Голосование теперь может быть и заочным

Действия отдельных членов Ученого совета, покинувших актовый зал до окончания заседания, сделали невозможным утверждение протоколов счетной комиссии, завершение важнейших процедур, касающихся десятков универсантов, и, в частности, поставили под угрозу участие членов коллектива СПбГУ в выборах в члены РАН, поскольку последний срок подачи документов для участия в этих выборах истекал через несколько дней. Что было делать? Собирать Ученый совет заново? Ректор принял решение: провести заочное голосование путем опроса членов Ученого совета. (Итоги заседания Ученого совета СПбГУ 30 мая 2016 года, раздел «Заочное голосование»)

В заочном голосовании 31 мая приняли участие 92 члена Ученого совета из 96, зарегистрированных на заседании 30 мая. Все протоколы счетной комиссии (рекомендаций 36 научно-педагогических работников СПбГУ в члены РАН, присвоения 5 ученых званий, выборов 14 заведующих кафедрами, а также конкурсного отбора на 312 должностей НПР) были утверждены. А в октябре 2016 года были избраны новые члены Российской академии наук, и среди них — 11 универсантов. (Итоги заседания Ученого совета СПбГУ 31 октября 2016 года)

Недавно заочное голосование было проведено трижды за месяц: 7 октября, 21 октября и 3 ноября. Профессор Т. В. Черниговская была выдвинута Ученым советом СПбГУ на соискание Золотой медали РАН за выдающиеся достижения в области пропаганды научных знаний «Научные достижения России-2016» путем заочного голосования. Отвечая на вопрос, она сказала, что, если бы не успели выдвинуть, ей было бы обидно не за себя (ведь в этом конкурсе оценивается не ее научная работа), а за Университет (столько усилий коллег было бы потрачено напрасно). Заочное голосование помогло и в этот раз.

Но такая возможность появилась в нашем Университете лишь полтора года назад, а прежде ее не было.

Известно, что заседания Ученого совета СПбГУ традиционно проходят раз в месяц, обычно в последний понедельник. Повестка дня очередного заседания утверждается председателем Ученого совета СПбГУ, ректором СПбГУ Н. М. Кропачевым заранее, за 7–10 дней. Повестка дня и материалы к ней рассылаются членам Ученого совета по адресам корпоративной электронной почты и размещаются на портале СПбГУ в разделе «Ученый совет» для информирования универсантов.

Но время от времени возникает необходимость рассмотрения на заседании Ученого совета вопросов, которые были срочно инициированы извне, например, выдвижение научно-педагогических работников или обучающихся на премии, стипендии, награды и пр. «Раньше приходилось в таких ситуациях экстренно собирать внеочередное заседание Ученого совета Университета, поскольку не было других форм принятия решений — только совместное заседание в форме собрания, — объяснил заместитель председателя Ученого совета СПбГУ И. А. Горлинский. — Это порождало организационные проблемы (требовалось экстренно собрать членов Ученого совета) и отрывало универсантов от повседневной учебно-научной деятельности, ломало их индивидуальные графики».

Только в новой редакции Устава СПбГУ, принятой постановлением Правительства РФ от 16.06.2015, появились строки: «Решения по вопросам компетенции Ученого совета Санкт-Петербургского университета могут быть приняты без проведения собрания (совместного присутствия членов Ученого совета Санкт-Петербургского университета для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование) путем проведения заочного голосования (опросным путем). Такое голосование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение» (Устав СПбГУ, п. 68). Новая норма Устава принципиально изменила ситуацию и дала возможность ряд вопросов решать «путем проведения заочного голосования (опросным путем)», не собирая членов Ученого совета на внеочередное заседание, не отвлекая их от повседневных дел. За год такая возможность была использована пять раз.

В настоящее время для проведения заочного голосования опросным путем в Университете используют корпоративную электронную почту. Именно она позволяет обеспечить «аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение». Если бы в Университете не было организовано деловое общение работников с использованием корпоративной электронной почты, то не удавалось бы проводить заочное голосование.

