Два взгляда на организацию работы лаборантов и инженеров

В 2011 году в Петергофском кампусе СПбГУ был организован и передан в подчинение проректору по направлениям единый центр сопровождения образовательных программ и научных исследований (ЦСОПиНИ), в котором был собран весь учебно-вспомогательный и учебно-производственный персонал, обеспечивающий проведение учебных занятий и научных исследований в области химии, физики, математики, механики и процессов управления.

А как учебно-вспомогательный персонал работал до этого? Вот какие обязанности некоторые сотрудники с большим успехом выполняли долгие годы (именно их сотрудники центра указали в своих ответах в соответствующих анкетах): «довожу актуальную информацию о жизни Университета до сотрудников кафедры», «отвечаю на звонки», «завариваю чай преподавателям», «размораживаю холодильник», «крашу стены», «выдаю ключи», «открываю и закрываю помещение» и пр. В результате анализа подобных «трудовых обязанностей» в тот год были прекращены более 200 трудовых договоров с такими работниками. Кроме того, оказалось, что научно-педагогические работники помимо профессорской (или доцентской) должности занимают еще одну-две должности электриков, водопроводчиков, сантехников, а некоторые «герои» совмещали сразу три-четыре такие должности. Эта практика, естественно, была прекращена (Материалы ректорского совещания от 19.10.2015, п. 3).

Весной 2015 года, после того, как изменилась организационная структура СПбГУ и должность проректора по направлениям математика, механика, процессы управления, физика и химия была упразднена, а ЦСОПиНИ был передан в центральный аппарат ректората, был начат пилотный проект совершенствования организации работы УВП по обеспечению учебных занятий и научных исследований по направлению химия.

Директор института: «Новая схема удобна для преподавателей...»

До начала пилотного проекта значительная работа по реорганизации отдела «Химия» в составе ЦСОПиНИ уже была проделана: были созданы 14 учебных лабораторий, в которые были переведены сотрудники УВП. Был проведен анализ нагрузки каждого сотрудника по обеспечению учебного процесса. Были урегулированы и другие кадровые вопросы. Часть сотрудников центра, которые фактически занимались научно-исследовательской работой, а были оформлены на ставки УВП, перешли на работу на ставки научных сотрудников, которые были сформированы из ставок УВП в соответствии с приказом И. А. Горлинского (тогда первого проректора по учебной и научной работе).

«Задачей пилотного проекта было создание оптимальной схемы взаимодействия между преподавателями, с одной стороны, и учебно-вспомогательным персоналом, который должен обеспечивать проведение учебных занятий, с другой, — рассказала директор института химии профессор И. А. Балова. — Для начала заведующие кафедрами, активные преподаватели сформулировали свои "хотелки". Написали перечень обязанностей лаборантов и инженеров, требования к квалификации и функции, которые они должны выполнять, — каждый по своему практикуму, по своим лабораторным работам. На основании этих заявок начальник ЦСОПиНИ Т. В. Фролова стала распределять эти обязанности, назначать конкретных исполнителей».

Раньше учебно-вспомогательный персонал был привязан к конкретным коллективам кафедр (в коллективе каждой были свои лаборанты и инженеры). В результате нагрузка УВП была очень разная: у кого-то были большие лабораторные практикумы, у кого-то — маленькие, лаборанты работали с разной интенсивностью, а зарплата была примерно одинаковая. Теперь УВП не подчиняется заведующим кафедрами, а в полном объеме подчиняется только руководителю соответствующего отдела ЦСОПиНИ. Преподаватели направляют руководителю отдела ЦСОПиНИ заявки на выполнение конкретных работ с пожеланиями к функционалу исполнителя, но конкретного исполнителя определяет руководитель отдела ЦСОПиНИ. Преподаватели формулируют, что нужно сделать, а руководитель отдела центра — кто это будет исполнять.

Контроль за деятельностью учебно-вспомогательного персонала лежит на начальнике ЦСОПиНИ. Т. В. Фролова определяет объем работы для каждого лаборанта и инженера, следит за исполнением служебных поручений, при необходимости заменяет лаборанта (например, в случае болезни). При этом информация о том, кто из лаборантов и инженеров отвечает за какой участок работы (лабораторные практикумы) открыта для всех желающих.

