Как сберечь движимое имущество СПбГУ?

В СПбГУ впервые утверждены «Основные правила работы для материально ответственных лиц», которые учитывают опыт инвентаризаций прошлых лет и которые, как планируется, повысят эффективность текущей работы материально ответственных лиц.

Они разработаны на основе анализа проблем учета и обеспечения сохранности университетского имущества, в том числе портативной техники, предметов декоративно-прикладного искусства, библиотечных книг и др.

Куда «уплыли» лодки?

В 2012 году мировой судья Лоухского района Республики Карелия А. В. Никитина приняла решение о том, что собственником плавательных средств, находящихся на острове Средний Белого моря, является ассистент кафедры океанологии СПбГУ Р. Е. Смагин (а не Университет!). Решение, как оказалось, не заочное — значит, на суде должен был присутствовать представитель Университета. Но никакой повестки из суда в Университет тогда не приходило.

И об этом уникальном решении мирового судьи в Университете стало известно лишь в 2014 году. В процессе инвентаризации имущества СПбГУ (в частности на острове Средний Белого моря) членами комиссии среди прочих бумаг было обнаружено решение мирового судьи Лоухского района Республики Карелия 2012 года.

Из материалов дела, с которыми удалось ознакомиться заместителю начальника Юридического управления СПбГУ, следует, что в 2012 году состоялось заседание кафедры океанологии СПбГУ под председательством заведующего кафедрой В. В. Ионова, на котором было принято решение о передаче права собственности на плавательные средства, находящиеся на острове Средний, ассистенту Р. Е. Смагину как материально ответственному лицу. И который «владел» ими несколько лет. Это незаконное решение (коллектив кафедры не имеет права распоряжаться имуществом Университета) имеется в материалах дела.

Ответчиком по делу была указана кафедра океанологии СПбГУ (хотя понятно, что ответчиком может быть только сам Университет). Повестка из суда пришла по факсу на кафедру океанологии. Мировой судья «уведомил кафедру» об иске и о дате рассмотрения иска в суде. В материалах дела имеется отметка о том, что ответчик (то есть кафедра!) с иском согласен и просит рассмотреть дело в его отсутствие. Мировой судья удовлетворил исковое заявление Р. Е. Смагина и принял решение о том, что собственником плавательных средств является Р. Е. Смагин, работавший тогда в Университете ассистентом. И о том незаконном решении коллектива кафедры океанологии руководству Университета не сообщили, хотя наверняка об этом знали многие.

Что же делать? Приходилось доказывать очевидное: что собственником плавательных средств, находящихся на острове Средний, по-прежнему является Российская Федерация (!), а Университету переданы права на оперативное управление этим имуществом. Это было непросто, поскольку решение суда уже вступило в законную силу, прошли сроки обжалования этого решения суда (на тот момент прошло уже три года со дня вынесения решения судьи!). Университет, прежде всего, подал ходатайство о восстановлении срока для подачи апелляционной жалобы.

Решение Лоухского мирового суда (решение суда) было отменено. Рассмотрение дела было перенесено в Василеостровский районный суд. В итоге Р. Е. Смагин отозвал свое исковое заявление. После долгих судебных разбирательств в оперативное управление Университета были возвращены плавательные средства, находящиеся на острове Средний. В ходе инвентаризации были обнаружены и другие маломерные суда, «оформленные» на сотрудников Морской биологической станции СПбГУ — они тоже возвращены Университету («Об имуществе Университета»: Материалы ректорского совещания от 29.06.2015, «Об имуществе Университета»: Материалы ректорского совещания от 09.11.2015; «Катера и лодки "приплыли" в Университет»: Материалы ректорского совещания от 11.07.2016).

Причины недостач

История с лодками — один из ярких примеров того, насколько сложно возвращать утерянное имущество. Но, как оказалось, непросто и получить информацию о пропажах и недостачах.

Как известно, первая за многие десятилетия масштабная плановая инвентаризация имущества была проведена в Университете в 2012 году. Именно по итогам этой инвентаризации были обнаружены случаи, когда имущество числилось в недостачах уже более десяти лет, то есть недостача была установлена, например, еще в 2001 году. При этом информация о фактах хищений, как правило, не доводилась до сотрудников, подчиненных заместителю ректора по безопасности. Интересно, что в отдельных случаях не по инициативе администрации Университета, а по инициативе конкретных сотрудников СПбГУ предпринимались попытки самостоятельно подать заявление в правоохранительные органы. Но такая активность сотрудников, которые в силу своих должностных обязанностей не были уполномочены на совершение подобных действий, служила основанием для отказа в возбуждении уголовного дела, и Университет утрачивал возможность своевременно защитить свои имущественные интересы.

