Перезагрузка: «Работа над ошибками» в РИНЦ

В апреле 2015 года один из доцентов СПбГУ сообщила руководству Университета, что публикует статьи в журнале «Правоведение», но в информационной базе Российского индекса научного цитирования (РИНЦ) их нет. Она также проверила, учитываются ли публикации ее коллег по кафедре и факультету, и пришла к выводу, что имеет место системная ошибка. Подобные обращения в кадровую службу Университета (об ошибках в учете публикаций в РИНЦ) были и прежде — при подаче документов на конкурс на замещение должностей научно-педагогических работников, но всегда вопрос ставился только применительно к отдельным работникам Университета. А в этом обращении доцента-юриста речь шла о системной ошибке.

Проблема

«Российский индекс научного цитирования, созданный в 2005 году на базе Научной электронной библиотеки eLibrary, в настоящее время осуществляет индексацию научных публикаций более 5 тысяч российских научных журналов. В РИНЦ также загружаются сведения о публикациях российских авторов и их цитировании из базы данных Scopus. На основании сведений, указанных в публикациях, статьи в РИНЦ привязываются к профилю конкретного автора и к организации, указанной автором в качестве места работы. При индексации научной публикации осуществляется также анализ списка процитированной в ней литературы, то есть каждая ссылка привязывается к конкретной статье, если эта статья присутствует в РИНЦ», — сообщила директор Научной библиотеки СПбГУ М. Э. Карпова.

3 899

универсантов зарегистрированы в РИНЦ и Science Index

на апрель 2015 года.

Среди них научно-педагогические работники Университета, сотрудники и обучающиеся. Опыт работы показывает, что при индексации публикаций возможны ошибки в привязке статей к профилям авторов или к организациям, а также цитирований — к конкретным статьям. Они возникают из-за неточного указания названия организации, из-за ошибок и неточностей в списках процитированной литературы, разной транслитерации фамилий российских авторов в публикациях на иностранных языках или разных названий Университета и т. д. Возможны ошибки при привязке публикаций к профилям авторов-однофамильцев.

Чтобы исправлять подобные ошибки (а они возникают при индексации в любых индексах цитирования), создаются системы регистрации авторов (Science Index для авторов в РИНЦ, Researcher ID для Web of Science, универсальная система регистрации авторов ORCID), а также различные сервисы обратной связи и аналитики для авторов и организаций (в частности, Science Index для организаций в РИНЦ — Системы регистрации авторов).

Решение

По решению ректора в СПбГУ «работа над ошибками» велась в двух направлениях: по линии Science Index для авторов и по линии Science Index для организаций. Система Science Index для авторов запущена в РИНЦ несколько лет назад и предназначена для создания персонального профиля автора (Персональный профиль автора). После регистрации автор имеет возможность уточнять список своих публикаций и цитирований — удалять ошибочно привязанные публикации и цитирования однофамильцев, добавлять в свой профиль свои публикации, не привязанные ранее по тем или иным причинам, и ссылки на них. Кроме того, автор может идентифицировать организацию, которую он указывал в качестве своего места работы, если система автоматически не распознала ее название.

«Регистрацию в системе Science Index для авторов осуществляют исключительно сами авторы. Это требует их затрат времени и сил, — объяснила М. Э. Карпова. — Но есть и немалый плюс: для работников и обучающихся Университета, включенных в список авторов с указанием сроков работы или учебы в СПбГУ, полные тексты всех журналов, индексированных в РИНЦ и подписанных Университетом, доступны по результатам любых поисковых запросов в интернете, а не только через систему EZProxy на странице Научной библиотеки им. М. Горького портала СПбГУ, как большинство подписываемых Университетом электронных ресурсов».

