Электронные сервисы СПбГУ в образовательной деятельности: прошлое и настоящее

Прилежный студент Университета имеет возможность увидеть изменения в своем завтрашнем расписании занятий вечером перед очередным учебным днем, а студент безалаберный — прямо утром, когда он выбегает из подъезда и вскакивает в отходящий автобус. Каждый может увидеть их на сайте электронного расписания, хоть с планшета, хоть со смартфона.

А еще недавно, несколько лет назад, и тот, и другой могли изучить расписание только на стене «около деканата» (и переписать себе в тетрадь), а об изменениях занятий — узнать из разноцветных записок, прикрепленных к доске объявлений. Списки профессоров и доцентов, распределение студентов по учебным группам и потокам, перечень учебных дисциплин, педагогическая нагрузка преподавателей — вся эта информация собиралась в разных кабинетах, и те, кто ею владел, неохотно делились «своими» сведениями. О свободных аудиториях в соседнем здании можно было узнать с большим трудом, а о том, чтобы провести там свои занятия — и речи не было.

О развитии электронных сервисов, о существенных изменениях, происходящих в развитии информационных технологий в образовательной деятельности Университета в последние годы, и о том, в каком состоянии они были прежде, рассказывают первый проректор по учебной, внеучебной и учебно-методической работе Е. Г. Бабелюк и сотрудники Управления-службы информационных технологий П. А. Карпенко и С. Ю. Севрюков.

Екатерина Геннадьевна, а как было раньше? Как Университет жил без единых электронных сервисов?

Конкретные электронные сервисы в образовательных отношениях представляют собой электронную форму реализации конкретного нормативно закрепленного правила взаимодействия участников образовательных отношений: абитуриента — вуза, студента — вуза, студента — преподавателя, преподавателя — вуза. Поэтому каждый конкретный электронный сервис может появиться только при наличии четко прописанного правила, то есть при наличии соответствующих единых норм, регламентирующих права и обязанности участников образовательных правоотношений. Следует отметить, что этих единых правил в Университете долгое время, к сожалению, не было. Несмотря на то, что законодательством об образовании регулирование огромного числа вопросов, связанных с организацией учебного процесса, было передано в компетенцию образовательных организаций, по сути, с 1991 года в Университете не было единых правил обучения студентов СПбГУ.

Часть 1 и часть 2 статьи 32 Закона РФ от 10 июля 1992 года № 3266–1 «Об образовании» закрепляли нормы о самостоятельности образовательного учреждения в осуществлении образовательного процесса и устанавливали, что разработка и принятие правил внутреннего распорядка образовательного учреждения, иных локальных актов относятся к компетенции образовательной организации.

До 1991 года в нашем Университете, как и во всех других вузах СССР, действовали общие для всех вузов страны правила обучения, которые устанавливались вышестоящими органами. В начале 1990-х годов существенным образом изменилось законодательство: и вузы, и абитуриенты, и студенты получили куда больше свободы и самостоятельности в регулировании своих взаимоотношений в образовательной сфере. В частности, абитуриенты и студенты получили новые права: в случае не поступления на бюджетные места было предоставлено право обучения на платной основе, право перевода с платной основы обучения на бюджетную, было закреплено право на зачет периодов обучения в других (в том числе иностранных) вузах, право на параллельное обучение в двух вузах или в одном вузе на двух образовательных программах, право на получение на платной основе второго высшего образования и ряд других прав. Реализация этих прав зависела от того, насколько руководители конкретных вузов были готовы (способны) эффективно урегулировать все эти вопросы в локальных актах вузов. В частности, именно для этого вузам была предоставлена куда большая, чем в советские времена, свобода в решении академических вопросов, а руководителям вузов куда большие, чем в советские времена, права в решении всех новых жизненно важных для абитуриентов, студентов и сотрудников вузов вопросов. Именно тогда во исполнение требований законодательства и должны были быть приняты общие для всего Университета правила обучения студентов. Этого, однако, сделано не было.