Причины массовых недостач разнообразны. Например, портативная техника (именно это имущество является основным видом недостачи) «исчезала» из Университета:

  • после переездов или перемещения (временного и / или постоянного) сотрудников из одного здания / помещения в другое, например, в связи с проведением ремонта
  • после увольнения сотрудника, в пользование которому имущество было предоставлено
  • в результате хищений
  • в результате приемки без замечаний по контракту товара ненадлежащего качества с последующим его возвратом (при этом возврат товара довольно часто не сопровождался возвратом денежных средств, уплаченных за этот товар Университетом)

Безалаберность при увольнении работников объясняется просто — долгие годы в Университете не было установлено простое правило: сотрудники управления кадров обязательно должны информировать материально ответственных лиц о факте перевода или увольнения каждого сотрудника Университета, в пользовании которого могло находиться движимое имущество. В соответствии с нормами законодательства такое правило должно было действовать в Университете и в прошлом, и в позапрошлом веке. Почему требование закона не было исполнено, неизвестно. Но можно точно сказать, что невыполнение в течение многих лет этого требования федерального законодательства повлекло причинение многомиллионного ущерба Университету, а следовательно — и Российской Федерации (более подробно о реализованной в СПбГУ идее «виртуального обходного листа»: Материалы ректорского совещания от 20.03.2017).

Заметим, что в то же самое время жёстко соблюдалось правило обходного листа при отчислении обучающегося или окончании обучающимся Университета: выпускник или отчисленный из СПбГУ ранее не мог получить диплом об окончании Университета и / или, соответственно, аттестат об окончании школы без предъявления обходного листа (практика обходного листа была отменена в связи с прямым предписанием законодательства позже того периода, на который приходятся выявленные в 2012 году недостачи).

Пропажа редких книг

Если говорить о хищениях, можно вспомнить историю с учетом редких книг. По результатам проводимых в Университете по инициативе Н. М. Кропачева с 2007 года и по настоящее время многочисленных проверок в области обеспечения сохранности библиотечных фондов и соблюдения установленных законодательством требований в указанной области было выявлено значительное число допущенных в период 1990–2007 годов нарушений в области учета и контроля за использованием библиотечных фондов СПбГУ, которые создали предпосылки для хищений и уничтожения ценнейших библиотечных ресурсов.

В связи с этим можно вспомнить следующие наиболее значимые факты.

  1. В первой половине 1990-х годов представители одной общественной организации на встрече с ректором заявили о том, что эта организация является правопреемницей Санкт-Петербургского императорского общества естествоиспытателей. В результате прежним руководством Университета без каких-либо реальных правовых оснований (то есть незаконно) этой организации разрешено было забрать из библиотеки (без какого-либо юридического оформления) «свои» книги — книжное собрание, относящееся к специализированному фонду Научной библиотеки имени М. Горького, обозначенное как «Библиотека общества естествоиспытателей» и включающее в себя несколько десятков тысяч российских и иностранных изданий, выпущенных в основном до середины XX века. В конце 2010 года по требованию ректора СПбГУ Н. М. Кропачева эти фонды были возвращены Университету. Но возвращено и поставлено на учет только 33 246 книг. Между тем, согласно данным инвентарных книг, в «Библиотеке общества естествоиспытателей» числилось более 43 тысяч книг. Работа по выявлению, видимо, погибших или украденных книг продолжается (Нам удалось остановить беспредел, п. 1).
  2. По решению прежнего руководства СПбГУ в 2001–2002 годах на университетский склад в Петродворцовом учебно-научном комплексе СПбГУ по адресу: Петергоф, ул. Астрономическая, д. 6, корп. 1 было вывезено несколько сотен тысяч книг в строительных мешках. В результате внутренней проверки установлено, что учет этих изданий осуществлялся лишь количественно, без перечисления конкретных изданий (Нам удалось остановить беспредел, п. 4).
  3. В 1999 году в целях повышения эффективности использования помещений на основании Приказа ректора от 21.10.1999 № 809/1 библиотека филологического факультета (объем фонда на 01.01.1999 составлял 411 977 экземпляров) была переведена из здания на 1-ой линии, д. 26 в один из корпусов по адресу: Университетская наб., д. 7–9о (здание Жё-де-пом), в полуподвальное помещение и небольшое помещение на втором этаже. Предоставленная площадь была в два раза меньше необходимой для размещения фонда указанного объема и не была приспособлена под библиотеку, а перемещение книг осуществлялось в срочном порядке, в результате оказался невозможен надлежащий контроль за состоянием фонда (120 тысяч книг и журналов, включая издания XIX века) библиотечными работниками, что стало одной из причин утраты значительного количества книг (Нам удалось остановить беспредел, п. 5, Лечебница для книг, материалы ректорских совещаний от 13.06.2017, п. 11, от 25.07.2017, п. 5).
  4. В помещениях здания СПбГУ по адресу: 10-я линия, д. 33–35 с начала XX века размещается фонд библиотеки бывших Высших женских (Бестужевских) курсов, а также фонд депозитарного хранения Научной библиотеки имени М. Горького (всего около 50 тысяч изданий XIX–XX веков). В 2008 году в ходе очередной проверки сохранности фондов (размещавшихся в помещениях, подвергшихся затоплению) было установлено, что книги хранятся без обеспечения необходимого режима безопасности, надлежащий контроль за доступом к фондам не обеспечен, в помещениях происходили кражи (Нам удалось остановить беспредел, п. 2).