Информация о необходимости регистрации и уточнения данных своего авторского профиля в РИНЦ регулярно доводится до сведения научно-педагогических работников Университета на семинарах, тренингах по использованию электронных ресурсов и в локальных актах СПбГУ. Сотрудники кадровой службы тоже напоминают научно-педагогическим работникам Университета о том, что каждый из авторов публикаций должен зарегистрироваться в РИНЦ, в системе Science Index. И сам должен проверять информацию о своих публикациях в журналах, регистрируемых в РИНЦ, и ссылках на свои публикации, а при необходимости — вовремя обращаться за помощью к сотрудникам СПбГУ, ответственным за работу в системе Science Index для организаций. С недавних пор эти обязанности научно-педагогических работников внесены в их трудовые договоры, но многие пока еще не привыкли выполнять эти обязанности и вспоминают о своих публикациях только при подаче документов на конкурс...

В результате «разъяснительной» работы более 1000 универсантов зарегистрировались в 2015 году в системе Science Index для авторов. По состоянию на 28 декабря 2015 года из десяти с половиной тысяч авторов, которые начиная с середины XX века указывали в публикациях СПбГУ (ЛГУ) как место работы или учебы, 5039 зарегистрированы в Science Index для авторов (имеют SPIN-код). Динамику этого процесса можно оценить: в апреле 2015 года было всего 3899 зарегистрированных универсантов, в сентябре — 4289, в конце декабря — 5039.

Не только авторы, но и сотрудники Научной библиотеки СПбГУ также выявляли публикации универсантов, зарегистрированных в РИНЦ, и корректно привязывали эти публикации к Университету. Для этого использовался сервис Science Index для организаций — система, предназначенная как для аналитики публикаций организации, так и для исправления ошибок при привязке цитирований к статьям и внесения в РИНЦ публикаций авторов Университета, пропущенных ранее по разным причинам (Информация и сервисы для организаций). Но это можно сделать только в отношении тех авторов, которые при регистрации были включены в список авторов СПбГУ. Для осуществления обеих этих функций (аналитики и исправления ошибок) в системе Science Index формируется структура организации и список ее авторов с указанием сроков, конкретного места работы и должности каждого. Сотрудники кадровой службы и учебного управления Университета помогали сотрудникам библиотеки определить авторов, работающих и обучающихся в СПбГУ в настоящее время.

Сервис Science Index для организаций был запущен в РИНЦ в конце 2013 года. СПбГУ работает по лицензионному договору на использование этой системы с начала 2014 года, осуществляя корректировку списков публикаций и цитирований авторов СПбГУ. С начала работы в системе Science Index для организаций авторизованными пользователями добавлено более 8 тысяч новых описаний статей, монографий, глав в монографиях к тем, которые были в конце 2013 года, и внесены изменения и уточнения почти в 13 тысяч существующих описаний (идентификация аффилиации, привязка ссылок и т. д.). Количество публикаций в РИНЦ за это время выросло с 67,0 до 98,9 тысяч, а количество цитирований работ универсантов — с 232 до 411 тысяч.

Доля авторов, зарегистрированных в системе Science Index, в СПбГУ почти в два раза больше, чем в МГУ (46 % против 24 %), при этом скорость изменения данного показателя тоже почти в два раза выше. Это указывает на более активную работу по регистрации авторов, осуществляемую в Университете. Аналогичный результат получается при анализе среднего количества публикаций в расчете на одного автора (9,3 против 7,6), что также говорит о положительном влиянии работы в системе Science Index для организаций на представление публикаций Университета в РИНЦ.

Эта работа весьма трудозатратна. Среднее время на внесение нового описания — примерно 0,3–0,5 часа, на внесение изменения в описание — 0,25–0,3 часа. Вроде бы не очень много… Но с начала работы авторизованных пользователей СПбГУ в Science Index для организаций, по оценкам директора Научной библиотеки, потрачено 1038 рабочих дней. А средняя нагрузка на одного авторизованного пользователя за период 2014–2015 годов составила 48 рабочих дней, то есть примерно 1/5 ежегодного рабочего времени при 40 часовой рабочей неделе!..

