Перезагрузка: Бухгалтерский учет в СПбГУ: прошлое и настоящее
Согласитесь: для того чтобы управлять чем-то, нужно знать, чем же ты управляешь. А в СПбГУ до 2008 года никто (включая ректора!) не знал количества зданий и их состояния, числа сотрудников и студентов, количества кафедр, числа мест в общежитиях, величины библиотечного фонда и его состояния, количества образовательных программ. Доверенности (в том числе генеральные) на управление имуществом и ведение финансово-хозяйственной деятельности не учитывались! Отсутствие единой системы учета кадров, зданий, грантов, других ресурсов подрывало не только единство Университета, но и его экономику, имело негативные последствия для жизни Университета.
Совет Федерации одобрил закон об упрощении процедуры госзакупок
Примеры из жизни Университета показывают, что постоянный учет имущества и финансов насущно необходимы для жизни Университета. О том, как был организован и велся бухгалтерский учет в СПбГУ прежде и как он организован и ведется теперь, рассказывает Начальник Управления бухгалтерского учета и финансового контроля — главный бухгалтер СПбГУ Елена Алексеевна Трофимова (На пути к единому Университету: проректоры по направлениям).
Отсутствие единой системы учета кадров, зданий, грантов, других ресурсов подрывало не только единство Университета, но и его экономику, имело негативные последствия для жизни Университета.
- По данным ПФУ, бухгалтерии и управления кадров в Университете в конце 2008 года работали соответственно: 11 тысяч сотрудников, 15 тысяч и 16 тысяч (Материалы ректорского совещания от 11.04.2011).
- О числе объектов недвижимости универсанты могли услышать из уст руководителей Университета слова и о «более чем 600 университетских зданиях», и о «примерно 500 зданиях», а то и о «400 зданиях Университета» (Почему до сих пор не оформлены права СПбГУ на объекты недвижимости?)
- В начале 2000-х комиссия деканов спецфакультетов (юридического — Н. М. Кропачев, экономического — И. П. Бойко, психологии — Ю. Т. Ковалев) провела проверку хозяйства Университета. Обнаружилось, что более 50 зданий были незаметно(!) переданы коммерческим структурам (например, здание на 1-й линии В. О., рядом со зданием журфака, которым тогда руководила М. А. Шишкина)
- В 2000–2001 годах Университету были переданы здания на 9-й линии В. О., д. 2/11 (4550,1 кв. м), и на 6-й линии В. О., д. 15 (4106,9 кв. м), в которых менее чем через год после передачи открылись рестораны «Айвенго» и «Биргартен» (Аренда университетского имущества: прошлое и настоящее; Куда подевался ресторан на филологическом факультете?)
- Здание водонапорной башни по адресу: Санкт-Петербург, г. Павловск, ул. Слуцкая, д. 3а в 2006 году было передано в оперативное управление СПбГУ по инициативе декана факультета филологии и искусств С. И. Богданова (судя по всему, в этом здании рядом с Павловским парком планировалось открыть кафе). При этом водонапорная башня (площадь которой всего 23 кв. м), была изначально непригодна к использованию для нужд Университета как учебно-научной организации. Но когда ректор, узнав об этом, спросил С. И. Богданова, зачем Университету этот объект, тот ответил, что студенты, обучающиеся по направлению «Искусства», будут хранить там свои мольберты при выезде на пленэр. Весь период нахождения в оперативном управлении СПбГУ водонапорная башня не использовалась, а ее состояние ухудшалось (Водонапорная башня в Павловске)
- В течение нескольких лет по распоряжению декана специального экономического факультета денежные средства в валюте в нарушение требований законодательства переводились на депозитный счет в коммерческом банке. Объем средств не учитывался в общем объеме средств Университета. После проведения аудита в 2008 году денежные средства были возвращены Университету, а главному бухгалтеру специального экономического факультета по переподготовке кадров И. Л. Колышкиной и декану И. П. Бойко были объявлены взыскания
- В начале 1990-х годов книжное собрание в здании на Менделеевской линии, д. 5, в основу которого была положена Библиотека Императорского Санкт-Петербургского общества естествоиспытателей, было незаконно передано региональной общественной организации «Санкт-Петербургское общество естествоиспытателей». Оно включало целый ряд ценных изданий XIX — первой половины XX веков (всего — несколько десятков тысяч единиц хранения). Но книги были отданы без акта передачи, поэтому невозможно установить их количество. Только в результате вмешательства нынешнего ректора СПбГУ уцелевшая часть книжного собрания снова была включена в состав имущества СПбГУ (Нам удалось остановить беспредел)
- В 1999 году «в целях повышения эффективности использования помещений» библиотека филологического факультета была переведена в полуподвальное помещение и помещение на втором этаже общей площадью 602 м2 здания Jeu de paum (Университетская набережная, д. 7—9о). Предоставленная площадь оказалась почти в два раза меньше необходимой. В полуподвальном помещении было складировано прямо на полу более 120 тысяч книг и журналов. В результате протечек канализации и ливневых вод уникальные издания были затоплены несколько раз. Многие были испорчены плесенью и грибками и погибли (Лечебница для книг)
Эти и другие примеры из жизни Университета (более подробно см. материалы «Перезагрузка» на портале СПбГУ: На пути к единому Университету: проректоры по направлениям; Аренда университетского имущества: прошлое и настоящее; Почему до сих пор не оформлены права СПбГУ на объекты недвижимости?) показывают, что постоянный учет имущества и финансов насущно необходим для жизни Университета. О том, как был организован и велся бухгалтерский учет в СПбГУ прежде и как он организован и ведется теперь, рассказывает начальник Управления бухгалтерского учета и финансового контроля — главный бухгалтер СПбГУ Елена Алексеевна Трофимова.
