Зачем нужен электронный сервис по формированию протоколов? Отвечает секретарь УМК

Электронные сервисы Санкт-Петербургского университета постоянно развиваются. Сегодня универсанты могут дистанционно оплатить проживание в общежитии или участие в научной конференции через единый платежный сервис, подать документы на поступление или заранее узнать о переносе занятий, посмотрев в электронное расписание. Одна из этих платформ позволяет секретарям учебно-методических комиссий с легкостью создавать протоколы прямо в ходе заседания.

О том, как упрощает работу новый сервис, рассказала Лидия Еремеева, секретарь учебно-методических комиссий по укрупненным группам специальностей и направлений подготовки «Науки о Земле» и «Прикладная геология, горное дело, нефтегазовое дело и геодезия».

Как и в случае освоения любой новой программы или техники поначалу использовать новый сервис было непросто. Еще до начала введения электронных протоколов разработчики Университета предоставили возможность поработать с новым сервисом секретарям учебно-методических комиссий в тестовом режиме. Уже на этом этапе специалисты УМК выявили ряд недочетов, о которых они сообщили разработчикам. В оперативном порядке ошибки были устранены, и в дальнейшем к замечаниям секретарей прислушиваются. Система постоянно дорабатывается и совершенствуется.

Ознакомиться со всем разнообразием электронных сервисов вы можете на сайте СПбГУ.

Сейчас, когда алгоритм работы с сервисом отработан, сразу становится очевидным его главное преимущество: наличие стандартного шаблона. Именно благодаря тому, что вся схема стандартизирована, при составлении протоколов теперь не нужно тратить долгие часы, приводя в соответствие с установленными требованиями текстовый документ: выбирать необходимый шрифт, его размер, выравнивать отступы и прочее. Это существенно сокращает время оформления документа, сервис даже рассчитывает, был ли кворум на заседании! Все вопросы, которые были ранее утверждены в календарном плане, уже занесены в систему, и секретарю не нужно вручную писать каждый вопрос, необходимо просто выбрать из предложенного списка нужный пункт.

После составления протокола система сама направляет его на согласование всем заинтересованным лицам. После получения всех согласований система также сама создает в СЭДД «Дело» соответствующее поручение и присваивает необходимый номер протокола.