Электронный протокол заседания

В Университете начал работу новый электронный сервис, призванный упростить и ускорить работу по формированию протоколов заседаний. Его запуск стал первым шагом на пути к единому подходу в создании электронных служб Университета, предназначенных для формирования документов.

Сергей Кондаков, заместитель начальника Главного управления по организации работы с персоналом СПбГУ, рассказал о том, как ручной набор документов в Университете заменяется автоматическим.

«Ранее секретарь печатал протокол вручную, основываясь на пометках, сделанных в ходе совещания, затем в документ вносились стилистические правки, и только после этого он утверждался председателем заседания. Благодаря появлению нового сервиса у сотрудников СПбГУ появляется возможность фиксировать результаты обсуждения с помощью веб-интерфейса непосредственно в ходе заседания и печатать документ на основе готового шаблона. Информация, необходимая для составления протокола заседания, вносится преимущественно путем выбора из выпадающих списков, вручную потребуется вписывать только сведения о внешних специалистах, не связанных с Университетом, или дополнительные комментарии участников заседания», — пояснил Сергей Юрьевич. Теперь протоколы формируются автоматически в соответствии с требованиями делопроизводства. Фактически сервис является конструктором готовой информации, что позволяет свести к минимуму вероятность ошибок ручного ввода и повысить качество документооборота.

Результаты заседаний и решения коллективов научно-педагогических работников кафедр теперь сохраняются в единой базе данных. Таким образом, каждый сотрудник через свою учетную запись может войти в систему и просмотреть предыдущие протоколы, а представители руководства Университета — оперативно проанализировать результаты обсуждений.

Одна из ключевых особенностей сервиса — синхронизация с другими электронными системами Университета.

Так, например, сведения о работниках СПбГУ при формировании протокола доступны на основе актуальных данных из системы SAP «Управление персоналом и расчет заработной платы». Кроме того, в настоящее время прорабатывается вопрос о взаимосвязи новой службы с системой электронного документооборота «Дело»: после завершения работы над документом протоколу совещания сразу же будет присваиваться номер соответствующей регистрационной карточки.

Сергей Кондаков отметил, что необходимость в подобном сервисе существует давно.

В СПбГУ работают более пяти тысяч научно-педагогических работников, многие из которых создают различные документы. Собирать и вручную обрабатывать всю эту информацию неудобно и несовременно, а главное — это сложно сделать быстро и качественно. Необходимо использовать современные инструменты, позволяющие связывать все эти документы в одну сеть, чтобы сократить скорость принятия решений на основе точной информации.

Заместитель начальника Главного управления по организации работы с персоналом СПбГУ Сергей Кондаков

Сергей Юрьевич также отметил, что если до конца учебного года сервис пройдет проверку на прочность, то его на основе планируется создать подобные службы для формирования протоколов заседаний ученых советов, учебно-методических, научных и других комиссий.

Электронный сервис по созданию протоколов можно назвать успешной разработкой в области структурирования электронных сервисов СПбГУ, и опыт Университета по его созданию и использованию может быть полезен для других вузов. Подробнее читайте в материалах ректорского совещания, которое состоялось 29 января.