«При такой организации кадровый ресурс УВП по направлению химия общий. И при необходимости лаборант назначается и на другой участок работы, обеспечивает другой практикум. Раньше такое было невозможно, а теперь это стало обычным делом, — объяснила И. А. Балова. — Год назад, когда мы обсуждали новую схему организации работы УВП с ректором, Николай Михайлович привел такой пример. Если нам нужно проехать из пункта А в пункт В, то не стоит настаивать на том, чтобы нас вез "свой" водитель. Неважно, кто конкретно сидит за рулем, — главное, чтобы мы были доставлены вовремя в нужное место... Теперь мы, "переезжая" из пункта А в пункт В, начинаем привыкать к тому, что нас успешно "везут" разные водители».

Для проведения лабораторных занятий по химии очень важны требования к квалификации, навыкам и умениям учебно-вспомогательного персонала, отметила И. А. Балова. Во время лабораторных работ студенты и преподаватели имеют дело с опасными химическими реактивами (в том числе с прекурсорами) — персонал должен уметь с ними обращаться. Не случайно одно из требований новой схемы организации работы УВП было такое: УВП обязан сопровождать все занятия, в процессе которых может возникнуть риск здоровью обучающихся. А другое УВП обязан обслуживать всё оборудование и готовить все занятия.

Разграничение академических и административно-управленческих полномочий коснулось и обеспечения проведения научных исследований. Выполнение научных проектов, в которых участвуют студенты и аспиранты, также требует сопровождения учебно-вспомогательного персонала. И теперь закупкой реактивов, учетом прекурсоров занимаются не преподаватели, а УВП.

«Эти изменения были восприняты по-разному. Во-первых, когда стало понятно, что на рабочем месте надо элементарно работать, то уволились те, кто только числился на должности лаборанта или инженера. Это привело к повышению уровня зарплат УВП, появились доплаты за увеличение объема работы, — сообщила И. А. Балова. — Во-вторых, некоторые заведующие кафедрами отнеслись настороженно и критически к нововведениям. Они не хотели менять старый порядок, хотя, думаю, и видели его недостатки. Но диалог научно-педагогических работников и заведующих кафедрами Института химии с руководителем ЦСОПиНИ Т. В. Фроловой постепенно налаживается».

Начальник центра: «Существенно изменилось отношение людей к работе...»

Как работал учебно-вспомогательный персонал, который обеспечивал учебные занятия и научные исследования в области химии раньше — и как теперь?

Для сотрудников учебных лабораторий ЦСОПиНИпо направлению химия изменения начались еще в августе 2014 года с жесткой фиксации работы функционала УВП «как есть» — было введено планирование работы всех сотрудников УВП на осенний семестр и ежемесячная отчетность, — рассказала Т. В. Фролова, начальник ЦСОПиНИ по направлениям математика, механика, процессы управления, физика и химия. — Необходимость оптимизации рабочих процессов стала очевидна по результатам первых отчетных месяцев: кто-то выполнял основную нагрузку по организации учебных занятий и научных исследований кто-то «просто числился», а классифицировать и «увязать» между собой выполняемые некоторыми работниками действия и вовсе не представлялось возможным. К примеру, спрашиваешь у работника, чем он сейчас занимается, и получаешь в ответ: «Готовлю справку». Но на вопрос, кому он ее отдаст, слышишь: «Разве я должен кому-то отдавать эту справку? Я просто ее составляю».

Требовалось регламентировать все процессы, оптимизировать индивидуальную нагрузку и понять, для чего один работник ежедневно оформляет справки, почему второй готовит и сопровождает лабораторный практикум четыре дня в неделю по пять пар, третий работник — в статусе «неприкасаемого» и сам определяет наличие или отсутствие необходимости появляться на работе. И все это — в условиях практически равной зарплаты.

Отчетность стала платформой для начала оптимизации многих процессов. Был определен основной функционал УВП, упразднены неопределенные «трудовые обязанности» работников, определены критерии оценки эффективности труда и его справедливой оплаты. Произошла оптимизация штатной численности каждой лаборатории с учетом «доли участия» и желания работать именно по обеспечению и сопровождению учебного процесса. Изменилась система управления: произошел переход подчиненности УВП от заведующих кафедрами к заведующим лабораториями и заведующему отделом ЦСОПиНИ по направлению химия.

За этот год логично и безболезненно произошел переход от исторически сложившейся модели работы «как есть» к модели «как должно быть», уже основанной на «хотелках» профессорско-преподавательского состава института химии. А с нового 2015/2016 учебного года утвержден принципиально новый регламент работы учебно-вспомогательного персонала.

Как отнеслись к новой схеме сами работники УВП, профессура, заведующие кафедрами?