Какое-то время в Университете фактически продолжали действовать старые советские правила, но в них не были решены (не были урегулированы) такие вопросы, как, например, порядок направления в иностранный вуз на включенное обучение и порядок зачета периодов обучения в иностранном вузе, порядок перевода с платной основы обучения на бюджетную, порядок оплаты обучения (отсрочки / рассрочки оплаты обучения) и ряд других важных вопросов, напрямую затрагивающих (определяющих) права и обязанности участников образовательных правоотношений. Закон наделял студентов соответствующими правами и требовал от руководителей вузов, чтобы они самостоятельно урегулировали эти вопросы в локальных нормативных актах вуза. Во многих вузах эти правила появились еще в начале 1990-х годов. Что помешало выполнить в полном объеме это требование законодательства в нашем Университете, сейчас трудно сказать. Что это было — уровень квалификации, отсутствие смелости взять ответственность на себя или что-то другое? А вот студенты хотели воспользоваться новыми возможностями, которые им предоставлял закон.

Например, тысячи выпускников различных вузов страны хотели получить в СПбГУ второе высшее образование: юридическое, экономическое, филологическое и др. Абитуриенты, не поступившие в СПбГУ на бюджетную основу обучения, готовы были учиться в СПбГУ за собственный счет, а в случае поступления хотели иметь возможность отсрочки или рассрочки внесения платежа. Хотели иметь право перевестись на бюджетную основу обучения. Обучающиеся на платной основе хотели четко понимать содержание образовательной программы, кто будет их учить, где будет происходить обучение, кто утверждает программу курса, где можно ознакомиться с вопросами к экзаменам и зачетам, каков порядок пересдачи экзамена и зачета, можно ли пересдать положительную оценку, каковы правила начисления повышенной стипендии, каковы правила апелляции оценки, кто и как утверждает тему курсовой работы, выпускной работы, кто и как утверждает состав государственной аттестационной комиссии. Студенты хотели четко представлять расписание занятий и промежуточной аттестации. Частные и государственные предприятия готовы были платить за обучение на основных и дополнительных образовательных программах СПбГУ своих сотрудников. Абитуриенты из разных регионов России и из других стран готовы были оплачивать обучение на подготовительных курсах.

В это же время руководители структурных подразделений Университета стали настойчиво просить, а то и требовать от руководства Университета решить, по крайней мере, главные из этих вопросов на общеуниверситетском уровне. В этой ситуации надо было собраться с духом и принять правила, необходимые для реализации предусмотренных законом прав и свобод студентов, абитуриентов и преподавателей. Вместо этого ответственность была передана другим. В 1991 году в Университете началась выдача генеральных доверенностей отдельным сотрудникам Университета. Генеральная доверенность — это передача полномочий в первую очередь на совершение гражданско-правовых и финансовых действий от ректора Университета иным должностным лицам Университета. Сначала доверенности получили только деканы специальных факультетов (филологического факультета, экономического факультета, юридического факультета, факультета психологии), а через некоторое время таких генеральных доверенностей было выдано уже более ста. И на основе этих генеральных доверенностей сотрудники Университета (директора разных центров, руководители различных программ, деканы специальных факультетов, деканы факультетов) стали самостоятельно решать образовательные вопросы, на основании доверенности ректора создавать частные правила университетской жизни.

Должность первого проректора по учебной, внеучебной и учебно-методической работе была введена в конце 2015 года. Е. Г. Бабелюк ранее занимала должность проректора по учебной работе (с 1 марта 2011 по 16 декабря 2015 года). До нее должность проректора по учебной работе занимали: Николай Владимирович Каледин — с 10 сентября 2008 по 28 февраля 2011 года; Илья Александрович Дементьев — с 18 октября 2004 по 9 сентября 2008; Людмила Петровна Громова — с 4 июня 2002 по 4 ноября 2002 года в должности проректора по учебной работе — начальника учебно-методического управлении и с 5ноября 2002 по 17 октября 2004 года в должности проректора по учебной работе; Игорь Васильевич Мурин — с 1 октября 1996 по 28 февраля 2000 года (с 1 марта 2000 по 31 мая 2002 года — в должности первого проректора — проректора по учебной работе); Рудольф Алексеевич Янсон — с 1994 по 1996 год; Андрей Алексеевич Жуков — с 1989 по 1993 год; Людмила Алексеевна Вербицкая — с 1984 по 1993 год (в том числе в должности первого проректора).

