Единые информационные системы — инструмент повышения эффективности научной, образовательной, финансово-хозяйственной деятельности Университета

Сегодня в Университете для сопровождения разных бизнес-задач используется более десяти специализированных информационных систем.

Информацией не владел никто

А ведь еще лет десять назад даже речи ни о единстве Университета, ни о единых базах данных не шло. Сведения о количестве зданий, помещений, аудиторий, кафедр, образовательных программ, обучающихся, работников, ставок преподавателей и научных сотрудников, книг, приборов и тому подобного были разрозненными, хранились даже не в компьютерах, а на листочках, в папочках, на полочках, а то и просто в головах работников.

Два типичных примера. Первый: цитаты из выступлений руководителей Университета тех лет о количестве университетских зданий: «В Университете 600 зданий», «У нас почти 600 зданий», «В нашем Университете больше 400 зданий...» (для справки: по состоянию на 1 января 2018 года за СПбГУ было закреплено: на праве оперативного управления — 343 объекта недвижимости (здания, помещения, сооружения), на праве безвозмездного пользования — восемь объектов недвижимости, на праве аренды — три объекта недвижимости). Второй пример: цитаты из выступлений руководителей тех лет о фондах нашей библиотеки: «В нашей библиотеке более семи миллионов книг», «В университетской библиотеке более шести миллионов книг», «Библиотека СПбГУ насчитывает более пяти миллионов книг...» (для справки: до 2008 года последняя инвентаризация проводилась в библиотеке СПбГУ только в 1953 году; по состоянию на 1 января 1954 года фонд библиотеки ЛГУ насчитывал 2 867 078 единиц хранения, в том числе 1 905 266 экземпляров книг и брошюр, 960 431 номер журнала, 1381 экземпляр специальных видов литературы).

В соответствии с приказом проректора И. А. Горлинского в Университете в 2011 году началась инвентаризация библиотечного фонда. Инвентаризация продолжается и в настоящее время. Всего же за период 2009–2018 годов в библиотеку возвращено более одного миллиона двухсот тысяч книг, журналов, брошюр. Эти издания теперь доступны всем читателям библиотеки (Материалы ректорского совещания от 10.04.2018, п. 6 — Возвращены читателям).

О финансах

В органы государственной власти регулярно направлялись отчеты о финансово-хозяйственной деятельности Университета. Но достоверных цифр / показателей в этих отчетах просто не могло быть! И это неудивительно: в Университете было более 40 практически самостоятельных бухгалтерских, кадровых, планово-финансовых служб... И поскольку единых баз данных не было, сравнить и сопоставить данные было невозможно. Например, отсутствовала какая-либо точная информация о численности преподавателей и научных сотрудников: разные службы сообщали ректору, что в СПбГУ работает 11 тысяч сотрудников, 15 тысяч и 16 тысяч (на конец 2008 года данные бухгалтерии, отдела кадров, планово-финансового управления отличались соответственно на 40 % и 100 %: Ректор СПбГУ открыто рассказал о доходах). Были случаи выплаты зарплаты (по несколько месяцев, по полгода) умершим или уволенным.

Нечеткими были данные о количестве кафедр, зданий, образовательных программ, грантов и т. д., что не могло не сказываться на эффективности бюджетного планирования работы СПбГУ в целом. В этой ситуации система оплаты труда не могла быть справедливой. Руководство Университета не знало точно, сколько в Университете работников, какую зарплату они получают и за какую именно работу; так, например, в 2008 году ректор столкнулся с фактом, когда профессор СПбГУ был параллельно оформлен еще и на несколько ставок сантехника и водопроводчика (Материалы ректорского совещания от 11.04.2011, п. 6 — О возвращении ранее перечисленных налогов и повышении окладов).

Участие большого числа руководителей в решениях об оплате труда при полном отсутствии как контроля со стороны ректората, так и полной неинформированности всех сотрудников о реальном положении дел привело к плачевным результатам. Имелись и финансовые последствия для университетского бюджета: налоги выплачивались автономно по каждому подразделению Университета — в результате накапливались огромные переплаты (более 20 млн долларов!). И, начиная с 2008 года, ректором были приняты специальные меры для возвращения в бюджет СПбГУ ранее переплаченных налогов и сборов (Материалы ректорского совещания от 11.04.2011, п. 6 — О возвращении ранее перечисленных налогов и повышении окладов).

