, нет ни слова про эту проблему».

Боевой листок «12 коллегий» регулярно выходил больше двух лет. Первый номер датирован 3 ноября 2009 года. Последний из найденных пока — в электронном виде, в архиве УСО — № 25 (76) от 3 ноября 2011 года. К сожалению, в хранилища Научной библиотеки листок никто не сдавал, там «12 коллегий» нет. Возможно, отдельные экземпляры остались в личных архивах.

Просим универсантов найти дома листки «12 коллегий» и позже, когда будут сняты ограничения, принести в УСО (комн. 2035 на втором этаже здания Двенадцати коллегий). Будем вам благодарны! Совместными усилиями мы можем собрать — для библиотеки — полную подшивку этого издания.

Для справки 2

Виртуальная приемная СПбГУ

Кроме тех сотрудников, которые продолжали читать только газеты и журналы, с каждым годом в Университете росло число тех, кто активно пользовался современными средствами коммуникации. Заметим, что не на каждый вопрос сотрудников, студентов, абитуриентов могли ответить деканы, директора, заведующие кафедрами. А вопросы поступали как раз от той группы универсантов и абитуриентов, которые уже имели хороший опыт пользования современными средствами коммуникации. И как раз в решении этой задачи помогла Виртуальная приемная, позволившая универсантам напрямую обращаться с вопросами к тем лицам из руководства, которые компетентны в них по роду своих служебных обязанностей!

Ее история началась летом 2011 года. Был большой наплыв обращений студентов, абитуриентов и их родителей, которые присылались в пресс-службу Университета в период приемной кампании. Как вспоминает М. В. Максимова, она доложила об этом ректору СПбГУ Н. М. Кропачеву и предложила создать на сайте СПбГУ отдельный раздел «Студенты спрашивают». Так и сделали. На ректорском совещании 5 сентября 2011 года уже сообщалось: «Ректор отметил, что на сайте Университета открыт раздел, в котором публикуются обращения студентов и ответы на них» (Материалы ректорского совещания).

Но, как рассказала М. В. Максимова, число вопросов нарастало. Она напомнила, что через какое-то время появилась «Электронная приемная» правительства Санкт-Петербурга, со временем такие же приемные стали формироваться и в других организациях. Принципиальное отличие университетского ресурса — публикация не только вопроса, но и ответа на этот вопрос компетентного должностного лица. Для этого была сделана отдельная вкладка на портале Университета.

И вот новое сообщение, на ректорском совещании 19 сентября 2011 года: «В течение недели на сайте СПбГУ появится новый раздел, работающий по принципу "вопрос — ответ" (Материалы ректорского совещания). Теперь можно будет напрямую задавать вопросы деканам и проректорам Университета и получать на них ответы. Наиболее актуальные и важные из них будут опубликованы». Как видим, у нового раздела еще не было названия «Виртуальная приемная». Но принципы работы уже тогда были сформулированы.

На ректорском совещании 24 октября 2011 года ректор сообщил, что в Университете активно работает Виртуальная приемная СПбГУ. Она дает возможность прямого общения всех желающих с проректорами и деканами Университета. Особенно много вопросов, естественно, у проректора по учебной работе Е. Г. Бабелюк (более 20) и у проректора по эксплуатации материально-технической базы Г. С. Васильева (больше 30). Деканы тоже включаются в такую форму работы (Материалы ректорского совещания). Можно сравнить данные 2011 и 2020 годов: сейчас в Виртуальную приемную поступает до 400–500 обращений в месяц. И по-прежнему большинство вопросов — на темы обучения (теперь они приходят в адрес первого проректора по учебной и методической работе М. Ю. Лавриковой).

Прошло время, — продолжает профессор Р. А. Эварестов, — и теперь универсанты могут не только знакомиться с приказами и задавать по ним вопросы, но и вносить предложения по улучшению приказов. Впрочем, не только приказов. Сейчас любой универсант может вносить предложения по развитию тех или иных направлений жизни Университета. И я стараюсь убедить коллег, что вопросы будут обязательно рассмотрены, если будут направлены тем должностным лицам, которые имеют соответствующую компетенцию!