Поскольку доверенности выдавались конкретным сотрудникам, то и правила начали создавать именно конкретные сотрудники, а вовсе не коллективы специальных факультетов, центров, институтов, колледжей, факультетов. Так в Университете стали появляться разнообразные правила жизни отдельных частей одного большого Университета. В результате в Университете, несмотря на требование законодательства, действовали сразу несколько правил пересдачи экзаменов и зачетов, правил оплаты обучения (рассрочки / отсрочки оплаты обучения), правил утверждения тем выпускных квалификационных работ, правил утверждения программ учебных курсов, правил записи на написание курсовой работы и выпускной квалификационной работы, правил предоставления индивидуального учебного плана, индивидуального графика обучения.

Большая часть правил, регулирующих жизнь студентов, абитуриентов, преподавателей, была неписаная (и это в конце XX века).

Различие в предоставляемых студентам правах может быть наглядно продемонстрировано хотя бы на примере количества попыток пересдачи зачетов и экзаменов. Так, студенты бюджетной основы обучения могли пересдавать зачеты и экзамены только два раза, после второй неудачной попытки пересдачи следовало отчисление из Университета. А студенты платной основы обучения, осваивающие, например, программы в области экономики, юриспруденции, филологии, могли пересдавать зачеты и экзамены фактически неограниченное количество раз. Через какое-то время это правило в разных частях Университета стало еще более дифференцированным. При этом студенты, обучающиеся на платной основе обучения по программам в области менеджмента, имели вообще только одну попытку пересдачи. А ведь все они являлись студентами Университета и в соответствии с законом должны были обладать равными правами.

В такой ситуации создать общие для всего Университета электронные сервисы было просто невозможно. Для того чтобы начать процесс создания электронных сервисов, надо было сначала создать общеуниверситетские правила взаимоотношений абитуриента и вуза, студента и вуза, преподавателя и вуза. Прошу заметить особенность университетской терминологии того периода. Термины «университетские правила» (помещения, книги, общежития, автомобили, финансовые средства, долговые обязательства и т. п.) и «общеуниверситетские правила» имели различный смысл. Подробнее об этой части новой истории Университета мы расскажем в отдельном материале, а сейчас вернемся к вопросу об электронных сервисах.

Естественно, электронные сервисы стали появляться в тех частях Университета, которые первыми попали в конкурентную среду. Руководителям этих, в то время по сути самостоятельных, частей распавшегося на части Университета надо было активно бороться с конкурентами за сильных абитуриентов, за сильных студентов, за хороших преподавателей, а для этого надо было создавать соответствующие условия: электронное расписание, электронную библиотеку, четкие правила перевода с платной основы обучения на бюджетную. К 2008 году по решению некоторых деканов в учебных управлениях, работники которых юридически и фактически подчинялись деканам факультетов, были созданы свои электронные системы учета обучающихся и преподавателей, составления учебных планов, расписания занятий. Например, декан юридического факультета еще в 1998 году организовал разработку собственной системы электронного расписания для «своего» учебного управления, в которую интегрировали учебные планы, распределение педагогических нагрузок и базу данных о студентах. Декан экономического факультета и некоторые другие деканы купили ИС «Студент» у группы разработчиков — наших математиков. То есть внутри Университета в те годы единая и принадлежащая всему Университету собственность (в данном случае — интеллектуальная собственность на программный продукт) стала «приватизироваться». Деканы, как тогда говорили, «бедных» факультетов вынуждены были организовывать работу своих подчиненных в ручном режиме, вели учет обучающихся в ручном режиме.

В результате в Университете существовало около 20 информационных систем, никак не связанных между собой, и, что показательно, в ректорате использовалась своя автономная система. В результате к 2008 году в Университете никто не знал точно, сколько в Университете образовательных программ, сколько обучающихся, преподавателей, зданий, аудиторий, книг, оборудования и даже не знал, сколько и кому выдано генеральных доверенностей.

С чего вы начали?

