От бумаги к цифре: преимущества электронного документооборота проявились в период пандемии

Каждый месяц в СПбГУ создаются, регистрируются, рассылаются и публикуются тысячи документов, каждый из которых обязательно должен дойти до своего адресата. С переходом на дистанционный формат работы эта деятельность не останавливалась ни на один день. О том, как наличие организованного электронного документооборота помогло работникам Университета продолжать выполнять возложенные на них задачи в прежнем темпе, рассказала начальник Организационного управления СПбГУ Лаура Усеинова.

Весной 2020 года в связи с распространением коронавирусной инфекции работникам СПбГУ пришлось быстро перейти на удаленный режим работы, в том числе в части документационного обеспечения деятельности Университета. Расскажите, пожалуйста, как без потерь удалось перенести рабочий процесс в этот формат?

В прошлом году начиная с 30 марта работники СПбГУ не имели права находиться на своих рабочих местах, но тем не менее исполнение функций и задач, возложенных на Университет, необходимо было организовать в полном объеме. С этой целью 1 апреля 2020 года было оперативно издано распоряжение, предусматривающее возможность регистрации приказов, распоряжений, исходящих писем и протоколов заседаний в системе электронного документооборота на основании их скан-копий. Это позволило достаточно быстро решать все административные вопросы.

В ситуации крайней необходимости: ГИА и документооборот — дистанционно

Многие учреждения, в том числе образовательные, столкнулись с рядом трудностей, вызванных резким переходом к дистанционному документообороту. Чего смог избежать Университет благодаря использованию системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело»?

Система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» внедрена в Университете в 2012 году, и с каждым годом мы увеличиваем как количество документов, работа с которыми осуществляется в электронном формате, так и число работников, подключаемых к этой системе. К моменту начала пандемии основная масса административных работников уже использовала в своей деятельности СЭДД «Дело». А с учетом того, что подключиться к нашей системе электронного документооборота можно через интернет, сотрудники СПбГУ оперативно получили возможность работать дистанционно.

О том, как в Университете проходил переход к электронному документообороту, вы можете прочитать в материале «Перезагрузки» Е. Н. Доброхотова: «Вступив в должность в 2007 году, увидела, что вся система управления кадрами и документооборотом незаконная!»

Чем сложна дистанционная работа с документами и какие ее особенности необходимо учитывать?

Дело в том, что Санкт-Петербургский государственный университет является источником комплектования Центрального государственного архива Санкт-Петербурга и документы, которые имеют постоянный срок хранения, должны передаваться на государственное хранение в оригинальном виде в установленные законодательством сроки. За период дистанционной работы на основании скан-копий были зарегистрированы тысячи таких документов. Например, только в Учебном управлении их насчитывалось более 15 тысяч. Должностные лица СПбГУ, подписавшие документы, должны были обеспечить представление оригиналов документов в отдел документационного обеспечения в оперативные сроки, а работники указанного отдела обеспечить их бесперебойный прием. В связи с тем, что не все работники СПбГУ имели возможность представить документы своевременно, основная трудность состояла в том, чтобы собрать большое количество оригиналов документов для последующей передачи на хранение.

Несколько месяцев назад должностным лицам, имеющим право подписи документов от имени СПбГУ, снова была предоставлена возможность оформлять и направлять на регистрацию скан-копии документов. Насколько это полномочие помогло упростить работу и каким образом?

Материалы ректорского совещания от 22.01.2021

Действительно, в условиях действующих до сих пор ограничений использование такой возможности упрощает рабочий процесс, повышает скорость принятия решения и оформления документов, позволяет оперативно издавать правовые акты. В связи с этим было принято решение о продолжении регистрации документов на основании их скан-копий, и 7 декабря 2020 года издано новое распоряжение, но уже с учетом имеющегося опыта и возникших трудностей. Данное распоряжение предоставляет такое право всем должностным лицам, которые имеют право подписи, но с одной оговоркой: оригиналы нужно сдавать регулярно, до 10 числа месяца, следующего за регистрацией документа. При этом неисполнение обязанности по своевременной сдаче документов влечет приостановление возможности использования такого права.