Финансовые затраты оценить сложно, потому что работа членов коллектива Научной библиотеки ведется «по призыву» (они понимают важность задачи), в плановом порядке путем уплотнения рабочего графика. Авторизованные пользователи из числа членов коллективов других подразделений начинали эту работу в 2014 году как волонтеры, также понимая важность поставленной задачи. Объемы работы разные — в зависимости от количества авторов и числа публикаций членов коллектива конкретного подразделения.

Перспективы

В стандартном отчете о публикационной активности организации, автоматически формируемом в РИНЦ, число авторов, указавших аффилиацию с СПбГУ в своих публикациях или указавших СПбГУ в качестве места работы / учебы при регистрации в системе Science Index для авторов, составляет в настоящее время 10 532 человека. По состоянию на 28 декабря 2015 года количество авторов публикаций за период 2010–2014 годов составляет 7 294. Из них в системе Science Index для авторов зарегистрировано только 5 039 человек. Общее число авторов постоянно меняется в большую сторону за счет появления новых авторов из числа студентов и аспирантов, а также новых сотрудников СПбГУ, которые начинают указывать Университет в качестве места своей работы.

Для адекватного отражения публикационной активности СПбГУ в РИНЦ все авторы, работающие в СПбГУ в настоящее время, должны зарегистрироваться в системе Science Index для авторов (получить SPIN-код) и должны быть включены в список авторов в системе Science Index для организаций (подробная инструкция для авторов — на странице Научной библиотеке портала СПбГУ: Порядок регистрации авторов в системе Science Index [Автор] Российского индекса научного цитирования (РИНЦ) для получения SPIN-кода). «Есть коллективы научно-педагогических работников СПбГУ, где больше 90 % авторов зарегистрированы в Science Index (коллективы институтов ВШМ и истории, коллективы факультетов искусств, международных отношений, свободных искусств и наук, стоматологии и медицинских технологий, юридического). Но есть и другие коллективы, в которых зарегистрированы меньше 70 % от общего числа включенных в список авторов (коллективы факультетов восточного и физического, института химии)», — сообщила М. Э. Карпова.

Сведения о публикациях и их цитированиях в РИНЦ представляются для различных отчетов в вышестоящие органы государственной власти и статистического наблюдения, для подачи заявок на гранты и формирования диссертационных советов. Сведения представляются, как правило, за последние 3–5 лет, поэтому особую важность приобретает включение в список сотрудников организации максимально возможного количества авторов из числа работников или обучающихся, имеющих публикации за последние годы.

В системе Science Index для авторов невозможно напрямую контролировать самостоятельную деятельность авторов СПбГУ. Речь идет о самоконтроле и выполнении взятых обязательств, например условий трудового договора. Помимо требования пройти регистрацию в системах идентификации авторов (и предоставления SPIN-кода как свидетельства о регистрации) трудовой договор с универсантами, видимо, должен содержать обязанность ежеквартально актуализировать (редактировать) свой авторский профиль, предложила М. Э. Карпова.

Есть и другие «рычаги». Начиная с 2015 года доплаты за активность в публикации научных статей работникам СПбГУ рассчитываются и выплачиваются на основании сведений, полученных путем прямой выгрузки из баз WoS СС и Scopus с использованием имеющейся информации об идентификационных номерах, предоставленной научно-педагогическими работниками в управление кадров (Материалы ректорского совещания от 25.01.2016, п. 6). Можно также учитывать регулярную работу в системе Science Index для авторов, например, при решении вопроса о командировании работника на конференцию или на стажировку, о выделении гранта на научные исследования.

В Университете для работы в системе Science Index для организаций определены авторизованные пользователи из числа работников, подчиненных директору Научной библиотеки, а также из числа научно-педагогических работников СПбГУ, вызвавшихся добровольно осуществлять корректировку публикаций своих друзей и коллег. Список авторизованных пользователей размещен на странице Научной библиотеки портала СПбГУ по адресу Ответственные за работу в системе Science Index для организации.