О зданиях и земельных участках

Всего десять лет назад в ежегодные отчетах указывались какие-то цифры, но ни один универсант, ни одно должностное лицо СПбГУ, никто толком не знал, сколько в Университете зданий. Называли разные цифры: от 300 до 600. А как можно управлять имущественным комплексом, не ведая, чем управляешь? (Почему до сих пор не оформлены права СПбГУ на объекты недвижимости?)

В 1998 году группа деканов спецфакультетов (И. П. Бойко, Н. М. Кропачев и Ю. Т. Ковалев) провела анализ состояния недвижимого имущества и представила ректору настоятельные предложения «срочно навести порядок в этом вопросе». В служебной записке на имя ректора приводились конкретные факты ежегодного уменьшения общего числа зданий и земельных участков СПбГУ. После этой служебной записки началась хоть какая-то работа по оформлению объектов университетского имущества (Почему до сих пор не оформлены права СПбГУ на объекты недвижимости?).

Например, по адресу пер. Каховского, д. 9 Университету было передано два здания, но в начале 2000-х годов между ними незаконно был возведен переход, в результате чего возник новый объект недвижимости. Эта реконструкция осуществлялась самовольно, без проекта и каких-либо разрешений. Потребовалось четыре экспертизы за счет средств СПбГУ и судебное дело о признании безопасности проведенной реконструкции, выигранное Университетом, — и все это для того, чтобы оформить право собственности не СПбГУ, а города на вновь возникший объект. На это ушло восемь лет! В настоящее время здание передано в безвозмездное пользование СПбГУ, идет процесс передачи здания в федеральную собственность (Почему до сих пор не оформлены права СПбГУ на объекты недвижимости?).

О студентах и программах

Полтора десятилетия несколько раз в год те или иные руководители Университета заполняли в различных формах статистической отчетности разделы «Количество студентов, поступивших на первый курс», «Количество обучающихся по программам высшего образования», «Количество обучающихся по дополнительным образовательным программам», «Количество выпускников вуза»... А сколько в действительности в Университете обучающихся, кто они и на каких программах учатся, никто не знал и знать не мог! Множество должностных лиц Университета имело право издавать приказы о зачислении и отчислении с платного обучения, своими приказами переводить в СПбГУ студентов из других вузов, издавать приказы о зачислении обучающихся на дополнительные образовательные программы и многое другое. А единой системы учета всей этой информации тогда в Университете просто не существовало.

Еще в середине 2000-х годов совершенно разными были условия жизни и обучения студентов различных образовательных программ. В разных частях Университета (как тогда говорили, на разных факультетах) действовали разные правила! Например, сколько раз студент мог пересдавать экзамен в сессию? На одном факультете — один раз, на другом — два, на третьем — пять и более. Или кого можно было перевести с платной основы обучения на бюджетную? На одном факультете — только отличников, на другом — отличников и хорошистов, а на третьем и с тройками могли перевести. Кто получал повышенную стипендию? Кого отправляли на обучение в зарубежный вуз в первую очередь? Кому и как предоставлялся индивидуальный график обучения? На многие вопросы однозначных ответов не было, поскольку единых университетских правил тогда не существовало (только представьте, сколько бы возникало конфликтов у автомобилистов и пешеходов, если бы не было официальных, всем известных правил дорожного движения).

Единые, равные для всех условия, общеуниверситетские правила взаимоотношений абитуриента и вуза, студента и вуза, преподавателя и вуза нужно было создавать едва ли не с нуля. Когда в августе 2012 года были впервые введены единые Правила обучения по основным образовательным программам СПбГУ, то приказ, который их утверждал, отменял 28 (!) нормативных актов, прежде действовавших в Университете. Это были правила, введенные деканами факультетов. И эти правила существенно отличались друг от друга (Учебное управление и права обучающихся: прошлое и настоящее).