О других хищениях — в материалах ректорского совещания от 24.10.2016.

Правила для материально ответственных лиц

В целях сокращения случаев недостач, быстрого выявления таких фактов, взыскания ущерба и наказания виновных лиц по поручению первого проректора по экономике Приказом начальника ГУЭМТБ № 5208/1 от 18.05.2017 были утверждены «Основные правила работы для материально ответственных лиц», которые учитывают опыт инвентаризаций прошлых лет и которые, как планируется, повысят эффективность текущей работы материально ответственных лиц.

Локальный акт с таким содержанием издается в Университете впервые. Правила охватывают 650 сотрудников из числа материально ответственных лиц, в подотчете которых находится около 5,4 млн единиц основных средств на общую сумму 48 450 960 619,8 рублей, из них:

  • транспортные средства — на сумму 153 432 400,1 рублей
  • библиотечный фонд — 4 954 377 единиц на сумму 335 204 257,61 рублей
  • оборудование — 84 882 единицы на сумму 10 089 600 521,73 рублей

В качестве инструмента для учета имущества на базе программы 1С внедрен модуль: «1С Оперативный учет МОЛ», в котором материально ответственные лица ведут аналитический учет, вносят информацию о местах размещения, номерах помещений. Для комендантов разработаны ежемесячные критерии оценки деятельности, связанной с материальной ответственностью, в зависимости от качества выполняемых обязанностей по учету и обеспечению сохранности закрепленного имущества.

Наконец, приняты системные меры по учету предметов декоративно-прикладного искусства (ДПИ), находящихся на учете в КГИОП, а также учебно-научных коллекций СПбГУ. ДПИ и коллекции закреплены за материально ответственными лицами и ежегодно инвентаризируются в период проведения плановой инвентаризации.

Касается всех

Исполнение материально ответственными лицами обязанностей, возложенных на них в соответствии с утвержденными правилами, затрагивает всех универсантов, а именно:

  1. При обнаружении признаков хищения имущества любому сотруднику необходимо сообщить об этом материально ответственному лицу (как правило, им является комендант здания).
  2. При обнаружении признаков неисправности охранной сигнализации, дверного замка, оконного затвора необходимо сообщить об этом материально ответственному лицу.
  3. Материально ответственные лица обязаны не реже двух раз в год совершать проверку фактического наличия закрепленного имущества. В этой связи была высказана просьба к универсантам: с понимаем относиться к требованию материально ответственных лиц предъявить планшет, ноутбук, выданный на время исполнения служебных обязанностей, или оформить сохранную расписку (если она не была оформлена ранее).
  4. В трудовых договорах / дополнительных соглашениях с работниками, заключаемых с 2015 года, предусматривается обязанность самовольно не перемещать стационарно установленное в кабинетах имущество, без предварительного уведомления материально ответственных лиц.

Издан приказ № 9440/1 от 28.09.2017 «Об утверждении и введении в действие Положения о порядке действий работников СПбГУ при недостаче имущества в результате хищений». Также на портале Университета размещено Информационное письмо для сотрудников СПбГУ с приложением формы уведомления, которым сотрудники информируют комендантов о вносе личного имущества, а также имущества, приобретенного за счет средств гранта (если средства гранта ранее были перечислены на банковскую карту грантодержателя для самостоятельного приобретения имущества, без участия Университета).

Напоминаем также, что сотрудник СПбГУ может передать свои личные книги в библиотеку Университета для хранения и временного использования (Материалы ректорского совещания от 26.06.2017).