Перезагрузка: Университетская библиотека: от проблем с фондами — к электронной выдаче книг и цифровым коллекциям

Коллектив Научной библиотеки проделал большую работу с фондами библиотеки, были открыты современные читальные залы и залы электронных ресурсов. В работу библиотеки и обслуживание пользователей стали более активно внедряться передовые информационные технологии, активно проводилась электронная рекатологизация фонда, расширилось использование электронных информационных ресурсов (Памяти Наталии Геннадьевны Мацневой). Чтобы увековечить память Н. Г. Мацневой, ученый совет юридического факультета СПбГУ предложил присвоить отраслевому отделу Научной библиотеки имени М. Горького СПбГУ имя Наталии Геннадьевны. Ректор поддержал это предложение (Приказ № 608/1 от 30.01.2023).

Путин назвал Россию одним из лидеров по темпам роста оказания электронных услуг

Это интервью с Наталией Геннадьевной было проведено несколько месяцев назад. Мы публикуем этот материал в память о Н. Г. Мацневой.

Современные студенты и аспиранты плохо представляют, как работала библиотека 25–30 лет назад. Они привыкли к тому, что ищут нужную книгу или журнал в электронном каталоге на сайте библиотеки, затем приходят на абонемент (хоть через полчаса), в считанные минуты получают свой заказ, и все! А в 1990-е годы студентам-юристам учебники выдавали целых два месяца в начале каждого учебного года, и библиотеку на это время закрывали для других читателей. И быстрее выдать не могли!

Кроме того, сама процедура заказа нужной книги или журнала была долгой и утомительной. Для этого студент или преподаватель приходил в библиотеку, искал нужную книгу в алфавитном или систематическом каталоге, выписывал все ее данные на особый бланк заказа: автора, название, год выпуска, шифр. При этом очень важно было не перепутать шифр книги (несколько букв и цифр) — иначе не найдут и не выдадут. Заказы сдавались, обрабатывались, и дня через три-четыре читатель мог получить требуемую книгу — если ее найдут на полке.

«Когда я пришла работать в библиотеку в 1996 году, там висели большие объявления, что заказы выполняются в течение трех дней, как минимум, — вспоминает Наталия Геннадьевна Мацнева. — Да и то не всегда. Книга могла просто отсутствовать на полке (она уже выдана другому читателю, ее взяли на выставку, ее ремонтируют или просто не смогли найти в нужном месте). И никто про ее отсутствие не знал, не помнил, пока не поступил заказ и книгу не начали искать».

Все изменилось в середине 1990-х, когда декан специального факультета СПбГУ по переподготовке кадров по юридическим наукам и первый заместитель декана юридического факультета Николай Михайлович Кропачев (ныне — ректор СПбГУ) выступил с инициативой превратить библиотеку юрфака в современную, компьютеризированную. Задача была амбициозная, если вспомнить, что в те годы про ноутбуки даже не слышали, а компьютеры были далеко не у каждого и даже не на каждой кафедре. Но ученый совет юридического факультета, когда обсуждался вопрос о перспективах развития факультета, решил, что начинать надо... с библиотеки! Потому что библиотека нужна всем — от студента до профессора и академика. И к 1998 году библиотека юридического факультета СПбГУ стала первой компьютеризированной библиотекой в стране!

Отраслевой отдел по направлению «Юриспруденция» Научной библиотеки имени М. Горького СПбГУ — первый в России полностью компьютеризированный отдел библиотеки, целый библиотечный информационно-компьютерный комплекс (электронный каталог и электронный читательский билет здесь введены еще в 1998 году). За цикл трудов «Создание новых технологий обучения на базе библиотечного информационно-компьютерного комплекса» для учебных заведений высшего профессионального образования ректор СПбГУ Людмила Алексеевна Вербицкая, проректор СПбГУ по правовым и экономическим вопросам Михаил Валентинович Кротов, профессор Вадим Семенович Прохоров, заместитель декана юридического факультета СПбГУ Николай Иванович Мацнев, начальник информационно-аналитического центра Валерий Юрьевич Григорьев, заведующая библиотекой Наталия Геннадьевна Мацнева, председатель Уставного суда Санкт-Петербурга, декан юридического факультета СПбГУ Николай Михайлович Кропачев стали лауреатами Премии президента РФ в области образования за 2001 год (Указ Президента РФ от 03.10.2002 № 1114 «О присуждении Премий президента РФ в области образования за 2001 год»).