Организация и ведение бухгалтерского учета СПбГУ до 2009 года
25 лет назад в России появился Бюджетный кодекс. Что о нем нужно знать
Основной целью бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о финансовом положении, результатах хозяйственной деятельности и денежных потоках организации, адаптированной для принятия экономических решений неограниченным кругом пользователей публичной финансовой отчетности организации. До 2009 года бухгалтерский учет в Университете осуществлялся не централизованной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером СПбГУ, а бухгалтерскими службами 32 обособленных структурных подразделений. И бухгалтер почти каждого подразделения вел бухгалтерский учет в «своей» системе автоматизированного бухгалтерского учета, и эти системы были разными (ТурбоБухгалтер, Парус, 1С: Предприятие 7, Ассess и пр.), единой автоматизированной системы ведения бухгалтерского учета и формирования сводной (консолидированной) бухгалтерской отчетности СПбГУ не было и в помине. То есть в XXI веке консолидированная бухгалтерская отчетность СПбГУ до 2009 года формировалась в программе Eхcеl вручную.
Поэтому у руководства Университета не было возможности реального контроля за состоянием бухгалтерского и налогового учета в структурных подразделениях. Невозможно было оперативно получить достоверную информацию об имуществе и обязательствах, оценить финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств, произвести полный анализ и сверку дебиторской и кредиторской задолженности СПбГУ. При этом объем бухгалтерского и налогового учета в структурных подразделениях составлял порядка 75 % от общего объема. Таким образом, руководство Университета имело информацию только о 25 %. Вот к чему приводило отсутствие порядка в системе сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе и обязательствах Университета.
Аудиторская проверка 2006–2007 годов
В 2008 году по инициативе нового ректора в СПбГУ была проведена первая аудиторская проверка состояния бухгалтерского учета за 2006–2007 годы, которая выявила существенные недостатки и нарушения, в том числе:
- недостаточное раскрытие в Приказах об учетной политике существенных аспектов ведения бюджетного учета и налогового учета, а также отсутствие ведения обязательных регистров бюджетного и налогового учета
- систематическое нарушение своевременности оприходования основных средств, существенное завышение стоимости жилых зданий, вызванное неправильным проведением переоценки основных средств на 01.01.1995, несоответствие стоимости прочих основных средств и амортизации, несоответствие стоимости нематериальных активов и амортизации, отраженной в бюджетном учете и бюджетной отчетности обособленных подразделений
- проведение инвентаризации основных средств с нарушениями и отсутствие обязательной инвентаризации нематериальных активов
- учет в составе нематериальных активов объектов, не отвечающих признакам нематериального актива
- систематическое нарушение своевременности оприходования материальных запасов в бюджетном учете
- отсутствие обязательной инвентаризации материальных запасов и капитальных вложений, проведение инвентаризации с нарушениями
- нарушение своевременности отражения операций с капитальными вложениями в бюджетном учете, а также нарушение порядка документального оформления капитальных вложений, учет некоторых расходов капитального характера в составе текущих расходов, а не капитальных вложений в основные средства, занижение стоимости капитальных вложений в результате ошибочных записей в бюджетном учете в 2006 году
- несоответствие данных по денежным средствам, отраженным в бюджетном учете и бюджетной отчетности обособленных подразделений, а также нарушение своевременности отражения операций с денежными средствами на лицевых счетах в бюджетном учете, отсутствие обязательной инвентаризации денежных средств (кроме денежных средств в кассе); несоответствие первичных документов по учету денежных средств в кассе и записей в бюджетном учете