Нельзя не упомянуть и о системе документооборота «Дело», которая появилась в СПбГУ в 2012 году. Вначале отношение к ней было скептическое: дескать, очередная бюрократическая затея. Но вот, например, возникла необходимость в получении запасных частей для компьютерного класса. Секретарь кафедры и я обратились к проректору по эксплуатации материально-технической базы через СЭДД «Дело» с соответствующей просьбой и быстро получили не только ответ, но и необходимое оборудование! Теперь в коллективе кафедры знают, что без системы «Дело» просто не обойтись.

Кроме того, передо мной стояла еще одна задача: добиться, чтобы члены коллектива кафедры пользовались корпоративной электронной почтой. Адрес этой почты прост, так как напрямую связан с именем и фамилией пользователя, да и университетский почтовый сервер доступен из любого места, даже если ты находишься за рубежом. Но для нее требуется единая учетная запись сотрудника, пользоваться которой мало кто хотел! Постепенно поняли, что корпоративная электронная почта обеспечивает безопасность передаваемой информации, это общемировая практика.

Отдельно скажу о разделе университетского портала, где объявляются конкурсы для научно-педагогических работников! Мне как заведующему кафедрой стало легче планировать свою работу, так как сотрудники сами читают объявление о конкурсе, сроках его проведения и требованиях к его участникам.

С интересом стали читать члены коллектива кафедры и информацию на основном сайте СПбГУ о приеме граждан руководством Университета. Она полезна тем, что позволяет каждому — до записи на прием — оценить свою ситуацию, заранее прочитать о том, какие вопросы уже задавались, учесть опыт тех, кто до этого побывал на приеме. И уж, конечно, члены коллектива кафедры без моего ведома записываются на прием к тому или иному должностному лицу.

Трудно перечислить все существенные изменения, которые произошли за эти годы в системе обратной связи! И не надо думать, что нововведения воспринимались только «под аплодисменты». По ряду вопросов университетской жизни члены коллектива кафедры высказывали и высказывают критику, в частности, отмечая, что порой имеет место излишняя бюрократизация и появление ненужных бумаг. Уверен, что именно наличие обратной связи — залог того, что эта критика будет учтена администрацией...

Факт-лист

По решению ректора СПбГУ Н. М. Кропачева продолжается создание новых каналов информирования о действиях и планах руководства, коллегиальных органов управления, о достижениях преподавателей и студентов, о доступе к ресурсам Университета.