Электронный каталог, электронная книговыдача, электронный читательский билет — когда-то, лет 30 назад, об этом только мечтали. Как решалась эта задача, рассказывает Наталия Геннадьевна Мацнева.

Шли от книги, а не от карточки

С чего Вы начинали тогда, в середине 1990-х?

В 1996 году я пришла на юридический факультет работать преподавателем финансового права. Николай Михайлович уговорил меня возглавить библиотеку, описал перспективы работы, важность решаемой задачи. И в результате я стала совмещать работу преподавателя и работу в библиотеке.

Первые попытки компьютеризировать библиотеку начались в 1993 году. Компьютеры тогда были самые первые — 286 PC. И программы тоже несложные. Начали с создания электронного каталога библиотечного фонда. Под руководством начальника информационно-аналитического центра Валерия Юрьевича Григорьева IT-специалисты создали собственную программу «Джокер».

Мы с самого начала пошли верным путем. Обычно в крупных библиотеках электронный каталог создавали так: сканировали бумажные каталожные карточки. Это казалось естественным, так делать было проще. Начинали с новых поступлений и двигались назад. Мы же делали иначе: шли от книги, а не от карточки и создавали учетные записи на каждую книгу, брошюру, журнал заново. Что это давало? Бумажные каталожные карточки заполняли в разное время разные библиотекари — каждый на свой манер. Раньше, в XIX, да и в ХХ веке, карточки были даже рукописными. И записи бывали неполными, иногда с ошибками. А главное: поиск по таким карточкам (даже сканированным, «электронным») затруднен.

А у нас библиотекари брали каждую книгу с полки и описывали ее полностью в системе каталогизации MARC. Если у книги или статьи в журнале было 10—20—30 авторов, то в учетную запись включали всех и каждого (а не только первого или первых трех, как делали обычно). Когда имеешь такой полный электронный каталог, поиск по любому автору резко улучшается. Кроме того, в старых книгах много дарственных надписей, штампов разных лет (в XIX–XX веках книги не раз меняли хозяев). И такие надписи и описания штампов тоже включались в полную библиографическую запись, что помогает вести научное изучение библиотечного фонда.

Как быстро удалось создать электронный каталог?

Мы создавали электронный каталог не по годам, а по отделам библиотеки. Каталогизаторов было четверо-пятеро в разное время. Их взяли специально на эту работу, которая оплачивалась сдельно. Сотрудники библиотеки доставляли книги, а каталогизаторы описывали издания — полку за полкой. Такая организация работы позволила обработать огромный объем литературы и составить электронный каталог (более 300 тысяч учетных записей) всего года за три. Каталогизаторы позднее вошли в штат библиотеки.

Отключала автоматически

Как проходило обслуживание читателей в электронном формате?

К 1997 году электронный каталог значительно вырос, и решили перейти к электронной книговыдаче. Тогда же появились электронные читательские билеты. Система «Джокер» была многофункциональна, она позволяла вести библиотечный учет изданий с момента входа книги в библиотеку. В любой момент мы могли узнать, где находится каждая книга: стоит ли она на полке (в каком отделе, на какой полке), отправлена ли на выставку, выдана ли на руки (кому, когда выдана, когда читатель должен ее вернуть, вернул вовремя или нет). Это давало возможность вести постоянный учет всего фонда, контролировать движение каждого издания. При заказе читатель сразу видел, свободна ли книга, может ли он ее заказать, а если нет, то в течение какого времени стоит ожидать ее возврата.

В случае если читатель не возвращал книгу в срок, система отключала его от библиотеки — на столько дней, на сколько он задержал книгу. Все были об этом заранее предупреждены, но... каждый получал свои «синяки и шишки». Это была новая функция, непривычная для читателей, но очень действенная. В приемные часы к директору библиотеки выстраивалась очередь студентов и сотрудников, и каждый умолял подключить его к библиотеке. Но читатели понимали, что система отключала автоматически, без участия библиотекаря. В итоге изменилось отношение читателей к библиотекарям — попросить прощения и договориться, как раньше, было невозможно.