- несоответствие банковской выписки по внебюджетным средствам данным бюджетного учета и отчетности
- неправильное применение курсов валют при отражении операций по валютному счету, отсутствие первичных документов по учету валютных средств
- несоответствие данных по дебиторской задолженности, отраженной в бюджетном учете и бюджетной отчетности обособленных подразделений, отсутствие обязательной инвентаризации дебиторской задолженности, неправильный перенос данных о дебиторской задолженности в бухгалтерскую программу 2006 года
- несоответствие данных по расчетам с подотчетными лицами, отраженным в бюджетном учете и бюджетной отчетности обособленных подразделений, нарушение порядка заполнения авансовых отчетов и командировочных удостоверений, нарушение своевременности отражения расходов, произведенных подотчетными лицами, в бюджетном учете ввиду задержек представления авансовых отчетов, несоответствие данных первичных документов и бюджетного учета при отражении операций с подотчетными лицами
- неправильное применение курсов валют при отражении операций по загранкомандировкам, операций по кредиторской задолженности в валюте
- несоответствие данных по кредиторской задолженности, отраженной в бюджетном учете и бюджетной отчетности обособленных подразделений, несоответствие первичных документов по начислению кредиторской задолженности требованиям нормативных документов
- нарушение своевременности отражения кредиторской задолженности в бюджетном учете, отсутствие обязательной инвентаризации кредиторской задолженности
- отражение в бюджетной отчетности кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности
- несоответствие данных по недостачам, отраженным в бюджетном учете и бюджетной отчетности, отсутствие работы по взысканию сумм недостач, по которым выявлены виновные лица
- отсутствие обязательной инвентаризации расчетов с бюджетом, несоответствие данных по расчетам с бюджетом, отраженным в бюджетном учете и бюджетной отчетности обособленных подразделений
- систематическое расхождение сумм налоговых вычетов по НДС между бюджетным учетом, книгой покупок (продаж) и налоговой декларацией
- отсутствие единых книг покупок и продаж
- нарушение порядка исчисления налога на имущество, неправомерное применение льгот по налогу на имущество
- несоответствие данных по оплате труда, отраженной в бюджетном учете и бюджетной отчетности, отсутствие табелей учета рабочего времени, отсутствие распорядительных документов на выплаты заработной платы отдельным сотрудникам, неправильный расчет НДФЛ по отдельным сотрудникам
- несоответствие данных первичных документов, бюджетного учета и деклараций по ЕСН
- несоответствие данных бюджетного учета и отчетности по суммам доходов и расходов учреждения, нарушение порядка бюджетного учета доходов и расходов, нарушение своевременности отражения доходов и расходов в бюджетном учете
- несоответствие положений и порядка регистрации договоров аренды недвижимого имущества действующему законодательству
- нарушение порядка документального оформления расходов учреждения, отсутствие первичных документов, подтверждающих совершение расходов
- несоответствие сальдо на 31.12.05 и на 01.01.06 в бюджетном учете, исходящих сумм в бюджетной отчетности за 2005 год и входящих сумм в бюджетной отчетности за 2006 год
- несоответствие сальдо на 31.12.06 и на 01.01.07 в бюджетном учете некоторых обособленных подразделений, исходящих сумм в бюджетной отчетности за 2006 год и входящих сумм в бюджетной отчетности за 2007 год
- несоответствие применяемой методики учета на забалансовых счетах нормативным документам, отсутствие забалансового учета земельных участков и недвижимости, принятых в пользование, и путевок
Заметим, что до 2008 года аудиторские проверки в СПбГУ не проводились. А зачем?