  1. Для научно-педагогических работников (не только СПбГУ):
    • доступ к оборудованию Научного парка через сайт СПбГУ (с 2014) — впервые в России
    • возможность контролировать прохождение заявки и выполнение заявки (на выполнение исследований и на доступ к оборудованию); обязательность оценки работы сотрудников Научного парка (с 2014) — впервые в России
    • разработана и используется Pure, университетская система учета публикаций и научных исследований работников СПбГУ (с 01.09.2017)
    • доступ к открытой базе Pure (с 01.09.2017)
    • доступ к единой базе аудиторного фонда СПбГУ (с 2014) — впервые в вузах России
    • публикация на сайте информации об участниках конкурсов на должности научно-педагогических работников: количество и перечень их публикаций, индексируемых в Web of Science CC и Scopus; количество выигранных за последние годы грантов и размер этих грантов и т. д. (с января 2016)
    • видеозапись конкурсных процедур при выборах на должности научно-педагогических работников (с сентября 2015) — впервые в вузах России
    • публикация повестки заседания Ученого совета СПбГУ и всех материалов совета за день-два до заседания
    • разработка и использование программы «Криптовече» для проведения тайного голосования в дистанционном режиме (с 10.06.2020); впервые система апробирована в Сибирском федеральном университете при проведении голосования членов Ученого совета (Блокчейн-разработка СПбГУ «КриптоВече» помогла удаленно провести выборы президента СФУ)
    • организация защит на соискание ученых степеней по собственным правилам СПбГУ (с 2013) — впервые в России:
      • открытость формирования диссертационных советов
      • открытость защит — онлайн-трансляция и видеозапись
      • открытость всех материалов защиты на портале, обязательные публичные отзывы всех членов диссовета
    • QR-код в дипломе кандидата, доктора наук СПбГУ (это ссылка на постоянную интернет-страницу на портале СПбГУ со всеми материалами защиты, включая текст диссертации и отзывы, состав диссовета, видеозапись процедуры защиты, заключение диссовета по диссертации, отзывы на диссертацию во время ее общественного обсуждения на портале СПбГУ; позже, с 2019 года, практика включения QR-кода в дипломы доктора и кандидата наук была распространена в стране, согласно приказу Минобрнауки России от 14 января 2019 года № 1н «Об утверждении форм дипломов доктора наук и кандидата наук и технических требований к ним» — впервые в России
    • создание советов образовательных программ, формирование советов в основном из представителей работодателей (с 2016) — уникальные для российских вузов органы
    • публикация отчетов заседаний советов образовательных программ
    • формирование ГЭК в основном из представителей работодателей (с 2016)
  2. Для студентов СПбГУ:
    • обязательный учет мнения представителей обучающихся (студенческих советов) при решении вопросов, затрагивающих интересы и права обучающихся:
      • обязательность регулярных встреч директоров /деканов с представителями студсоветов институтов и факультетов (с 2012)
      • включение представителей студсоветов в состав учебно-методических комиссий институтов и факультетов (с 2014)
      • включение представителей Студенческого совета СПбГУ в состав стипендиальной комиссии СПбГУ, решение об определении размера повышенной стипендии для студентов принимается с учетом критериев, выработанных студенческими советами
      • проводятся регулярные опросы студентов о качестве преподавания учебных дисциплин
      • вопросы поселения и переселения в общежитиях решаются в соответствии с правилами, которые были выработаны с учетом мнения Студенческого совета СПбГУ
      • распределение бюджетных средств на организацию культурно-массовых и спортивно-оздоровительных мероприятий для обучающихся происходит в соответствии с предложениями студсоветов институтов и факультетов по формированию годового плана мероприятий
      • директора институтов, деканы факультетов, проректоры, ректор Университета проводят приемы студентов, и представители студсоветов могут принимать в них участие (с 2011)
    • публикация ВКР студентов в институциональном репозитории СПбГУ и в локальной сети
    • информация для работодателей о достижениях и наказаниях студентов и выпускников (с 2016)
    • QR-код в дипломе выпускника СПбГУ (с его помощью можно выйти на личную страницу выпускника на портале СПбГУ, где размещены электронная копия его диплома и текст его выпускной квалификационной работы) (с 2016) — впервые в России
    • создание базы «Занятые и свободные места в общежитиях», доступность этой базы для студентов (с 2016)
  3. Для всех универсантов:
  • открытость ректорских совещаний, совещаний директоров и деканов с заведующими кафедрами, заседаний ученых советов, комиссий
  • универсанты имеют право:
    • войти в состав учебно-методических и научных комиссий (с 2013)
    • войти в состав комиссий по контролю качества услуг общественного питания (с 2014)
    • принять участие в разработке технических заданий для проведения конкурсов / аукционов на осуществление работ в интересах СПбГУ (с 2015)
    • войти в состав хозяйственных комиссий по приемке работ, которые выполнялись в интересах СПбГУ, по контролю качества оказания услуг (с 2015)
    • а также при сдаче в аренду отдельных помещений универсанты имеют возможность высказать свои предложения: где надо поставить копировальные, вендинговые, кофейные аппараты, и пр.
  • кандидатуры во все основные коллегиальные органы Университета могут выставляться в порядке самовыдвижения (с 2015):
    • в состав ученого совета факультета / института
    • Ученого совета Университета
    • учебно-методической и научной комиссий любого (!) факультета
    • научно-технических советов ресурсных центров
    • диссертационных советов

Как это работает

Особенно актуальной необходимость обеспечения гласности и обратной связи стала для универсантов в условиях распространения новой коронавирусной инфекции. В марте на главной странице портала СПбГУ появилась страница «СПбГУ vs COVID-19», которая пользуется большой популярностью (по данным на 20.12.2020, больше 53000 посещений). Ее подготовили сотрудники Управления по связям с общественностью, когда в Университете обучающиеся начали использовать технические средства коммуникации в учебном процессе и встала необходимость сделать удобный ресурс для универсантов, где бы аккумулировалась вся актуальная и необходимая информация по теме коронавируса и борьбы с ним.

