Сергей Микушев: «Вынужденный дистанционный формат работы открыл перед вузом новое "окно возможностей"»

В Университете на протяжении многих лет ведется работа по созданию электронных сервисов, упрощающих универсантам работу в самых разных областях. Пандемия коронавируса показала, что наличие комплекса взаимосвязанных информационных систем не просто помогает сотрудникам быстро получать и запрашивать всю необходимую информацию при выполнении повседневных задач, но и позволяет продолжать деятельность организации в любых условиях.

О том, как СПбГУ организовал проведение научных исследований в дистанционном формате, рассказывает проректор по научной работе Санкт-Петербургского университета Сергей Микушев.

Сергей Владимирович, как всему Университету удалось в короткие сроки перейти в удаленный режим работы?

СПбГУ активно внедряет и использует информационные и коммуникационные системы и технологии в процессе организации, управления и выполнения научных исследований. Такой подход позволяет существенно снизить риски при проведении научных исследований в условиях дистанционной работы и ограничительных мероприятий.

Для доступа к централизованным информационным ресурсам СПбГУ, в число которых входят электронная почта, Pure, СЭДД «Дело» и лицензионные электронные ресурсы, используется единая учетная запись. При этом пользователю не обязательно находиться на рабочем месте: доступ к большинству ресурсов возможен из любой точки мира, требуется только интернет.

Какие возможности предоставляет универсантам система Pure?

Наличие информационной системы Pure позволяет вести учет поданных грантовых заявок и текущих внутренних и внешних российских и международных проектов, заключенных договоров и соглашений о сотрудничестве, выполнять регистрацию отчетов по грантам или договорам, консолидировать сведения о публикациях, цитируемых различными наукометрическими базами данных, а также вести учет научных достижений — премий, наград, ученых степеней.

С 1 октября 2017 года все заявки на финансирование научно-исследовательских работ принимаются и сопровождаются в системе Pure. Для обеспечения преемственности университетской информационно-аналитической системой научно-исследовательской деятельности (ИАС НИД) в систему PURE было перенесено более 120 тысяч записей из ИАС НИД, включающих проекты и публикации. С конца 2018 года все научные конкурсы, финансируемые из собственных средств СПбГУ, проводятся с использованием системы Pure. Благодаря интеграции с другими учетными базами данных Университета (например, теми, что используют кадровая и учебная службы СПбГУ), ряд сведений не требуется вносить в Pure вручную. Часть информации о студентах и преподавателях, такие как направление обучения или наукометрические идентификаторы и актуальная должность, автоматически подгружаются из этих баз данных. Кроме взаимодействия с внутренними системами, в Pure происходит интеграция и с внешними библиографическими базами данных — Web of Science, Scopus и другими.

Ученый СПбГУ Дмитрий Дубовиков: «Преимущества системы Pure очевидны»

На основании представленных данных в карточках научно-исследовательских проектов или договоров в системе Pure организована регистрация проектов в Единой государственной информационной системе учета («Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти», ЦИТиС) без очного участия научно-педагогических работников. Формирование информационных карт реферативно-библиографических сведений выполняют работники УНИ на основании данных из карточек проектов. В текущий момент в связи с действующими ограничительными мерами для регистрации проектов в системе достаточно скан-копии требуемых карт с подписью руководителя проекта.

Кроме того, система Pure позволяет транслировать в открытый доступ на портале СПбГУ информацию о проводящихся в Университете исследованиях, а также о достижениях ученых и их компетенциях, что, в свою очередь, содействует созданию новых научных коллабораций и росту интереса со стороны индустриальных партнеров.

Могут ли сотрудники Университета получить из дома доступ к научным журналам или архивам?

Да, с использованием единой учетной записи на сайте Научной библиотеки имени М. Горького СПбГУ реализован доступ к различным электронным ресурсам. Это патенты, диссертации, справочные издания, каталоги, электронные журналы, книги, российские и зарубежные базы данных. Также для всех желающих, в том числе не являющихся работниками или обучающимися Университета, доступен Репозиторий СПбГУ — платформа, цифровая коллекция, позволяющая создавать, распространять и хранить цифровые материалы.

Подробнее о том, как получить доступ к лицензионным электронным ресурсам и информационным сервисам, читайте в материале «Как пройти в библиотеку во время самоизоляции».

Удалось ли Университету обеспечить ведение делопроизводства из дома?

Наличие СЭДД «Дело», облачных хранилищ информации и корпоративной электронной почты обеспечивает возможность удаленного согласования проектов писем, договоров, отчетных документов по грантам и договорам.

Возможно ли продолжать исследовательскую работу, соблюдая режим самоизоляции?

В Научном парке СПбГУ разработана система приема заявок, которая позволяет пользователям удаленно подавать заявки на проведение исследований в ресурсных центрах Университета. Благодаря системе уведомлений ученые оперативно получают информацию обо всех действиях по проектам и измерениям, а также могут дистанционно получать результаты выполненных работ.