Централизация и автоматизация учетных процессов с 2009 года
То, что не могли и, видимо, не хотели делать в течение более чем 15 лет предыдущие руководители, новое руководство сделало всего за год с небольшим. По решению первого проректора И. А. Горлинского в 2009 году Управлением бухгалтерского учета и финансового контроля (УБУ и ФК) в СПбГУ была внедрена программа 1С: Предприятие 7 «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» для ведения в Университете бухгалтерского учета (Приказ от 25.09.2009 № 1644/1 «О проведении мероприятий по подготовке к введению в эксплуатацию системы Новые решения «1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения»). На базе 1С:7 в 2009 году внедрена лицензионная программа, позволяющая импортировать отчетность структурных подразделений из разных баз в единую и формировать сводную бухгалтерскую отчетность по Университету в целом. С января 2010 года в целях оптимизации управленческого учета в СПбГУ внедрен обновленный автоматизированный комплекс ведения регламентированного бухгалтерского и налогового учета в единой информационной системе 1С: Предприятие 8 «Бухгалтерия для бюджетных учреждений». Этот проект централизации структур бухгалтерского учета позволил:
- объединить учет 32 подразделений СПбГУ
- в режиме online следить за движением и формированием финансовых потоков, расчетов по обязательствам, формированием доходов, движением нефинансовых активов всего Университета
- импортировать бюджетную отчетность профильных направлений Университета из разных баз в единую и формировать сводную консолидированную бухгалтерскую и налоговую отчетность по всему Университету
- регистрировать и обобщать информацию о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств Университета в целом
До 2010 года в Университете использовались нелицензионные программы по ведению учета доходов по услугам предоставления проживания в Студенческом городке. С октября 2010 года на базе программного комплекса 1С:8 в СПбГУ внедрена программа «Поселение». В 2011–2012 годах Д. В. Михайловым (после назначения его на должность директора Студгородка) была инициирована разработка программного блока 1С «Студгородок. Управление номерным фондом», который был внедрен в мае 2013 года. Эта информационная система позволяет вести учет данных по взаиморасчетам с проживающими и формировать соответствующие аналитические отчеты.
Автоматизирован процесс начислений и рассылки квитанций ежемесячно на адреса корпоративной электронной почты проживающих.
В 2009 году впервые в Университете проведена инвентаризация объектов недвижимого имущества.
В 2010 году впервые:
- создана единая бухгалтерская и складская база нефинансовых активов Университета (ранее существовало только в ректорате пять отдельных не связанных в один баланс бухгалтерских баз)
- проведена инвентаризация средств во временном распоряжении
- проведена инвентаризация расчетов по доходам от оказания услуг временного проживания; в рамках инвентаризации проведена сверка расчетов с отделом поселения Студгородка в разрезе каждого проживающего
- внедрена интеграция обмена данными по заключенным договорам, контрагентам, счетам между программами «Турбо 9» и «1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» — в рамках контракта от 28.01.2010 № 35/09-ОК(ЕД), что позволило вести дополнительный контроль за прохождением оплаты документов в системе мониторинга государственных закупок, оперативно получать информацию, экономить время на создание документов в программе «1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8»
В 2011 году в СПбГУ введена промышленная эксплуатация системы SAP «Управление персоналом и расчет заработной платы», которая обеспечила возможность совместной работы сотрудников планово-финансовой службы, сотрудников кадровых и бухгалтерских служб, а также позволила формировать консолидированную отчетность. С 01.01.2011 организован учет движения денежных средств на Едином лицевом счете Университета в разрезе 24 субсчетов, реализован контроль за движением и остатками денежных средств раздельно по каждому субсчету.
С четвертого квартала 2010 года все валютные операции осуществляются на едином валютном счете, что позволило обеспечить полный контроль за валютными операциями на участках учета профильных направлений.
Переход СПбГУ на новый вид финансового обеспечения путем предоставления субсидий
В связи с переходом СПбГУ с 01.01.2012 на новый вид финансового обеспечения путем предоставления субсидий осуществлен перевод бухгалтерского учета СПбГУ с Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению», на Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденную Приказом Минфина РФ от 16 декабря 2010 № 174н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и инструкции по его применению».
Перевод бухгалтерского учета СПбГУ произведен путем перехода с информационной системы «1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» на новую автоматизированную систему обработки информации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8». Разработан и реализован в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» способ отражения данных по санкционированию расходов ГРБС в соответствии с требованиями бюджетного законодательства и Инструкций 157н и 162н.
Впервые в 2012 году наряду с бюджетной (Инструкция 191н) в Федеральное казначейство и Счетную палату представляется и бухгалтерская отчетность, формируемая в соответствии с новыми правилами — Инструкцией 33н. Обязанность СПбГУ формировать бухгалтерскую отчетность связана с изменением типа государственного учреждения и изменением типа финансирования путем предоставления субсидий с 01.01.2012.