Прежде всего, здесь собраны сведения об инфекции (в том числе рекомендации Роспотребнадзора, адреса здравпунктов, ответы на часто задаваемые вопросы и ответы по теме должностных лиц Университета на конкретные вопросы универсантов в Виртуальной приемной СПбГУ. Также дана ссылка на всероссийский сайт, где собрана оперативная статистическая информация по всем регионам страны.

Вкладка доступна на сайте СПбГУ, переход на нее осуществляется с главной страницы, с баннера. Здесь собрана вся актуальная информация по теме коронавирусной инфекции: новости СПбГУ, локальные нормативные документы и объявления — как для обучающихся, так и для сотрудников. Здесь же имеются ссылки на онлайн-курсы СПбГУ, ресурсы Научной библиотеки, на музейные коллекции и виртуальные туры Университета.

Тут же — специальная кнопка «Задать свой вопрос». Если у посетителя остаются какие-то неясности по конкретной ситуации, в которой он оказался, он всегда может задать свои вопросы, воспользовавшись сервисом «Виртуальная приемная СПбГУ», ссылка на которую также доступна на этой странице.

Но это только верхушка айсберга. Более подробно хронику жизни Университета в новых, экстремальных условиях можно проследить по другим разделам портала СПбГУ: «Материалы ректорских совещаний», «Виртуальная приемная», «Новости», «Крупным планом».

Февраль

СПбГУ одним из первых отреагировал на новости о распространении инфекции, когда на территории России не было еще ни одного заболевшего. Тогда вирус был в основном в Китае, в провинции Ухань. С конца января в Университете начала реализовываться система мер, направленных на недопущение завоза и распространения новой коронавирусной инфекции. Уже 3 февраля на ректорском совещании сообщалось, что:

  • приняты оперативные меры по предупреждению распространения коронавирусной инфекции (приказ № 521/1 от 29.01.2020)
  • утвержден план мероприятий, направленных на профилактику новой коронавирусной инфекции, вызванной 2019-nCoV (приказ № 548/1 от 30.01.2020)
  • развернуто пять дополнительных медицинских пунктов, где студенты и сотрудники СПбГУ, все желающие при подозрении на ОРВИ могут пройти медицинский осмотр, их проконсультируют врачи

Сообщалось также, что на образовательных программах Университета учатся 2053 студента из КНР, в том числе 924 — на дополнительных образовательных программах. Многие из них на каникулы уехали домой. Тем, кто должен был приехать на обучение, даты приезда перенесены. Обучающимся из КНР предоставлены каникулы до 2 марта. Обучающиеся, находящиеся на территории КНР, проинформированы, что до этого срока они имеют возможность освоения образовательной программы с применением электронного обучения и дистанционных образовательных технологий (Материалы ректорского совещания).

Март

Коронавирус распространился и в другие страны. В СПбГУ в связи с особым противоэпидемическим режимом, а также во исполнение указаний Роспотребнадзора и приказов Министерства науки и высшего образования РФ в отношении обучающихся и сотрудников Университета были приняты меры по предотвращению распространения коронавирусной инфекции. Продолжали работать пять медицинских пунктов, где работники и обучающиеся, прибывшие из КНР и других стран, могли пройти обследование.

Затем меры были усилены:

  • все обучающиеся и работники, прибывающие из КНР и других стран, неблагополучных по коронавирусной инфекции, допускались к занятиям только после двухнедельного наблюдения и предъявления справки установленной формы о допуске к занятиям и работе
  • те, что приходили на занятия или на работу с признаками ОРВИ, сразу направлялись в медицинские учреждения
  • каникулы обучающимся, приезжающим из КНР, были продлены до 1 апреля 2020 года, китайским студентам была предоставлена возможность удаленного обучения (Материалы ректорского совещания)

На ректорском совещании 2 марта подробно обсуждались вопросы поездок сотрудников и студентов Университета в зарубежные страны. Особо обращали внимание на обеспечение безопасности жизни и здоровья универсантов. Руководителям институтов и факультетов было поручено проработать вопрос о переходе на дистанционный формат обучения.