О научном оборудовании

В ежегодных статистических отчетах указывалось количество оборудования, называлось количество современного оборудования, приводились какие-то цифры, характеризующие, дескать, его востребованность сотрудниками и облучающимися. А в действительности никто не знал, сколько в Университете оборудования, и какое оно!

Сейчас в Университете тысячи единиц оборудования, не входящего в состав ресурсных центров Научного парка СПбГУ. Даже просто увидеть его и то сложно: оно разбросано по многим помещениям, и даже сегодня еще не все оборудование учтено, а загружено слабо, то есть используется неэффективно (Собрать разбросанное и использовать).

О книгах

Вплоть до 2006 года ни в годовых отчетах, ни в публикациях о нашей библиотеке (директор Научной библиотеки имени М. Горького СПбГУ Н. А. Шешина: «Сегодня у нас хранится 6 миллионов 700 тысяч книг» // Словцова И. Книжному городу 220 лет // журнал «СПбГУ», № 1–2, 19 января 2004 г.; «В 2002 книжный фонд насчитывал 6,7 млн экз.» // Санкт-Петербург. Энциклопедия; «Фонд литературы — 6 575 000 экз.» // Библиотеки вузов России. Библиотека СПбГУ) даже приблизительно объем книжного фонда никогда не назывался, писали: «Более ...», «Около ...». Например: «В настоящее время библиотечный фонд насчитывает свыше 7000 тыс. экземпляров наименований...» (СПбГУ. Обозрение преподавания наук — 98. СПб: Изд-во СПбГУ, 1998, с. 21). В этом вопросе руководители вели себя осмотрительно, осторожно.

Прошло несколько лет. Книги в количестве нескольких сотен тысяч экземпляров были обнаружены новым ректором случайно в ходе осмотра помещений Университета в Петродворцовом районе. В неприспособленных для хранения книг складских помещениях были обнаружены в том числе десятки тысяч книг, изданных еще до 1917 года.

В 2001 году была сделана попытка переместить фонды Научной библиотеки из здания по адресу Средний пр., д. 41 в пустующие бомбоубежища и подвалы одного из зданий по адресу Университетская наб., д. 7–9 (приказ от 04.10.2001 № 851/1). Когда директор научной библиотеки Н. А. Шешина отказалась выполнить этот приказ по причине непригодности регулярно заливаемых водой подвалов для целей фондохранения, по решению проректора по развитию материально-технической базы Л. В. Огнева (публикации «Петербургского правового портала», порталов «Гарант.Ру», «Лениздат.Ру», «Закс.Ру», газеты «Правда», газеты «Комсомольская правда») весь фонд был погружен в мешки для строительного мусора силами курсантов Академии тыла и транспорта, расположенной неподалеку, и вывезен в таком виде на нескольких грузовиках в помещения, расположенные в зданиях Университета в Петродворцовом районе (Нам удалось остановить беспредел).

Еще пример. В 2015 году дачу одного из сотрудников СПбГУ ограбили. Правоохранительные органы нашли часть похищенного и сообщили в Университет, что среди найденного — несколько ценных изданий XIX века со штампом Музея древностей Санкт-Петербургского императорского университета! Подчеркнем, что при этом сам ограбленный сотрудник включил эти книги в перечень похищенного у него личного имущества! Уже из первоначальных материалов уголовного дела была видна какая-то связь между появлением этих книг в доме универсанта и книгами из так называемых кафедральных коллекций, которые некоторыми преподавателями, членами этих кафедр, порой рассматриваются не как университетские, а как «наши собственные» книги. Тогда-то и было принято решение: как можно быстрее начать проверку организации работы и обеспечения сохранности книг кафедральных коллекций. Тогда и выяснилось, что объем университетских изданий, находящихся в так называемых книжных собраниях кафедр и обществ, — десятки тысяч томов стоимостью, по предварительным оценкам, в миллионы рублей! (Злой умысел или преступная халатность?)

