Цифровизация документооборота СПбГУ

Электронный сервис «Протокол заседания кафедры» продолжает совершенствоваться. В одном из последних обновлений в него была добавлена возможность выбора формы голосования — открытое или тайное, а также устранен ряд технических и стилистических ошибок.

Предложения по развитию и созданию сервисов необходимо направлять по адресу: j.lebedeva@spbu.ru.

Одна из ключевых особенностей сервиса — функционирующая синхронизация с системой электронного документооборота «Дело». Теперь сервис работает таким образом, что авторизованный пользователь создает протокол и работает с его наполнением в веб-интерфейсе, а регистрация документа в СЭДД «Дело» осуществляется автоматически в соответствии с требованиями документооборота. При окончательном сохранении созданного протокола в картотеке подразделения, с которым ассоциирован документ, создается регистрационная карточка. Ее номер отображается в сервисе ПЗК и подставляется в печатную форму документа. Добавляемые к нему файлы также передаются в карточку документа в СЭДД «Дело» автоматически (Перезагрузка: Е. Н. Доброхотова: «Вступив в должность в 2007 году, увидела, что вся система управления кадрами и документооборотом незаконная!»).

В целях повышения эффективности внутренней организационной коммуникации этот механизм планируется использовать для создания и развития других сервисов: конструктора отзывов на диссертационные работы, заявок на оформление командировок, заключения договоров гражданско-правового характера и других документов.

Последовательное создание новых электронных сервисов с использованием последних наработок позволит упростить участие работников СПбГУ в административных процедурах. Кроме того, работа над каждым сервисом в современном ракурсе ведет не только к созданию программных интерфейсов, но и к оптимизации бизнес-процессов.

Заместитель начальника Главного управления по организации работы с персоналом СПбГУ Сергей Кондаков 

Создание нового электронного сервиса — очередной шаг Университета в соответствии с правительственной программой «Цифровая экономика Российской Федерации».

Сервис «Протокол заседания кафедры» в феврале 2018 года был продемонстрирован на ректорском совещании. Ознакомиться с инструкцией по работе в сервисе создания протоколов и найти ответы на часто задаваемые вопросы вы можете на сайте IT СПбГУ в разделе «Сотруднику».