Первую подсистему — «Прием» — запустили в 2008 году. Вторую — «Выпуск» — в 2010 году, когда впервые готовили выдачу выпускникам дипломов СПбГУ собственного образца (закон «о двух университетах» предоставил такую возможность СПбГУ и МГУ). А параллельно, в 2009 году, начали создавать ИС «Обучение», концепция которой предполагала функционирование взаимосвязанных подсистем «Прием», «Электронное расписание», «Дисциплины», «Учебные планы», «Педагогическая нагрузка», «Выпуск». Актуальная задача: синхронизировать ИС «Обучение» с другими информационными системами, действующими в Университете (SAP, 1С, Blackboard, библиотечной системой, системой контроля и управления доступом СКУД), чтобы сделать возможным обмен данными между ними. К 2016 году подсистемы «Прием», «Электронное расписание» и «Выпуск», сопровождающие учебную работу в СПбГУ, доказали свою эффективность. Электронное расписание позволяет систематизировать и внеучебную работу, поскольку дает возможность учитывать весь аудиторный фонд Университета и все мероприятия — научные, спортивные, культурно-массовые.

Почему нельзя было купить такую информационную систему у внешних разработчиков (в Университете, например, используют систему SAP или 1С)?

Все модули единой информационной системы созданы сотрудниками СПбГУ с учетом специфики Университета. Но прежде были проанализированы готовые продукты. И оказалось, что другие системы не могут решить задачи, стоящие перед Университетом.

Отдел информационного сопровождения учебной деятельности был создан в структуре управления — аппарата проректора по учебной работе по предложению Е. Г. Бабелюк в 2010 году. Перед сотрудниками была поставлена задача информационного сопровождения и обеспечения учебной деятельности всего Университета. До этого данные вопросы решались сотрудниками, которых определяли деканы факультетов, централизованные службы Университета в принципе не занимались этими вопросами.

Например, бухгалтерская информационная система «1С Бухгалтерия» строится на четких правилах ведения бухучета и налогообложения, зафиксированных в Налоговом кодексе и других нормативных документах. Программное обеспечение SAP базируется на нормах Трудового кодекса и указаниях Минтруда. А в образовательном процессе очень важна специфика каждого вуза. Все другие информационные системы созданы под федеральные образовательные стандарты и не могут учесть собственные стандарты, по которым живет СПбГУ (наше конкурентное преимущество). Они предлагают шаблонные решения. И подгонять деятельность Университета под чужую бизнес-логику — значит, убивать самобытность университетских научных и образовательных школ. А как показывает практика информатизации, в учебных процессах нередко дешевле и эффективнее создать программный продукт с нуля, чем переделывать чужое.

Кроме того, Университет ведет обучение по всему спектру образовательных программ: общего среднего и среднего профессионального образования, всех уровней высшего образования (бакалавриат и специалитет, магистратура, аспирантура), дополнительные образовательные программы. Другие крупные вузы создают свои программные продукты для каких-то отдельных уровней. Но аналога для ИС «Обучение», создаваемой в СПбГУ, на российском рынке нет.

Важно еще и то, что все публичные сервисы отдельных подсистем в ИС «Обучение» — мультиязычные. Уже сейчас простым переключением кнопок можно увидеть русскую и английскую версии «Электронного расписания» или «Личного кабинета».

Для примера познакомимся с несколькими электронными сервисами в образовательной сфере.

Электронное расписание

За многие годы мы привыкли: расписание занятий висело на доске объявлений «около деканата». Для студентов было неудобно то, что в любой момент любой преподаватель мог прийти и заклеить в расписании одно свое занятие и написать другое (или перенести его на другое время). И зачастую эти изменения в расписании были несогласованными. А студенты не могли оперативно об этом узнать и «знакомились» с внезапными изменениями в расписании только когда приезжали в Университет. Официальные же изменения в расписании производились раньше с большим трудом, проходили согласование во многих инстанциях. Для преподавателя было неудобно то, что приходилось созваниваться с диспетчером, чтобы узнавать об изменениях своего расписания.