В соответствии с Приказом первого проректора по экономике от 30.12.2011 № 4816/1 «О прекращении приема и выдачи наличных денег через отдельные кассы Университета» в СПбГУ закрыты 22 центральные кассы. Прием и выдача наличных денежных средств организованы в центральных кассах по следующим адресам:
- СПб, Филологический пер., д. 3, лит. П (административное здание)
- СПб, ул. Чайковского, дом 62
- СПб, г. Петергоф, ул. Ульяновская, дом 3
Заключены общеуниверситетские договоры:
- об оказании услуг по инкассации, пересчету и зачислению на счет денежной наличности и доставке денежной наличности для СПбГУ
- о возмездном оказании услуг по техническому обслуживанию и ремонту контрольно-кассовой техники (ККТ) СПбГУ
Перерегистрировано 23 единицы ККТ: снятие с учета в МИ ФНС № 3 по г. Санкт-Петербургу, постановка на учет в МИ ФНС № 16 по г. Санкт-Петербургу.
Организован складской учет бланков строгой отчетности в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Организован учет депонированной заработной платы и стипендий в единой информационной системе «1С: Депонирование ЗП».
Обеспечена централизованная уплата НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды по регистрационным номерам СПбГУ.
В 2012 году, в связи с переходом на централизованную уплату налога на доходы физических лиц, осуществлен перевод подразделений СПбГУ, расположенных на территории Санкт-Петербурга, на налоговый учет в МИФНС России № 16 по Санкт-Петербургу.
Осуществлено снятие СПбГУ с регистрационного учета в территориальных органах ПФР и ФСС по месту нахождения подразделений СПбГУ.
В целях приведения в соответствие бухгалтерского и налогового учета маломерных судов, зарегистрированных и числящихся за СПбГУ, инициированы проведение внеплановой инвентаризации вышеуказанных судов и организация сверки с Государственной инспекцией маломерных судов.
Единый лицевой счет и дальнейшая централизация платежей
Внесены в Учетную политику СПбГУ в целях организации бухгалтерского учета в 2013 году и реализованы в системе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» (далее — система «1С:БГУ 8») изменения в способ отражения в бухгалтерском и бюджетном учете данных по отражению операций по предоставлению субсидий СПбГУ и распределению субсидий по субсчетам.
Оптимизирована процедура передачи задолженности по централизованной уплате страховых взносов во внебюджетные фонды РФ.
В 2013 году наряду с бюджетной (Инструкция 191н) в Федеральное казначейство и Счетную палату впервые представлена годовая бухгалтерская отчетность за 2012 год, формируемая в соответствии с новыми правилами — Инструкцией 33н.
Усилиями сотрудников УБУ и ФК проведена работа по формированию списка особо ценного движимого имущества, закрепленного за Санкт-Петербургским государственным университетом. Правительство Российской Федерации распоряжением от 25.12.2013 № 2536-р утвердило этот список.
Осуществлен переход из систем электронного документооборота (СЭД) между СПбГУ и УФК по г. Санкт-Петербургу и между СПбГУ и Межрегиональным операционным УФК (г. Москва) на систему электронного документооборота Федерального казначейства «Система управления финансовым документооборотом» — ППО «СУФД».
Проведена работа по оптимизации и сокращению документооборота по уплате налогов и платежей во внебюджетные фонды: с 01.05.2013 в системе «1С: БГУ 8» обеспечена возможность формирования сводной заявки в адрес одного и того же получателя средств из нескольких заявок на кассовый расход по различным субсчетам в системе Единого лицевого счета СПбГУ.
С января 2013 года расчет стипендии обучающимся СПбГУ переведен из разрозненных систем расчета стипендии в единую информационную систему расчета на базе программного продукта «1С: Зарплата бюджетного учреждения 8».
Оперативный учет МОЛ, учет прекурсоров, контроль расходования денежных средств целевых субсидий
В целях улучшения системы учета при совместной работе Управления бухгалтерского учета и финансового контроля и Управления по работе с материально ответственными лицами подключен к работе в СПбГУ новый модуль «1С: Оперативный учет МОЛ», который позволил осуществлять:
- оперативный учет нефинансовых активов, который ведется материально ответственными лицами по местонахождению объектов
- учета учет объектов декоративно-прикладного искусства (ДПИ) с прикреплением фотографий
- оперативный «электронный» складской учет
- складской учет химических реактивов
- штрих кодирование нефинансовых активов с возможностью проведения инвентаризации с помощью терминала сбора данных (ТСД)
В целях централизации оперативного учета товаров на складах и в розничной торговле книжных киосков СПбГУ и магазинов (расположенных по адресам: ул. Таврическая, 21–26 и Менделеевская линия, 5) с применением сканера штрихкодов подключен к работе в СПбГУ новый модуль «1С: Управление торговлей», а в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» параллельно реализована возможность формирования штрихкодов в автоматическом режиме.