Только руководители библиотеки (директор и заместители) могли выслушать аргументы читателя и досрочно восстановить доступ к библиотеке (например, читатель болел и принес медицинскую справку; или читатель-заочник был в командировке, уезжал из Петербурга).

Помню: Николай Михайлович Кропачев как-то рассказывал о том, что он вовремя не вернул книги и был отключен от библиотеки. Пришлось декану просить коллег, чтобы они взяли для него нужные книги. Система была единая для всех!

Конечно. Среди студентов специального юридического факультета были в том числе и большие начальники, но и они подчинялись общим правилам. Порядка стало больше, а нервов меньше.

За несколько минут

Что еще изменилось в работе библиотеки с вводом электронной книговыдачи?

Скорость книговыдачи увеличилась в разы. Читатель уже при заказе книги видел, сможет ли он получить ее на руки. Электронная книговыдача позволила бороться с невыдачей книг. Прежде (при бумажном учете) читатель заказывал книгу и ждал, принесут ее или нет. А теперь, если книгу можно было заказать, то значит, можно было и получить. Раньше читатель заполнял заказ на каждое издание в бумажном виде. При выдаче книги библиотекарь вручную заполнял формуляры на каждую книгу и делал запись на каждую книгу в читательском билете. Если книг 10–15, это занимало много времени. А при электронной книговыдаче сотрудник библиотеки считывал штрих-код каждой книги за доли секунды.

Если книга была в ремонте, на выставке или на руках, читатель не мог ее заказать. Если книгу заказали, но не выдали — значит, ее не нашли на месте. Хоть и редко, но такие случаи бывали, и они оперативно расследовались. Например, книгу перенесли в другой отдел, на другую полку, а в каталоге не отразили этот перенос. И порядок восстанавливался.

Электронный читательский билет включал в себя фотографию владельца, что позволило не допускать использования чужих читательских билетов (за это предусматривалось лишение права доступа к библиотеке на длительный срок).

Несколько лет назад отраслевой отдел Научной библиотеки имени М. Горького по направлению «Юриспруденция» перешел на единую для всей библиотеки программу «Ирбис», которая развивает и технологию электронного обслуживания читателей.

Связки книг на полу

Наталия Геннадьевна, важно отметить, что в середине 1990-х библиотека юрфака (как и все здание на 22-й линии В. О., д. 7) была в бедственном положении. Не было не только компьютеров для читателей, но и нормальной мебели. А книжному фонду в подвале здания не раз грозило затопление. Знаю, что помогал решать эти проблемы Николай Иванович Мацнев, который был заместителем декана по административно-хозяйственной работе.

Библиотека юрфака изначально находилась на третьем этаже, дополнительные помещения в цокольном этаже были переданы ей для хранения книг и размещения абонементов позднее. Помню, как в 1973 году, когда коллектив юридического факультета переехал в здание на 22-й линии В. О., д. 7, вместе с другими аспирантами я таскала наверх книги, привезенные из здания по адресу: ул. Смольного, д. 3, где раньше учились студенты-юристы.

Начало 1990-х действительно было трудным временем. Не хватало электрических лампочек (в коридорах горела одна из трех), стульев для студентов (студенты носили их с собой из одной аудитории в другую), столы были изрезаны ножом, исписаны чернилами. Постепенно ситуация выправлялась. Средства, заработанные преподавателями спецфакультета, направляли на хозяйственные нужды.

В читальном зале библиотеки на третьем этаже сделали ремонт. Уже к 1999 году библиотека стала выглядеть современно. Ажиотаж был, когда установили первые три стационарных компьютера для студентов. На каждом «висело» по 10–15 человек. Потом компьютеров стало 20, но все равно не хватало. Ребята прибегали в читальный зал рано утром, с открытием, и занимали места, а потом шли на лекции в аудитории.