13 марта состоялось совещание ректора с проректорами, заместителями ректора и руководителями учебно-научных подразделений. В результате подробного обсуждения, выслушав аргументы сторонников и противников запрета, ректор принял решение установить соответствующий запрет на командирование сотрудников Университета, а также отменить проведение мероприятий, запланированных в СПбГУ и с участием СПбГУ (Материалы ректорского совещания).

В последующие несколько дней (14–16 марта) на основании служебных записок деканов факультетов и директоров институтов были изданы приказы о переходе на свободное посещение занятий студентами всех образовательных программ СПбГУ (Материалы ректорского совещания).

Пандемия не помешала Университету становиться более открытым для мира. СПбГУ активно сотрудничал с другими российскими вузами в постановке и решении вопросов возможного перехода на дистанционную форму обучения. По инициативе председателя Совета ректоров вузов Северо-Западного федерального округа Н. М. Кропачева были приняты решения об объединении онлайн-ресурсов вузов региона.

15 марта ректором Университета было принято решение о свободном доступе студентов всех вузов России к онлайн-курсам СПбГУ (О свободном и бесплатном доступе к электронным образовательным ресурсам СПбГУ). Кроме того, наш Университет стал помогать всем российским студентам, которые решили пройти онлайн-курсы СПбГУ на платформах «Открытое образование» и Coursera, засчитывать пройденные занятия как дисциплины их образовательных программ (СПбГУ поможет российским студентам зачесть онлайн-курсы Петербургского университета в их вузе). На следующий день инициативу СПбГУ поддержали ректоры МГУ и ВШЭ: они тоже предоставили свои онлайн-курсы для всех российских студентов. Также университеты-партнеры получили доступ к 3800 онлайн-курсам на платформе Coursera (Онлайн-курсы СПбГУ стали доступными на сервисе Coursera for Campus) (Материалы ректорского совещания).

На конференции Ассоциации ведущих университетов России 13 марта, в которой приняли участие представители 27 вузов, обсуждались перспективы совместного использования научного оборудования. Было организовано единое пространство доступа к научному оборудованию для безбарьерной работы исследователей на оборудовании вузов — членов АВУР (Материалы ректорского совещания).

Ресурсы Университета в новых условиях помогали обучающимся и преподавателям. 17–20 марта директора и деканы представили конкретные предложения по переводу соответствующих образовательных программ на дистанционную форму обучения. На основании этих предложений первый проректор по учебной и методической работе М. Ю. Лаврикова подготовила проект приказа, который обсуждался на ректорском совещании 23 марта. По результатам обсуждения был подписан приказ о переходе с 24 марта на дистанционную форму обучения (Приказ № 2349/1 от 23.03.2020 «О временном переходе на реализацию образовательных программ с применением исключительно дистанционных образовательных технологий в связи с особыми обстоятельствами»).

В эти месяцы число просмотров материалов ректорских совещаний возросло до 13573 в среднем на один отчет в марте 2020 года (для сравнения: в марте 2019 года было 10058). Также выросло число обращений в Виртуальную приемную: со 122 (в марте 2019) до 240 (в марте 2020) и среднее число просмотров материалов ВП: со 107858 (в марте 2019) до 129890 (в марте 2020).

Самыми популярными в марте 2020 были вопросы в Виртуальной приемной: Как будет проходить сессия? + Есть ли студенты, у которых подтвердили заболевание? + Как получить бесплатный доступ к онлайн-курсам СПбГУ + Допуск в здания Университета + О допуске к занятиям студентов + Могут ли преподаватели требовать от студентов посещения занятий?