С августа 2015 года в СПбГУ ежемесячно проводится инвентаризация прекурсоров, включенных в Таблицу I Списка IV (о ситуации в СПбГУ с прекурсорами см. Химические отходы вывозили десятками тонн, среди них были и сильнодействующие яды). На основании актов о результатах инвентаризации прекурсоров составляется баланс прекурсоров, форма которого разработана сотрудниками УБУ и ФК и включена в Перечень форм первичных учетных документов, разработанных самостоятельно (Приложение № 12 к Учетной политике в целях организации бухгалтерского учета СПбГУ).
В 2015 году по целевым источникам, получаемым СПбГУ в виде целевых субсидий и субсидий на цели осуществления капитальных вложений (КФО 5 и 6 соответственно), автоматизирован контроль расходования денежных средств в соответствии с установленными плановыми назначениями и организован учет фактически произведенных расходов по каждому виду целевой субсидии в разрезе кодов операций сектора государственного управления (КОСГУ).
Для целевой субсидии, предоставляемой СПбГУ на реализацию Программы развития Университета, дополнительно организован контроль расходования денежных средств и учет фактически произведенных расходов по перечню мероприятий (расходных направлений) Программы развития, утвержденному приказом проректора по экономике.
Учетная политика СПбГУ, онлайн-кассы, отчетность и электронный бюджет
В 2016 году разработана новая Учетная политика СПбГУ в целях организации бухгалтерского учета (Приказ первого проректора по экономике от 07.06.2016 № 4604/1), положения Учетной политики реализованы при ведении бухгалтерского учета СПбГУ с 01.01.2016.
В целях сокращения дебиторской задолженности СПбГУ по расходам федерального бюджета разработана форма ежеквартального Отчета о расходовании средств целевых субсидий учреждения, порядок и сроки формирования отчета утверждены Приказом от 25.07.2016 № 5946/1.
С введением в действие Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и отдельные законодательные акты Российской Федерации» с 1 июля 2017 года осуществлен переход на онлайн-кассы в центральных кассах СПбГУ с возможностью:
- прямой передачи данных о расчетах через операторов фискальных данных в МИФНС
- отправления электронных копий чеков по запросам покупателям
Дополнительно проведено обучение персонала по работе с новой контрольно-кассовой техникой.
В целях обеспечения бесперебойного обмена информацией между СПбГУ и Сбербанком (в рамках ведения зарплатного проекта) в Университете внедрена система Сбербанк Бизнес Онлайн.
В целях формирования и представления в 2017 году бюджетной отчетности ПБС, ГРБС и бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений в Федеральное казначейство РФ средствами подсистемы «Учет и Отчетность» государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами «Электронный бюджет» осуществлено подключение к системе и отлажены процессы загрузки в систему отчетности и последующей консолидации отчетности в рамках полномочий получателя бюджетных средств и главного распорядителя бюджетных средств.
В 2018 году реализован процесс загрузки реестров платежей в информационную систему «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» по контрагентам и по видам платных услуг СПбГУ, подключенных к Единому платежному сервису Университета. В целях применения в СПбГУ новых Федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора разработаны:
- новая Учетная политика СПбГУ в целях организации бухгалтерского учета (Приказ первого проректора от 28.12.2018 № 12921/1 с изменениями, утвержденными Приказами от 04.12.2019 № 11923/1, от 10.12.2019 № 12139/1, от 30.12.2019 № 13362/1), положения Учетной политики реализованы при ведении бухгалтерского учета СПбГУ с 01.01.2019
- новый график документооборота (Приказ первого проректора от 28.12.2018 № .12919/1 с изменениями, утвержденными Приказами от 10.10.2019 № 9937/1, от 31.12.2019 № 13466/1), действие приказа распространено на правоотношения, возникшие с 01.01.2019
Дебиторская и кредиторская задолженность
В основе дебиторской и кредиторской задолженности лежит простой принцип: мне должны дебиторы, я должен кредиторам. Кто такие дебиторы и кредиторы? Все физические и юридические лица, с которыми у учреждения имеются заключенные гражданско-правовые договоры, называются емким словом «контрагенты». Это как фирмы-подрядчики, поставщики и заказчики, так и сотрудники, обучающиеся и иные физические лица, оказывающие учреждению услуги в рамках договоров гражданско-правового характера.
Задолженность / денежная сумма в реальности одна, но для одной стороны в сделке она является активом, для другой — пассивом или расходом. Она отражается в балансе у каждой из компаний — участниц сделки: в активе одной и в пассиве другой.