В подвале стояли грунтовые воды. Там были поставлены кирпичи, на них положены доски, а сверху — стопки и связки книг (в том числе библиотечные фонды XIX века). Эти подвалы осушили (рабочие и Николай Иванович Мацнев выкачали ручной помпой воду). Позднее сделали гидроизоляцию — вдоль всего цоколя здания выкопали траншею и фундамент заизолировали. После этого затопления грунтовыми водами прекратились.

Помимо книгохранилища, в подвальном этаже расположились учебный и научный абонементы. Фонд учебной литературы (многоэкземплярные учебники) разместили на стационарных стеллажах. Для хранения остальных изданий были закуплены стеллажи компактного хранения — раздвижные, которые позволяют компактно и удобно разместить большое количество книг.

Позднее обустроили читальный зал старой книги, зал с доступом к электронным ресурсам Президентской библиотеки (его открыли в 2010 году — это первый в России удаленный читальный зал Президентской библиотеки).

Спрос вырос

Наведенный порядок создавал новые условия для работы?

Электронный каталог позволял постоянно анализировать состояние фондов учебной и научной литературы. Можно было узнать, сколько экземпляров того или иного учебника, другого издания спросили читатели, сколько выдали, кто получил эти книги. И сделать выводы из этой информации. Если книга не пользовалась спросом, лишние экземпляры можно было переместить в отдаленное хранение. Книга оставалась доступной для читателя, при необходимости ее выдавали, просто этот процесс длился несколько дольше, зато полки абонемента не были перегружены. Если же, например, учебник был востребован многими пользователями, библиотекари переносили дополнительные экземпляры на учебный абонемент.

Говорят, что спрос рождает предложение. А в библиотеке, похоже, информирование рождает спрос? После монографий и учебников стали включать в электронный каталог и авторефераты диссертаций.

И в результате спрос на них резко вырос. До этого про темы диссертаций знали только коллеги по кафедре, а тут смогли узнать все, в том числе и внешние пользователи. Ведь у нас было записано в библиотеку много практикующих юристов.

Такая же ситуация была и с текстами ВКР, дипломных работ выпускников-юристов. С 2000 года их стали аккумулировать в библиотеке. Информация о них вносилась в электронный каталог наравне с другими поступлениями в библиотечный фонд, их можно было заказать и получить для работы в читальном зале. Была разработана система передачи ВКР с кафедр в библиотеку по акту. В последние годы ВКР выпускников существуют в электронном формате и загружаются в Репозиторий (архив открытого доступа) СПбГУ.

Полмиллиона книг в строительных мешках

С 2008 года, когда Вы стали директором Научной библиотеки имени М. Горького, пришлось решать библиотечные проблемы в масштабах всего Университета. И одна из них — сохранность книжного, журнального и газетного фондов.

Да, было несколько вопиющих случаев неправильного отношения к хранению книг. Самый масштабный: когда первый проректор Н. М. Кропачев в 2007 году случайно, в ходе осмотра помещений Университета в Петродворцовом районе, обнаружил груды книг в здании по адресу: ул. Астрономическая, д. 6, корпус 1 — несколько сотен тысяч экземпляров! Книги были в ужасном состоянии: в неприспособленных для хранения складских помещениях, в грязных строительных мешках, свалены на бетонном полу в кучи высотой выше человеческого роста (Директор библиотеки умоляла о помощи).

Еще в 1983 году Университет освободил помещения в здании по адресу: ул. Смольного, д. 3 для городских служб. Тогда большое количество книжных фондов по социальным наукам было перемещено в здания по адресу: Средний пр. В. О., д. 41 и 10-я линия В. О., д. 33. А в конце 1990-х — начале 2000-х годов книги были погружены в мешки для строительного мусора силами курсантов Академии тыла и транспорта и вывезены на нескольких грузовиках в складские помещения, расположенные в зданиях Университета в Петродворцовом районе (Нам удалось остановить беспредел).