Апрель

Инфекция пришла и в Россию, и в Петербург. С 28 марта в стране был введен режим строгой самоизоляции. Порядок жизни Университета определялся порядком, установленным в субъекте РФ. Доступ в здания СПбГУ (кроме общежитий) был закрыт для всех, кроме работников служб, обеспечивающих жизнедеятельность вуза. В этот период образовательная, научная, международная деятельность Университета продолжалась, но перешла в дистанционный формат.

Информация обо всех принимаемых решениях по возможности оперативно публиковалась на портале СПбГУ. В некоторых случаях — для более быстрого информирования студентов — информация о приказах, подписанных глубоким вечером или ночью, направлялась еще и председателю Студсовета Университета и публиковалась ею на ресурсе Студсовета СПбГУ ВКонтакте.

К переходу на дистанционные методы обучения многие в СПбГУ были полностью готовы. Опрос универсантов в июне 2020 года показал: большинство административных работников СПбГУ (88 %) оказалось полностью готово или почти готово к быстрому переходу на дистанционный режим работы. Готовыми к такому переходу были и 76 % научно-педагогических работников. Как у преподавателей, так и у обучающихся и ранее имелся доступ к необходимым ресурсам, просто теперь этими ресурсами стали пользоваться чаще и эффективнее.

Система доступного и открытого онлайн-образования реализуется в СПбГУ уже многие годы, для ее осуществления в марте 2017 года по инициативе первого проректора по учебной, внеучебной и учебно-методической работе Е. Г. Бабелюк было создано отдельное самостоятельное подразделение Центр развития электронных образовательных ресурсов с собственной инфраструктурой для полномасштабного производства качественных онлайн-курсов. За последние годы СПбГУ стал одним из лидеров российского онлайн-образования и уже в апреле занял первое место по количеству размещенных курсов на национальной платформе «Открытое образование». По данным на 20 декабря 2020 года, на платформе «Открытое образование» размещено 146 онлайн-курсов СПбГУ. На международной платформе Coursera, где СПбГУ занимает лидирующее положение среди вузов Европы, в настоящее время представлено 133 онлайн-курса Университета. Кроме того, СПбГУ стал первым из российских вузов, заключившим соглашение с крупнейшей китайской образовательной платформой XuetangX (СПбГУ стал первым вузом по количеству онлайн-курсов на платформе «Открытое образование»).

В рамках инициатив, направленных на передачу передового опыта в области организации образовательной деятельности с использованием дистанционных образовательных технологий, была создана серия обучающих видео и дополнительных вебинаров. Информация о обучающих программах докладывалась на ректорских совещаниях и публиковалась в отчетах. Кроме того, эта информация размещалась на главной странице портала СПбГУ. Вебинары позволили всем желающим познакомиться со способами организации учебного процесса с использованием онлайн-курсов и освоить широкий набор инструментов, позволяющих без потери качества повысить вовлеченность студентов в процесс обучения и безболезненно перейти в дистанционный формат.

Став лидером онлайн-образования, СПбГУ первым предоставил в открытый доступ свои онлайн-курсы, помогая региональным вузам внедрить онлайн-компонент и перезачесть дисциплины, пройденные онлайн. Уже весной СПбГУ реализовал целую программу всесторонней методической и консультативной поддержки вузов РФ. По просьбе МОН в СПбГУ организовали работу call-центра по оказанию методической помощи вузам и сбору информации о возможности использования онлайн-курсов при реализации дисциплин для организации дистанционного обучения для всех вузов России (Вклад СПбГУ в онлайн-образование страны в период пандемии).

Начиная с середины марта, в СПбГУ на онлайн-курсах прошли обучение студенты 89 вузов. По направлениям руководства 66 российских вузов на курсы СПбГУ было зачислено около 13000 студентов и преподавателей, сопровождающих те или иные дисциплины. Кроме того, в индивидуальном порядке обратились студенты еще 23 учебных заведений.