И до сих пор еще под электронным расписанием часто понимают просто текст расписания занятий, который размещен в Интернете (а не на доске объявлений). Но на самом деле электронное расписание — это куда более сложный управленческий инструмент, с помощью которого можно решать много задач:

  • эффективное использование аудиторного фонда
  • эффективное использование мультимедийного оборудования СПбГУ
  • ознакомление студентов и преподавателей с расписанием и его изменениями через Интернет
  • учет выполнения учебного плана
  • эффективное использование помещений для проведения внеучебных мероприятий

Задача — создать электронное расписание по всем образовательным программам СПбГУ (она была поставлена в 2011 году) — далеко не из легких. Всего в Университете 773 основных образовательных программы, по ним обучаются свыше 23 тысяч студентов, с ними работают более 5 тысяч преподавателей, занятия ведутся более чем в 110 зданиях.

Заместитель начальника управления — начальник службы разработки и эксплуатации систем обеспечения учебного процесса П. А. Карпенко продемонстрировал на экране компьютера, как работает сотрудник отдела планирования учебных занятий и аттестаций Учебного управления, составляя электронное расписание занятий. Слева есть список лекций, семинаров, лабораторных работ. При «вписывании» занятия в график какого-то дня система показывает возможные аудитории для обозначенной группы студентов (сотрудник выбирает одну из них). Показывает система и возникающие конфликты расписания: например, два разных занятия в одно время у одного преподавателя.

Но для того чтобы расписание создать, необходима структурированная информация — о студентах, преподавателях, дисциплинах, аудиториях. На первом этапе эти данные вносились в систему Университета вручную. А теперь проще: система электронного расписания интегрирована с информационными системами, уже используемыми в Университете. Сведения о профессорско-преподавательском составе берут из SAP, о студентах — из подсистемы «Обучающиеся», об учебных дисциплинах — из модуля «Дисциплины».

Летом 2012 года был развернут пилотный проект электронного расписания сначала на одной площадке: Средний пр., д. 41–43. В этом здании пересекаются интересы организации учебного процесса по разным образовательным программам. Перед началом весеннего семестра 2012/13 учебного года для тестирования системы «Электронное расписание» СПбГУ было составлено расписание по направлениям подготовки: «Востоковедение и африканистика», «Филология». С сентября 2014 года электронное расписание введено по всем образовательным программам СПбГУ. Для студентов и преподавателей на портале СПбГУ была открыта страница для просмотра расписаний занятий. Впервые была собрана база данных об аудиторном фонде (площади помещений, количестве посадочных мест, мультимедийном и другом оборудовании) и база данных о помещениях для внеучебных занятий (в том числе об актовых залах и спортивных сооружениях). Это позволяет эффективно использовать площади для учебных занятий и внеучебной работы, спортивной и культмассовой.

Составление электронного расписания — процесс довольно трудоемкий, особенно для начинающих. «В самом начале сотрудники отдела планирования готовили его за 2–3 месяца до начала занятий очередного семестра (например, расписание осеннего семестра начали уже в июне). Это необходимо, чтобы составить качественное расписание, чтобы были учтены интересы и преподавателей, и обучающихся, чтобы студентам не надо было тратить время на переходы из здания в здание, чтобы не было "окон" у преподавателей и так далее, — рассказал П. А. Карпенко. — А теперь сотрудник, составляющий расписание по одним образовательным программам, может легко заменить коллегу, отвечающего за другие образовательные программы. Был случай: заболел сотрудник как раз во время составления расписания, но его работу продолжил сотрудник с другого направления, быстро включился, освоил специфику нового для него направления и успел вовремя».

Сегодня электронное расписание СПбГУ единое, оно размещается только на странице Электронного расписания портала СПбГУ. Есть методические рекомендации, в которых указаны основания, по которым можно изменять расписание (командировка преподавателя, больничный лист и др.). Эти правила едины, известны всем. В настоящее время завершается работа по подготовке новой редакции методических рекомендаций на основе предложений директоров институтов, деканов факультетов, председателей учебно-методических комиссий. Электронное расписание дорабатывается по материалам опроса студентов и преподавателей на портале СПбГУ «Будущее электронного расписания» (который проводится регулярно с 2015 года), внесены изменения в методические указания и в техническое описание.