Любые проекты по оптимизации процессов, всегда встречают серьезное сопротивление. Самым сложным было требование представлять отчеты — с последующим «разбором» и принятием «непопулярных решений» о значимости тех или иных работ. Кроме того, происходило исключение дублирующих функций, увеличение нагрузки «заслуженным старожилам и просто хорошим людям» (или, в противном случае, вывод их из рабочего процесса). Да и новая модель управления диссонировала с «исторически сложившейся».

Профессорско-преподавательский состав и заведующие кафедрами особого сопротивления реформированию структуры работы и управления УВП не проявляли. Но возражения к изменениям были, особенно в части новых критериев премирования УВП, кадровых перестановок и распределения нагрузки на каждого работника без согласования с заведующими кафедрами.

К примеру, в весеннем семестре 2014/15 учебного года впервые была апробирована «ротация кадров», то есть прикомандирование работника одной учебной лаборатории к другой. Многими воспринималось это как неслыханная дерзость, попытка разорвать родственную связь коллективов учебных лабораторий с коллективами кафедр. Но благодаря очевидной эффективности ротации персонала было достигнуто взаимопонимание профессорско-преподавательского состава и руководства ЦСОПиНИ. Представленный на совещании заведующих кафедрами Института химии в июле 2015 года регламент работы УВП и проекты должностных инструкций УВП, разработанные с учетом пожеланий заведующих кафедрами и преподавателей, были восприняты с одобрением. В этом учебном году мы вышли на новый уровень: в две лаборатории прикомандированы 4 работника других учебных лабораторий и даже инженер ЦСОПиНИ по направлению геология и почвоведение.

Как убеждали?

В первую очередь, надо было убедить саму себя: не отступать от цели в агрессивной среде. Особо хочется отметить, что со временем для УВП по направлению химия так называемые «присутственные часы» стали перерастать в «присутственные дни», потом сотрудники стали приходить на работу каждый день, пусть и на несколько часов. А теперь? Теперь мы работаем каждый день, и я могу уверенно позвонить своим сотрудникам в 10 или даже 9:30 утра с просьбой подойти через 5–10 минут! Заметьте — в любой день рабочей недели!

Когда был самый сложный период введения новой схемы?

Самый сложный период был на переходе от модели «как есть» к новой модели работы «как надо». Требовалось определить возможности, вовлеченность, желание или нежелание работать каждого сотрудника, проанализировать и спрогнозировать необходимую численность работников с учетом нагрузки по семестрам в условиях расширения обязанностей и зоны ответственности УВП. Очень острый момент: не просто определить уровень справедливой заработной платы, а реализовать этот крайне важный инструмент мотивации персонала.

Как вы оцениваете результаты эксперимента?

Лучшим, на мой взгляд, показателем изменений является перемена в отношении к работе. Вынужденную приверженность сменила сознательная приверженность — к организации, к общему делу, к своим обязанностям. Сотрудники готовы работать, причем работать много и на результат.

Заметьте, оптимизация процессов, регламентирование и утверждение новых схем работы не является панацеей в достижении стратегических целей развития организации (подразделения). Успех любого проекта зависит от персонального и коллективного вклада всех участников процесса. В рамках пилотного проекта, безусловно, успех — это обновленный учебно-вспомогательный персонал лабораторий ЦСОПиНИ по направлению химия, заинтересованный в реализации проекта, осознающий важность своего вклада в достижение показателей. Важна сопричастность работников к результатам и ответственности за конечный результат, их готовность к сотрудничеству, а не приспособление и формальный подход к своим обязанностям.

Резюмировать хочется аллегорией: «Сегодня у нас есть водители с правами категории А, В или С, кто-то сдает на права категории Д. Да и путевой лист можно выписывать на самый неожиданный и незапланированный маршрут — в полной уверенности за безопасность и комфорт пассажиров».

«Сегодня новая схема работы УВП позитивно воспринята коллективом института химии и вполне успешно работает, — отметил начальник главного управления по организации работы с персоналом В. В. Еремеев. — Реализуются все нововведения:

• заявки от преподавателей своевременно подаются и выполняются
• работа УВП планируется по расписанию: если в расписании указана дисциплина, то назначается и лаборант
• налажен учет мнения преподавателей
• персональные кадровые предложения научно-педагогических работников начальнику ЦСОПиНИ регулярно поступают, по возможности такие предложения учитываются, поскольку носят, как правило, конструктивный характер

Введено четкое определение должностных обязанностей УВП, четкое разграничение академических и административно-управленческих полномочий: административные полномочия закреплены только за начальником ЦСОПиНИ, а академические полномочия возложены на научно-педагогических работников».