Сотрудники Научной библиотеки приложили огромные усилия, несколько лет разбирая эти завалы книг. Работали сотрудники основного фонда и отраслевых отделов библиотеки (юридического, экономического и других). Каждый отбирал издания по «своему» профилю. Представьте, как тяжело им было: каждую книгу нужно было вытащить из длинного узкого строительного мешка, очистить от пыли и грязи, расставить очищенные книги на полки, отобрать то, что нужно переместить в действующие фонды Научной библиотеки или ее отраслевых отделов. Была проведена полная сверка с Генеральным алфавитным каталогом, чтобы выделить издания, отсутствующие в фонде библиотеки. Были обнаружены книги XIX века, в том числе книжные собрания так называемых специализированных библиотек: Кабинета статистики и других.

Другой случай: при осмотре университетских зданий на Васильевском острове в подвальном помещении здания Jeu de paume ректор обнаружил около 100 тысяч томов. Книги были свалены в кучи между стеллажами, два помещения были набиты книгами до потолка так, что, когда снаружи двери открывали, книги выпадали из комнат. Осмотр, проведенный ректором совместно с директором Российского государственного исторического архива, профессором А. Р. Соколовым, показал, что книжное собрание хранится в нарушение всех правил хранения библиотечного фонда (Нам удалось остановить беспредел).

Как оказалось, еще в 1999 году библиотека филологического факультета была переведена из помещений по адресу: 1-я линия В. О., д. 26 в полуподвальное помещение в здании Jeu de paume по адресу: Университетская набережная, д. 7–9, литера О. Предоставленная площадь оказалась почти в два раза меньше той, что была необходима для размещения фонда. В полуподвальном помещении было складировано на полу и на полках 120 тысяч книг и журналов.

После неоднократных затоплений подвала начался активный рост плесневого грибка, многие книги были поражены, некоторые погибли. Силами сотрудников библиотеки была организована огромная работа по перемещению изданий в выделенные для их хранения помещения в соседнем здании. Несколько лет проводилась работа по обеспыливанию и дезинфекционной обработке изданий раствором химического реактива. Обработанные издания расставлялись на стеллажи (Лечебница для книг).

Это был невидимый миру труд — очень тяжелый. Сотрудницы библиотеки осматривали каждую книгу, очищали, насколько могли, от пыли, грязи, плесени. А дальше по каждой книге решение принималось индивидуально: сохранить или списывать, заменить экземпляр или его реставрировать... Сверяли находки с каталогом, есть ли в фонде такое издание, такой номер журнала. Списали много старых учебников, которые уже не использовались в учебном процессе.

Собрать разбросанное

Еще была долгая история с «кафедральными библиотеками».

Да, исторически книги на кафедрах Императорского Санкт-Петербургского — Ленинградского университета были всегда. Эти книжные собрания формировались преподавателями и сотрудниками многие годы, десятилетия: что-то они хотели иметь на рабочем месте под рукой, что-то дарили... Но эти собрания до недавнего времени были неучтенными. Никто не знал, какие книги хранились на кафедрах, эти издания долгое время были практически исключены из нормального оборота, доступ к ним был ограничен. О книгах знали только члены коллектива какой-то одной кафедры. Почитать книгу мог взять любой (в том числе студент или аспирант) на неопределенный срок. И не всегда книги возвращались на место.

Централизованный учет начался на юрфаке в конце 1990-х. Тогда все книги со всех кафедр собрали в библиотеку и каталогизировали. А с 2007 года такая инвентаризация «книжных собраний кафедр и обществ» началась по всему Университету.

В результате инвентаризации каждое издание поставлено на централизованный учет и оформлено по всем правилам библиотеки. Книги либо остались на кафедрах, либо переданы в отраслевые отделы библиотеки. Но теперь пользоваться этими книгами могут не только представители коллектива какой-то одной кафедры, но и все универсанты, все читатели Научной библиотеки. Все пользователи электронного каталога знают, где эти книги находятся. И у каждого книжного собрания есть назначенный сотрудник Университета, отвечающий за их сохранность и выдачу по правилам библиотеки.

Универсанты стали возвращать книги в библиотеку СПбГУ. Кто-то разбирал дома свои книги и среди них нашел университетские — вернул с извинениями, что задержал (Материалы ректорского совещания от 30.03.2015; Сохранение традиций благородства в СПбГУ). Кто-то обнаружил в букинистическом магазине книги со штампом Научной библиотеки имени М. Горького. В нескольких случаях книги находились случайно, в ходе уголовных дел об ограблении квартир и дач (Злой умысел или преступная халатность?).