Обязанность руководителя любой организации — организовать надлежащий контроль и учет расчетов с контрагентами. Поскольку какого-либо централизованного контроля и учета в нашем Университете вплоть до 2008 года вообще не существовало (На пути к единому Университету: проректоры по направлениям; Почему до сих пор не оформлены права СПбГУ на объекты недвижимости?), новое руководство Университета с целью недопущения возникновения просроченной и безнадежной (нереальной к взысканию) задолженности должно было очень быстро наладить эффективный контроль за учетом расчетов с контрагентами. Частью контроля является регулярная сверка взаимных расчетов, которая позволяет своевременно выявлять наличие расхождений, находить их причину и оперативно урегулировать расхождения.
В период с 2008 по 2011 год без привлечения дополнительного персонала проведена колоссальная работа по сокращению дебиторской (далее — Дт) и кредиторской (далее — Кт) задолженности:
- расчетов с поставщиками и подрядчиками, в том числе по авансам выданным
- расчетов с подотчетными лицами
- расчетам по заработной плате, пособиям и стипендии
- расчетов с бюджетом
- расчетов с депонентами
- расчетов по доходам от оказания платных услуг, и в первую очередь по основным и дополнительным образовательным программам
- расчетов с плательщиками по доходам от сдачи имущества в аренду
Расчеты с подотчетными лицами
С целью недопущения возникновения просроченной дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами должна проверяться полнота и своевременность отражения расчетов, в частности:
- соблюдение порядка и установленных норм выдачи денежных средств под отчет
- своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов об израсходованных авансовых суммах, полнота документов, подтверждающих произведенные расходы
- проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
- полнота оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет
- полнота и правильность отражения операций по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» на счетах бухгалтерского учета. Только начиная с 2008 года осуществляется полный и своевременный контроль завершения расчетов с подотчетными лицами
Теперь, если срок, на который работнику выдан аванс, истек, а работник не вернул в установленный срок неизрасходованную сумму аванса и не представил надлежаще оформленный авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, то сотрудник УБУ и ФК руководствуется Положением о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников СПбГУ (впервые такое положение появилось в СПбГУ в июне 2010 года — Приказ от 30.06.2010 № 1575/1) и информирует начальника УБУ и ФК о наличии в бухгалтерском учете дебиторской задолженности, а также начальника Главного управления по организации работы с персоналом — для принятия административно-управленческого решения.
Об эффективности проведенной в 2015–2017 годах работы по погашению задолженности по расчетам с подотчетными лицами свидетельствует статистика:
Год | Вид / период | Сумма |
2015 | Задолженность по расчетам с подотчетными лицами, просроченная на 01.01.2015 | 322 376,3 руб. |
Сумма задолженности, признанная как безнадежная к взысканию и списанная по приказу (по результатам инвентаризации) | 731,5 руб. | |
Сумма задолженности, добровольно погашенной | 25 679,8 руб. | |
2016 | Задолженность по расчетам с подотчетными лицами, просроченная на 01.01.2016 | 295 965 руб. |
Сумма задолженности, признанная как безнадежная к взысканию и списанная по приказу (по результатам инвентаризации) | 207 345,7 руб. | |
Сумма просроченной дебиторской задолженности, добровольно погашенной | 47 161,86 руб. | |
2017 | Задолженность по расчетам с подотчетными лицами на 01.01.2017 | 41 457,44 руб. |
Сумма дебиторской задолженности, признанная как безнадежная к взысканию и списанная по приказу (по результатам инвентаризации) | 41 457,44 руб. |
С 2018 года вся задолженность по расчетам с подотчетными лицами является текущей.
Расчеты по заработной плате, пособиям и стипендии
В нарушение статьи 9 Закона о бухгалтерском учете заработная плата работникам Университета до 2008 года начислялась без первичных документов учета фактически выполненной работы (такие действия представляют собой основание для применения административной и даже уголовной ответственности). С 2009 года начисление заработной платы производится на основании представленных руководителями подразделений табелей учета использования рабочего времени.
В результате проведенной работы по переводу выплаты заработной платы с наличной формы оплаты на безналичную путем оформления работникам Университета пластиковых карт кредитных организаций практически устранена необходимость выплаты заработной платы из кассы Университета (Материалы ректорского совещания от 4.04.2011; Материалы ректорского совещания от 21.05.2012; Материалы приема граждан от 21.04.2015). Выплата из кассы производится только вновь принятым работникам и работникам, у которых произошли изменения в документах, или счета временно заблокированы.