Теперь с помощью электронного расписания можно даже увидеть местоположение зданий, в которых проходят занятия, — оно интегрировано с картой Санкт-Петербурга и пригородов в сервисе «Яндекс-карты». Есть планы в дальнейшем привязать расписание к сервисам, связанным с маршрутами транспорта (тоже через «Яндекс»). И у студента, и у преподавателя появится возможность строить (при необходимости) виртуальный маршрут следования до здания, в котором будут проходить занятия или мероприятия.

Личный кабинет обучающегося

Этот сервис оказался очень востребованным среди студентов. «Вход в личный кабинет осуществляется по единой учетной записи, — объяснил начальник отдела технической поддержки по направлениям медицина, медицинские технологии, стоматология и юриспруденция УСИТ С. Ю. Севрюков. — Здесь находятся персональные данные студента (дата и место рождения, регистрация, номер и серия паспорта), академические сведения (направление обучения, образовательная программа, курс, группа, номер зачетной книжки). Обучающийся может проверить эти данные, чтобы в формируемых документах не было ошибок».

В личном кабинете есть возможности:

  • увидеть свою успеваемость за 2 последних семестра плюс текущие оценки (при этом соблюдается конфиденциальность, обеспечен персональный доступ к этим данным). По некоторым направлениями есть и ретроспективные данные об успеваемости студента за весь период обучения
  • подать заявление на матпомощь, заявление для поступления на обучение по дополнительной программе военного обучения
  • сформировать и распечатать справку об обучении (текущий статус). Эту справку (после проверки) можно заверить в учебном отделе

Разрабатываются дополнительные возможности личного кабинета. Скоро станет возможным:

  • записаться на дисциплину по выбору
  • увидеть информацию о книгах, взятых в библиотеке, и срок возврата каждой
  • также будет сервис оповещения на смартфон (например, о текущих изменениях в расписании)
  • увидеть свое расписание занятий (с учетом дисциплин по выбору), график не только зачетов и экзаменов, но и своих пересдач
  • найти нужного преподавателя (узнать его расписание)
  • узнать, что происходит в определенном здании в данный день

Уже сегодня обучающимся доступны новые возможности электронных сервисов. «В личном кабинете предоставлена возможность выбора темы дипломной работы и научного руководителя, — сообщил П. А. Карпенко. — Готов сервис поиска по текстам выпускных квалификационных работ студентов, размещенным в Репозитории СПбГУ. Здесь можно осуществлять поиск как по названиям ВКР, так и по фамилии научного руководителя и студента, по направлениям подготовки».

Личный кабинет преподавателя

Этот сервис весьма актуален, он тестируется и готовится к внедрению. Здесь, кроме личных данных, для каждого преподавателя будет организован доступ к своему расписанию лекций, семинаров, лабораторных работ, экзаменов и зачетов, а также пересдач. Преподаватель сможет заполнять и актуализировать карточки своих дисциплин, указывая необходимые для их проведения ресурсы, получаемые в ходе обучения компетенции и предлагая свою оценку трудоемкости обучения. Все эти сведения будут доступны в виде специализированных аналитических срезов, которые помогут сделать комплексную оценку.

Личный кабинет преподавателя — это ресурс, с помощью которого мы предполагаем существенным образом упростить работу преподавателя, связанную с заполнением и представлением различных форм отчетности, сократить количество бумажных форм, которые в настоящее время требуются от преподавателей, поскольку вся необходимая информация будет аккумулироваться и храниться в Личном кабинете.

С этого года в дипломах СПбГУ нанесен qr-код. В ближайшем будущем работодатели смогут проверить достоверность диплома, а также узнать о достижениях выпускника за период обучения в Университете, перейдя с помощью qr-кода на портал СПбГУ, на страницу «Информация для работодателей».

Недавно на портале СПбГУ проводился общественный опрос о перспективах развития электронных сервисов. Но, увы, участники предпочли общие рассуждения, а не представляли конкретные предложения о том, каких именно сервисов им не хватает. Электронные сервисы в СПбГУ продолжают развиваться. Предложения по совершенствованию электронных сервисов в образовательной деятельности Университета (в том числе мобильных версий, как существующих сервисов, так и проектируемых) направляйте по адресу: education@spbu.ru.