«Общий порядок организации работы Ученого совета при использовании заочной формы голосования похож на обычный», — отметил И. А. Горлинский. Вначале председатель Ученого совета СПбГУ, ректор СПбГУ Н. М. Кропачев определяет повестку дня (вопросы, которые выносятся на заочное голосование). Эта повестка дня и материалы к ней точно так же размещаются на портале СПбГУ в разделе «Ученый совет» и рассылаются членам Ученого совета по адресам корпоративной электронной почты. Таким образом, и члены Ученого совета, и все желающие заранее узнают, какой вопрос будет вынесен на заочное голосование, могут ознакомиться с мотивацией выдвижения работника или обучающегося на премию (стипендию), с характеристиками выдвигаемой кандидатуры или иными материалами, необходимыми для информирования по вопросам повестки дня.

Затем в адрес каждого члена Ученого совета Университета по корпоративной электронной почте направляется письмо за подписью заместителя председателя Ученого совета СПбГУ И. А. Горлинского. «В первой, информационной части сообщается повестка дня (вопрос для голосования) и материалы к ней (или прямые ссылки на соответствующие материалы портала СПбГУ). Здесь же указаны сроки ответа. Далее в письме содержится опросный лист для проведения голосования в форме таблицы», — сообщил И. А. Горлинский. Обеспечена техническая возможность для голосования с помощью любой современной операционной системы (Windows, IOS, Android) и на любом устройстве (компьютере, планшете, смартфоне). Член Ученого совета имеет возможность открыть письмо и оперативно ответить на вопрос повестки дня, выбрав нужную формулировку: «за», «против» или «воздержался» (в письме направляется простая инструкция о том, куда и как вписать ответ).

В секретариате Ученого совета Университета сохраняется вся документация по каждому случаю заочного голосования: адреса корпоративной электронной почты голосовавших, письма и поступившие ответы членов Ученого совета. Подсчет результатов голосования организуется ученым секретарем Ученого совета СПбГУ А. В. Гнётовым. Они оформляются в виде специального протокола, который в течение одного рабочего дня, следующего за днем заочного голосования, размещается на портале СПбГУ в разделе «Итоги заседаний Ученого совета».

При проведении заочного голосования требования к кворуму те же, что и при очном голосовании на заседании Ученого совета: две трети от списочного состава. Когда заочное голосование проводилось в первый раз, для привлечения внимания членов Ученого совета им из секретариата Ученого совета рассылали предупредительные письма (за день–два до голосования). Как оказалось, члены Ученого совета охотно принимают участие в заочном голосовании — кворум удавалось собрать всегда. Все понимают преимущества такого способа принятия коллективного решения: в момент голосования универсант может находиться вне стен Университета, в командировке, в том числе и дальней. Единственное условие — доступ к Интернету и к электронной почте.

Инструмент заочного голосования используется и в других целях. «Например, с 27 октября по 15 ноября члены Ученого совета СПбГУ могли участвовать в формировании предварительного рейтинга работ универсантов, выдвинутых на присуждение премии «За научные труды» за 2016 год. Это был один из этапов проведения конкурса научных работ», — рассказал И. А. Горлинский. На портале СПбГУ заранее были размещены все материалы, а для членов Ученого совета Университета был организован (через логин и пароль) доступ к содержательной части конкурса — к текстам работ номинантов на премию. И 35 членов Ученого совета приняли участие в процедуре оценки представленных на конкурс работ: каждый выделил из общих списков не более 6 работ в категории «За фундаментальные достижения в науке» и не более 3 работ в категории «За вклад в науку молодых исследователей». Результаты опроса опубликованы на портале СПбГУ.

Это первые шаги в реализации новых возможностей. Но ответы по корпоративной электронной почте — не единственная возможная технология. В Университете развивается, например, система Blackboard. Также есть опросные технологии, применяемые социологами ресурсного центра социологических и интернет-исследований. Но заочное голосование вряд ли когда-нибудь сможет полностью заменить голосование очное. Есть вопросы, которые требуют живого обсуждения на заседании и тайного голосования, например, вопросы конкурсного отбора на должности научно-педагогических работников, вопросы выборов заведующих кафедрами или деканов, вопросы присвоения ученых званий и др.

При необходимости процедуру заочного голосования могут использовать также ученые советы институтов и факультетов СПбГУ. Но пока таких случаев в Университете не было. А проводится ли такое голосование в других вузах? «В Высшей школе экономики иногда проводится, — ответил И. А. Горлинский. — Но в отличие от нашего Университета в ВШЭ протоколы с результатами заочного голосования утверждают на заседаниях ученого совета института. Такой нормы, как в п. 68 Устава СПбГУ, у них нет. И поэтому они теряют в оперативности принятия решений».