Можно ли поступить в Университет анонимно?

Каждый год во время приемной кампании СПбГУ принимает тысячи заявлений от абитуриентов, к которым они прикладывают копии паспорта, аттестата об образовании и других документов. После поступления данные продолжают храниться и обрабатываться в Университете.

О том, для чего необходима эта информация и почему студенты могут быть уверены в том, что их персональные данные защищены от использования посторонними, рассказывает первый заместитель первого проректора по учебной и методической работе СПбГУ Светлана Бегеза.

Для чего Университету нужны персональные данные обучающихся? Как они используются?

В соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» обработка информации об универсантах необходима для выполнения Университетом обязанностей по обеспечению права граждан на получение образования. На основании Положения об обработке и защите персональных данных обучающихся, абитуриентов Санкт-Петербургского государственного университета, а также их законных представителей, утвержденного приказом от 23.04.2018 № 3580/1, объем и содержание обрабатываемых персональных данных определяется в соответствии с федеральными законами и другими нормативными правовыми актам РФ. В их число входят Устав Университета, заявления абитуриентов о приеме, договоры на обучение и проживание.

Обработка персональных данных обучающихся и абитуриентов СПбГУ, а также их законных представителей осуществляется в целях проведения приема в Университет, обучения по основным и дополнительным образовательным программам, содействия в трудоустройстве, прохождении производственной практики и стажировки. Эта информация необходима для исполнения обязательств по договорам на обучение и проживание, проведения текущего контроля успеваемости, промежуточной и итоговой аттестации, направления студентов для участия в учебных, научных и внеучебных мероприятиях, в том числе в иностранные государства. Без нее невозможна реализация социальной политики СПбГУ, охрана здоровья и медицинское страхование обучающихся, обеспечение их личной безопасности, выяснение обстоятельств несчастных случаев (если такие произойдут), а также расчет, начисление и выплата стипендий, премий, материальной помощи и компенсаций. Персональные данные требуются для учета в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», постановки иностранных абитуриентов и обучающихся на миграционно-визовой учет, обеспечения регистрации и контроля за соблюдением режима их пребывания на территории России. Также они нужны для обеспечения сохранности имущества Университета, его работников и обучающихся, издания научной, учебной, методической, справочной литературы, ведения научной и международной деятельности СПбГУ.

Следует подчеркнуть, что персональные данные используются исключительно в перечисленных целях.

Каков минимальный набор информации, который может предоставить обучающийся?

Подробнее о видах и категориях персональных данных, которые обрабатываются Университетом, вы можете узнать в п. 2.4 Положения об обработке и защите персональных данных обучающихся, абитуриентов Санкт-Петербургского государственного университета, а также их законных представителей.

В разных случаях в Университете обрабатываются различные виды и категории персональных данных. В первую очередь от абитуриентов и студентов требуются паспортные данные ― фамилия, имя и отчество, дата и место рождения, гражданство, адрес регистрации по месту жительства или временного пребывания. Также мы просим приложить фотографию и контактную информацию. Для совершения банковских операций в интересах обучающихся необходимы данные для работы с финансовыми организациями. От иностранных граждан могут потребоваться сведения о визе, разрешении на работу, миграционные карты и проездные документы, а от россиян, планирующих отправляться в зарубежные командировки, — сведения об общегражданском заграничном паспорте.

Вся эта информация продолжит обрабатываться, даже если обучающийся решит отозвать согласие на использование своих персональных данных.

Как долго информация о студенте хранится в СПбГУ? Что происходит с ней по истечении срока хранения? Уничтожаются ли бумажные и электронные документы и как это происходит?

На основании Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» хранение такой информации должно осуществляться в форме, которая позволяет определить ее субъекта не дольше, чем этого требуют цели обработки. По их достижении (или утрате необходимости в использовании) данные подлежат уничтожению или обезличиванию. С учетом того, что персональные данные содержатся в документах различного вида и хранятся как на бумажных, так и на электронных носителях, единого срока хранения не предусмотрено. Он определяется в отношении каждого конкретного вида на основании перечней типовых документов с указанием сроков хранения, утверждаемых нормативно-правовыми актами РФ. Одним из таких списков, например, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Решение об уничтожении персональных данных во всех электронных базах данных и на всех видах материальных носителей по достижении цели обработки принимает первый проректор по учебной и методической работе или его заместитель. Также это могут сделать начальник Учебного управления и его заместители, а если дело касается информации об абитуриентах СПбГУ и их законных представителях — проректор по воспитательной работе и организации приема или начальник Управления по организации приема. Уничтожение производится способом измельчения, исключающим возможность восстановления документов. Полная утилизация организуется иными должностными лицами СПбГУ по компетенции.

Добавлю, что информация из баз данных (в частности, информационной системы «Обучение», в которой содержатся сведения об успеваемости студентов по дисциплинам, достижениям и социальным льготам) не подлежит удалению, поскольку это повлечет за собой искажение статистических данных за прошедший период по всему Университету, а также невозможность предоставить при необходимости информацию на запросы компетентных органов.

Может ли обучающийся отозвать согласие на использование персональных данных?

Да, согласие на обработку персональных данных может быть отозвано их субъектом. Однако и в этом случае СПбГУ будет вправе продолжить обработку персональных данных без согласия обучающегося при наличии оснований, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, а также части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона «О персональных данных».

Причиной для этого может стать, например, выполнение Университетом возложенных на него законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей, исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных.

Так, в соответствии с разъяснениями, полученными от Министерства науки и высшего образования РФ (письмо от 18.08.2020 № МН-20/128 (вх. СПбГУ от 27.08.2020 № 01-118-2299)) на запрос СПбГУ об отзыве обучающимся согласия на обработку персональных данных, в случае если студент решит отозвать согласие на обработку персональных данных до завершения обучения, обработка информации о нем продолжит осуществляться в той мере, которая необходима для реализации образовательных программ.