Невидимый миру труд

Вы говорили, что часто труд библиотекарей не виден.

Читатели обычно думают, что основная работа библиотекаря — найти нужную ему книгу, принести ее, выдать, и все! А например, в 1999 году на юрфаке весь библиотечный фонд был дважды за лето перенесен с цокольного этажа на третий и обратно. Мы тогда в цоколе делали книгохранилище, а для этого помещения нужно было отремонтировать. Перемещение книг — дело крайне непростое, необходимо соблюдать порядок и сразу каждую книгу ставить на свое место. Иначе очень трудно будет найти нужное издание, когда потребуется.

И это еще не все. 31 августа того же 1999 года в читальном зале у нас еще не было окон! И пришлось работать параллельно: рабочие устанавливали окна в помещении, а библиотекари расставляли книги на полки. Работали в две смены. И к утру 1 сентября все успели сделать: и окна стояли, и фонд был на полках. Мы открылись вовремя и смогли начать выдавать учебники.

Другой случай: книги в коридоре главного здания. Многие универсанты и гости Университета обратили внимание, что сейчас книги стоят в полном порядке, красивые и аккуратные. А в 1967 году, когда я впервые пришла в Университет, почему-то запомнила: тогда в здании Двенадцати коллегий картина была совсем иная, унылая. Книга в шкафах в этом коридоре стояли и лежали рваные, потрепанные, полки были полупустыми. Тогда я, конечно, не думала, что наведением порядка в этих шкафах когда-то в будущем придется заниматься именно мне.

Лето 2010 года выдалось очень жаркое. Коридор через высокие окна не только освещался, но и нагревался солнцем с утра до вечера. А библиотекари отдела хранения наводили порядок в шкафах. Для этого все книги сначала оттуда вынули, полки отмыли от пыли, известки, которая, видимо, насыпалась с потолка. А высота шкафов, как Вы помните, там больше трех метров, до самого потолка, и книги стоят в три ряда. Поэтому работали не только в резиновых перчатках и масках, но и на стремянках.

Книжный фонд обеспылили, книги привели в порядок и расставили на полках. Изготовили накладные переплеты из цветного (темно-коричневого, темно-синего, черного) картона — для красоты и порядка, они же защищают поврежденные корешки книг и журналов от солнца. Теперь в этих шкафах хранится более десяти тысяч книг! Это не случайные книги, а определенный фонд. И они выдаются читателям — как и все остальные.

Библиотека — открытая для всех

Сегодня университетская библиотека ведает не только своими фондами, например, журнальными, но и внешними. В том числе и электронными подписками на международные научные журналы.

Функции библиотеки существенно изменились, расширились. Наука развивается, важна кооперация ученых из разных университетов, разных стран. Неизменным осталось желание и необходимость для исследователей быть в курсе того, что происходит в их научной области. Специализированные электронные ресурсы позволяют это сделать, дают возможность научно-педагогическим работникам Университета быть на пике науки.

При этом наша Научная библиотека не только предоставляет им доступ, но и обучает (в первую очередь студентов и аспирантов) пользоваться имеющимися ресурсами. А кроме того, сотрудники библиотеки помогают ученым СПбГУ определить свои показатели публикационной активности и цитируемости.

И нашей библиотекой пользуются не только универсанты.

Конечно, Научная библиотека СПбГУ открыта для всех, среди читателей много сторонних пользователей. Они привыкают к этому во время учебы в Университете, а затем, покидая альма-матер, не оставляют библиотеку. Многие юристы-практики знают о ресурсах нашей библиотеки и пользуются ими в читальных залах. Каждый из них приходит с определенной исследовательской задачей: например, подобрать и изучить публикации какой-то тематики для написания научной статьи, для подготовки диссертации и т. п.

С помощью коллег из Президентской библиотеки мы оцифровываем редкие издания из фондов Научной библиотеки имени М. Горького. Университет представляет их цифровые копии в репозитории, на многочисленных электронных книжных выставках (Новая жизнь старинных книг и современных авторефератов).