О работниках

В статистической отчетности есть такой раздел «Сведения о штатной численности персонала». Никто не знал истинных данных, но отчеты исправно заполнялись и направлялись в государственные органы. Были неточные данные не только об общем числе работников Университета, но и о выдающихся универсантах. Например, никто не знал, сколько у нас почетных профессоров (может быть, из-за того, что звание это не было связано ни с какой деятельностью). Точно так же не было достоверной информации о числе лиц, награжденных медалью «Санкт-Петербургский университет» за многолетний добросовестный труд в Университете. Некоторых сотрудников награждали два, а то и три раза! А про других могли и забыть...

На пути к единым информационным базам

Ситуация начала кардинально меняться в 2008 году. Задачу управления информацией (о числе работников, обучающихся, образовательных программ, книг, научного оборудования, финансов, зданий) начало решать новое руководство СПбГУ. Начали создаваться и внедряться единые информационные базы — в образовательной, научной, кадровой, финансовой сферах.

И сегодня заместитель начальника Главного управления по организации работы с персоналом СПбГУ С. Ю. Кондаков рассказывает о внедрении информационных технологий и планах Университета по совершенствованию информационной среды.

Сергей Юрьевич, когда в СПбГУ появилась необходимость использовать информационные системы?

К единым информационным системам необходимо было прийти. История развития событий в Университете, пожалуй, ничем не отличается от истории других организаций: потребность в информатизации оценивалась, реализовывалась и продолжает пересматриваться по мере развития и появления на рынке соответствующих технологий с учетом целесообразности их применения на практике. Попытки использовать программные средства для целей управленческого учета и обмена информацией неоднократно предпринимались в Университете. Но на первом этапе — начиная с 1990-х годов — это происходило на уровне отдельных подразделений.

Прошлое и настоящее: от межфакультетских программ — к междисциплинарным

К 2008 году сложилась ситуация, когда в разных частях СПбГУ учет одной и той же информации осуществлялся в разных системах, в простой таблице Word / Excel или вовсе на бумаге, без структурированных баз данных. Ответственным должностным лицам пришлось столкнуться с отсутствием возможности собрать сведения в единообразном формате для анализа той или иной ситуации, представления отчетности. Это касалось практически всех организационных узлов: приемной кампании, составления расписания образовательного процесса, бухгалтерского и кадрового учета, финансового планирования, управления библиотечными фондами, недвижимым имуществом. Именно тогда начала формироваться практика внедрения централизованных информационных систем, позволяющих упростить коммуникацию и управлять необходимой информацией для принятия решений — оперативно анализировать все, что происходит в любой части Университета.

Какие системы были запущены в эксплуатацию в первую очередь?

Плановой очередности как таковой установлено не было. Одной из наиболее значимых задач можно считать налаживание финансового учета: расчета зарплат и стипендий, определения расходов на содержание зданий и оборудования. Внедрение в 2009 году во всем Университете программы «1С» позволило отказаться от разрозненного бухгалтерского учета в подразделениях. Однако эта программа не могла обеспечить полноценный учет сведений о персонале так, как это нужно именно для университетских нужд, поскольку каждый научно-педагогический работник имеет богатую биографию, включающую в себя ученые степени и звания, опыт работы и многое другое. Поэтому следующим шагом стал запуск системы SAP «Управление персоналом и расчет заработной платы», которая в свою очередь помогла отказаться от локальных и не всегда успешных попыток организовать кадровый учет. С 2010 года эта платформа используется как единственная для централизованного учета сведений о персонале и для расчета зарплаты.

В 2008 году в связи с изменением требований к организации закупок была внедрена система «Турбо 9», которая обеспечивает централизованную для всего Университета процедуру согласования закупок, заключения контрактов на поставку товаров, оказание услуг. Сейчас любой расходный договор с физическим (договоры подряда) или юридическим лицом регистрируется в этой системе, а на основе накапливаемой базы данных строится и изменяется план финансово-хозяйственной деятельности СПбГУ.

Для нужд обеспечения образовательного процесса следует отметить ввод в эксплуатацию системы дистанционного обучения Blackboard в 2012 году и системы «Электронное расписание» в 2016 году — единой структурированной базы данных расписания учебных занятий для всех образовательных программ. Разработка единого электронного расписания началась еще в 2008 году, система постоянно дорабатывается, но на сегодняшний день достаточно эффективна.

Многие ли внедренные системы были успешными?