СПбГУ удерживает пальму первенства по количеству онлайн-курсов по иностранным языкам, в том числе и таким экзотическим, как китайский, японский, персидский, арабский, турецкий. Количество студентов СПбГУ, записавшихся на курсы в рамках весенней сессии, выросло втрое (до 417 тысяч). А общее количество слушателей онлайн-курсов Санкт-Петербургского университета, по данным на 20 декабря 2020 года, приблизилось к 2 миллионам человек и составило около 22 % от общего числа слушателей платформы «Открытое образование» (Онлайн-курсы СПбГУ набирают популярность в период пандемии, Аудитория онлайн-курсов СПбГУ превысила 1 000 000 слушателей).

В период неблагополучной эпидемиологической обстановки и вызванной ею необходимости перехода сотрудников и обучающихся на дистанционную работу в очередной раз подтвердил свою эффективность один из самых популярных инструментов обратной связи СПбГУ — Виртуальная приемная СПбГУ, созданная еще в 2011 году.

В апреле в Виртуальную приемную поступило 244 вопроса, было дано 280 ответов, среднее число просмотров — 122796. Наиболее популярными в апреле были вопросы: О бесплатном доступе к онлайн-курсам СПбГУ + О доплате за публикационную активность + СПбГУ — лидер по количеству онлайн-курсов на «Открытом образовании» + О статусе ординатора.

Май

В мае режим самоизоляции стал чуть менее строгим. Вместо экстренных совещаний ректорские совещания стали вновь проводиться только по понедельникам и теперь — в формате видео-конференц-связи. Из отчетов об этих совещаниях студенты и работники СПбГУ получали актуальную информацию, ответы на волнующие их вопросы, которые касались жизни Университета. Например,

Самыми обсуждаемыми были вопросы об отмене выпускных экзаменов в связи с пандемией COVID-19 (у студентов части образовательных программ), о защите ВКР с использованием системы информационной поддержки образовательного процесса Blackboard СПбГУ и о регламенте проведения государственной итоговой аттестации с применением исключительно дистанционных образовательных технологий (Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания).

Постоянно отмечалась важность регулярных встреч и взаимодействия со Студенческим советом СПбГУ и студенческими советами учебно-научных подразделений в дистанционном формате. Эти вопросы регулярно и подробно обсуждались на ректорских совещаниях (Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания).

Такие встречи директоров и деканов со студентами давали ощутимый результат. Например, заместитель декана экономического факультета СПбГУ В. О. Титов сообщил: «Благодаря Виртуальной приемной и проводимым опросам выявлялись проблемы в организации учебной деятельности, а также сложности во взаимодействии с отдельными преподавателями. Такое общение оказалось весьма эффективным. Все вопросы старались с коллегами решить незамедлительно, происходило информирование о текущих и предстоящих событиях, оказывалось содействие в решении иных задач. В группе студсовета в одной из соцсетей появилась информация об этом и благодарность. Обучающиеся почувствовали поддержку, знали, что администрация факультета доступна 24/7, и в любой момент обращались по телефону, WhatsApp, электронной почте и даже в социальной сети "ВКонтакте". Впоследствии с представителями студсовета проводились регулярные совещания в системе Zoom» (Титаническая слаженная командная работа: доцент Виктор Титов об образовательной и научной деятельности в «эпоху пандемии»).

В мае число просмотров материалов ректорских совещаний возросло до 24435 в среднем на один отчет (для сравнения: в мае 2019 года было 13264). Также выросло и число обращений в Виртуальную приемную: со 159 (в мае 2019) до 265 (в мае 2020) и среднее число просмотров материалов ВП: с 118384 (в мае 2019) до 148332 (в мае 2020).

Самыми популярными в мае 2020 года были вопросы: О возможности оформления академического отпуска + О перерасчете платы за проживание в общежитии в период с 24.03.2020 по 31.05.2020 + Государственные экзамены + Предоставление академического отпуска или индивидуального графика обучения + О поступлении в 2020 году.

Июнь

В июне вопросы организации промежуточной и итоговой аттестации решались в штатном режиме регулярных отчетов (Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания, Материалы ректорского совещания).