В период пандемии в Научном парке обсуждение с пользователями постановки задач производится в дистанционном режиме при помощи электронной почты, телефона, платформы Zoom и других ресурсов, а передача образцов организована бесконтактным способом. В помещениях ресурсных центров регулярно проводятся дезинфекция и проветривание, все работники используют средства индивидуальной защиты.

Как на текущий момент организован допуск в здания Университета?

Для исполнителей грантов и договоров, выполняющих исследования по грантам и договорам на оборудовании, не входящем в состав Научного парка, разработан график допуска в помещения СПбГУ в соответствии с локальными актами по профилактике COVID. Работа на научном оборудовании производится посменно, при этом в помещении могут находиться не более двух сотрудников, а для подъезда к рабочему месту в СПбГУ рекомендуется использовать личный транспорт.

Каким образом руководители исследовательских проектов в СПбГУ осуществляют взаимодействие с работниками научных коллективов и подают заявки на закупки?

В 2019 году приказом от 17.04.2019 № 3979/1 был разработан и утвержден регламент взаимодействия сотрудников СПбГУ по организации выполнения научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ и оказания услуг, связанных с научно-исследовательской деятельностью, который позволил оптимизировать и повысить эффективность сопровождения научных проектов в дистанционном режиме.

Руководителю нет необходимости обращаться в отдел кадров для трудоустройства исполнителей НИР или в отдел закупок для приобретения товаров и услуг с целью обеспечения проекта. Ему достаточно подготовить и направить посредством корпоративной электронной почты представление на имя начальника отдела организации научных исследований по направлениям. В документе следует указать свои предложения по оформлению трудовых отношений с членами научного коллектива, а также по привлечению сторонних организаций, разместить план закупок на услуги, оборудование, материалы с указанием наименований и обоснования необходимости закупок. Дальнейшее взаимодействие со структурными подразделениями — отделом кадров, планово-финансовым отделом, отделом закупок и другими — будут осуществлять работники Управления научных исследований в дистанционном режиме посредством СЭДД «Дело».

Участие в международных конференциях и симпозиумах крайне важно для ученых, поскольку здесь они могут представить результаты своей работы и услышать мнение коллег. Как исследователи обмениваются опытом во время пандемии?

«В Университете состоялась международная Летняя школа перевода»

В период ограничительных мероприятий в СПбГУ организовано проведение конференций в формате онлайн. Так, например, на платформе StreamYard состоялась LI Международная научная конференция аспирантов и студентов «Процессы управления и устойчивость» (Control Processes and Stability (CPS’20)).

В СПбГУ был разработан полностью дистанционный режим проведения государственной научной аттестации, который можно применять в условиях пандемии (материалы ректорских совещаний № 429 и № 433). Обладает ли проведение защит в онлайн-формате какими-либо преимуществами? Какие положительные стороны Вам удалось увидеть?

В обсуждении качества диссертационных исследований соискателей ученых степеней докторов и кандидатов наук смогли принять участие в качестве членов диссертационных советов лучшие специалисты российских и зарубежных университетов. Появилась возможность заменить командировки, поездки, бронирование гостиниц на рабочий процесс научного обсуждения не отходя от своего рабочего места, при всей полноте аудио- и видеовзаимодействия с соискателями и другими членами диссертационного совета. Формат трансляции позволил участвовать в защите диссертаций всем желающим, имеющим подключение к сети интернет, и задавать непосредственно соискателю вопросы онлайн по электронной связи.

В условиях ограничительных мер за три месяца, с 27 марта до 1 июля, было проведено 38 защит диссертаций в режиме удаленного доступа. Для сравнения: за полгода прошло 65 защит (в том числе в обычном формате в январе-марте — только 27 защит). У соискателей в разных уголках земного шара (Китай, Швеция, Италия, Иран и других странах) появилась возможность защитить диссертацию, не пересекая границу страны.

Принятые в рамках дистанционного режима меры позволили сделать процесс государственной научной аттестации непрерывным, существенно повысить уровень научно-организационного и информационного обеспечения научной деятельности, а также помогли предотвратить возможность заражения специалистов старшего возраста, из которых в большинстве случаев формируется состав диссертационного совета.

Как будет развиваться система дальше? Какие планы, предложения?

Сейчас сотрудники Университета работают над созданием электронного сервиса по автоматизированному согласованию актов-экспертиз и экспертных заключений на публикации, осуществляемых в соответствии с приказом № 4003/1 от 21.07.2014 (с изменениями и дополнениями).

Формируется рабочая группа по разработке автоматизированной системы приема заявок от научно-педагогических работников на допуск в помещения СПбГУ, позволяющей учитывать количество допущенных в каждое отдельное помещение, временные диапазоны пребывания на территории СПбГУ и др.

Кроме того, началась разработка и внедрение автоматизированной системы для подготовки визовых обоснований для иностранных граждан (обоснований целесообразности приема), которая позволит вносить сведения в электронные формы непосредственными заявителями (иностранными гражданами), выполнять согласование данных форм службами СПбГУ в электронном виде, минимизировать сроки согласований.