Практически все. Пожалуй, только три платформы не прижились и были заменены на другие, всего же в СПбГУ действуют 14 информационных систем, часть из которых состоит из объемных функционально автономных модулей.

Запущенная в 2007 году система LanDocs стала первой попыткой организовать в Университете единый электронный документооборот. Она помогла наладить централизованную регистрацию документов, но оказалась недостаточно гибкой, поэтому в 2012 году ее заменили на СЭД «Дело», которая позволяет подключить любое количество пользователей и обеспечить распространение необходимой информации, доведение ее до любого сотрудника или подразделения.

Примерно в то же время специалистам, занимающимся сопровождением научной деятельности, стало понятно, что необходима единая база данных об исследованиях, которые проводятся в СПбГУ. Поскольку на рынке не было готовых решений, было решено разработать свою информационно-аналитическую систему — ИАС НИД. К 2015 году ИАС НИД перестала позволять учитывать востребованную информацию в полном объеме и была заменена на более гибкую Pure.

На каком этапе развития находятся информационные системы сейчас?

Период с 2006 по 2008 год стал для Университета переломным в области цифровизации. Последние десять лет мы занимаемся оптимизацией, настройкой, поиском ошибок, а также созданием и доработкой новых электронных сервисов, ориентированных на пользователя. В технологическом смысле СПбГУ в настоящее время находится уже на следующем уровне: мы пытаемся искать успешные пути по объединению информации из разных систем, чтобы упростить управленческий учет и повысить его эффективность.

Два года назад команда разработчиков СПбГУ начала работу над промежуточной базой данных, позволяющей сопоставлять сведения из разных систем и частично их транслировать из одной в другую. Такой подход призван снизить нагрузку на специалистов разных подразделений по вводу информации в те или иные поля, способствовать межведомственному обмену и подготовке разнообразных отчетов.

Университет существуем не сам по себе, поэтому мы активно пользуемся другими информационными системами и в первую очередь для определения публикационной активности научно-педагогических работников (с помощью информационных баз данных WoS, Scopus и т. д.). При этом представление работниками своих Researcher-ID и других идентификаторов сотрудникам управления кадров позволило свести к минимуму ошибки по определению количества публикаций и других показателей. Раньше работнику приходилось приносить ученому секретарю все свои публикации в печатном виде, чтобы тот заверил список его научных трудов, а теперь все это делается, как правило, и вовсе без участия работника.

Как СПбГУ планирует в дальнейшем развивать информационную среду?

Развитие ERP-систем (Enterprise Resource Planning) ориентировано на продвижение единой платформы, позволяющей структурировать в пределах организации необходимые данные, а также операции по их обработке в рамках реализуемых бизнес-процессов.

В СПбГУ — с учетом неоднородности выполняемых задач, объемов и структуры ассоциированной информации — использование единой технологической платформы пока не представляется возможным. При этом присутствует необходимость уметь быстро объединять информацию из разных баз данных в разных ракурсах. Ключевые задачи в среднесрочной перспективе — поиск оптимальных интеграционных решений, а также создание соответствующих интерфейсов для разных категорий пользователей.

Корректное сопоставление данных из разных систем должно позволять сформировать, например, персонифицированный цифровой след универсанта. Когда человек поступает в СПбГУ, в одних системах начинает накапливаться информация о его активности в роли обучающегося, а затем, если он становится преподавателем или административным работником Университета, данные продолжают собираться в других. При этом, используя уникальные идентификаторы, можно получить необходимую информацию об истории образовательных или трудовых отношений в консолидированном виде, без документальных запросов и архивных исследований. Нам нужно научиться формировать этот цифровой след.

Сейчас основой для такого подхода является единая учетная запись, которая не так давно стала доступна для работы во всех информационных системах. Теперь сведения о студенте или сотруднике можно получить из SAP, Blackboard или Pure и сопоставить по признаку учетной записи. Это позволяет смотреть на историю человека комплексно, в целом, но такие признаки надо формировать и по другим объектам: например, по зданиям или источникам финансирования. На мой взгляд, будущее за все большей автоматизацией накопления различных данных и новыми логическими подходами к управлению ими.