Начальник Управления — службы информационных технологий СПбГУ С. Ю. Севрюков в июле подвел итог слаженной работы: «В Санкт-Петербургском университете завершилась череда экзаменов и защит ВКР, проходивших в этом году дистанционно. Всего новый формат опробовали свыше 5500 выпускников» (Сдать экзамены не выходя из дома). И студенты, и члены ГЭК высоко оценили преимущества организации защит ВКР в новом формате с использованием системы Blackboard СПбГУ (Титаническая слаженная командная работа: доцент Виктор Титов об образовательной и научной деятельности в «эпоху пандемии»).

Актуальными стали вопросы организации приема в Университет. А выпускников волновали вопросы выдачи им дипломов и организации торжественных встреч. На ректорском совещании 15 июня все директора и деканы выступили за то, чтобы воздержаться от очных торжеств по случаю вручения дипломов выпускникам (Материалы ректорского совещания). Был разработан порядок выдачи в Университете документов об образовании с соблюдением необходимых противоэпидемических мер (Материалы ректорского совещания).

В июне число просмотров материалов ректорских совещаний возросло до 23979 в среднем на один отчет (для сравнения: в июне 2019 года было 10232).

В Виртуальную приемную в июне поступило 304 вопроса, было дано 277 ответов. Среднее число просмотров материалов ВП — 199700. Наиболее популярными вопросами в июне были: Об использовании системы прокторинга при проведении зачетов и экзаменов + О программе Coursera for Campus + О необходимых документах портфолио + О выдаче дипломов в 2020 году.

Июль

В период пандемии защиты диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук и доктора наук в нашем Университете проходили в новом формате. В режиме удаленного интерактивного доступа с использованием информационно-коммуникативных технологий, в условиях аудиовизуального контакта с участниками заседания (приказ № 2304/1 от 23.03.2020).

Немалую роль в распространении информации о такой возможности сыграло сообщение об этом (Материалы ректорского совещания) на ректорском совещании 23 марта и подробная информация в новостях на сайте СПбГУ (Ученые степени по самостоятельно установленным СПбГУ правилам — теперь в дистанционном формате). Аспиранты и соискатели воспользовались этим шансом.

И в то время, когда в других вузах защит диссертаций, по-видимому, не было совсем из-за режима самоизоляции, в СПбГУ защиты шли полным ходом, по нарастающей: в апреле — 6 кандидатских и 1 докторская, в мае — 12 и 1, в июне — 13 и 3. Всего за три месяца, с 27 марта до 1 июля, состоялось 38 защит (33 кандидатских и 5 докторских). Для сравнения: за полгода прошло 65 защит (в том числе в обычном формате в январе-марте — только 27 защит) (Пандемия — защите диссертации не помеха).

В июле число просмотров материалов ректорских совещаний возросло до 24151 в среднем на один отчет (для сравнения: в июле 2019 года было 18191).

В Виртуальную приемную в июле поступило 334 вопроса, было дано 348 ответов. Среднее число просмотров материалов ВП — 238953. Наиболее популярными вопросами в июле были: О поступлении в 2020 году + О согласии на зачисление + О режиме работы кассы + О поступлении и вступительных испытаниях + О пояснении аббревиатур в списках поступающих + Благодарность коллективу Клиники высоких медицинских технологий СПбГУ + Я хочу учиться у вас.

Учебный год был успешно завершен. В очень сложных условиях пандемии, в которых оказались все страны, все вузы мира, коллектив СПбГУ смог оперативно перейти на новый формат организации обучения, научных исследований, международной и иной деятельности.

«Прежде всего, этот учебный год запомнился технологическим прорывом в образовательном процессе, эффективным внедрением всего многообразия существующих дистанционных технологий, а также разработкой и успешной апробацией нового механизма проведения аттестации. Это невозможно было бы реализовать без объединения универсантов, взаимной поддержки и помощи друг другу», — справедливо считает заместитель декана экономического факультета СПбГУ В. О. Титов (Титаническая слаженная командная работа: доцент Виктор Титов об образовательной и научной деятельности в «эпоху пандемии»).

Можно добавить, что действенность введенных в Университете и работающих уже более десяти лет мер по обеспечению гласности и обратной связи универсанты ощущали и в условиях распространения новой коронавирусной инфекции.