Виртуальный «обходной лист»
Увольнение сотрудника (или отчисление обучающегося) без «обходного листа» или его аналога влечет за собой риск возникновения дебиторской задолженности по материальным ценностям или денежным средствам СПбГУ, которые выдавались до увольнения (отчисления), но не были возвращены. До 2008 года в Университете достаточно часто увольнялись материально ответственные лица, не передавшие имущество другому материально ответственному лицу, а также работники, использовавшие ежегодный отпуск авансом (по согласованию с руководством). Для решения этой проблемы была повышена ответственность должностных лиц за составление графика отпусков, проведение разъяснительной работы среди подчиненных о последствиях предоставления отпуска «авансом». Материально ответственные лица также должны осознавать меру ответственности за своевременный возврат СПбГУ (своевременную передачу новому материально ответственному лицу) принятых на ответственное хранение материальных ценностей.
С целью минимизации рисков возникновения таких ситуаций в будущем проводятся внутренние контрольные мероприятия, тотальные сверки до отчисления обучающегося, до окончательного расчета при увольнении сотрудника. Члены коллективов учебного управления (в отношении обучающихся) и управления кадров (в отношении сотрудников) обеспечивают информирование руководителей профильных подразделений СПбГУ о предстоящем отчислении либо о предстоящем увольнении, а именно:
- начальника Управления бухгалтерского учета и финансового контроля (УБУ и ФК) или его заместителей — для сверки расчетов по оплате обучения; по оплате проживания в общежитии; по оплате отпусков (в том числе оплаченных авансом); по авансовым отчетам по командировкам; по иным обязательствам, стороной которой выступает обучающийся или сотрудник
- начальника ГУЭМТБ — для проверки сохранности имущества, переданного в пользование в общежитии; для проверки возврата имущества, переданного сотруднику по сохранной расписке (планшеты, ноутбуки и т. п.); а также для организации работы по проведению внеплановой инвентаризации в отношении увольняющегося материально ответственного лица
- директора Научной библиотеки имени М. Горького — для проверки задолженности по несданным книгам
Тем самым реализована идея виртуального «обходного листа», при этом обучающиеся и все другие универсанты освобождены от обязанности собирать подписи об отсутствии долгов перед СПбГУ (проверка происходит без их участия, в автоматическом режиме). В результате можно констатировать положительную динамику по сокращению задолженности.
Дебиторская задолженность за обучение по основным и дополнительным образовательным программам
До 2008 года в СПбГУ отсутствовал общеуниверситетский учет дебиторской задолженности за обучение. Теперь же для предотвращения возникновения задолженности за оказание платных услуг по основным образовательным программам (ООП) и дополнительным образовательным программам (ДОП) сотрудники УБУ и ФК ежемесячно направляют информацию в адрес заместителей начальника Учебного управления:
- о лицах, оплативших обучение в виде пофамильных списков по ДОП
- о лицах, оплативших услуги по приему кандидатских экзаменов
- о лицах, зачисленных в СПбГУ на включенное обучение по индивидуальному плану в рамках основных образовательных программ
- о наличии дебиторской задолженности по ООП и ДОП по состоянию на первое число месяца, следующего за отчетным
На основании полученных данных заместитель начальника Учебного управления организует проверку причин неоплаты по договору за обучение, доводит информацию до обучающегося.
Приведем статистику в динамике только по дебиторской задолженности по услугам за обучение.
По состоянию на 01.01.2015 размер задолженности:
- за обучение по основным программам — 5 658 842,93 руб.
- за обучение по дополнительным программам — 2 936 232 руб.
По состоянию на 01.01.2017 размер задолженности:
- за обучение по основным программам — 2 541 757,79 руб. (сокращение объема задолженности по сравнению с 01.01.2015 — на 55,1 %)
- за обучение по дополнительным программам — 492 938,5 руб. (сокращение задолженности — на 83,2 %)
Расчеты с плательщиками по доходам от сдачи имущества в аренду
В 2010 году в СПбГУ проведена инвентаризация расчетов по доходам от сдачи имущества в аренду. До этого предусмотренное законодательством требование о проведении обязательной ежегодной инвентаризации этих расчетов не исполнялось в Университете более 12 лет.
По результатам проведенной проверки достоверности отражения бухгалтерских операций по доходам от собственности в учете выявлены и скорректированы следующие ошибки:
- в нарушение п. 149 Инструкции по бухгалтерскому учету счет 1.205.02 «Расчеты с плательщиками по доходам от собственности» в период 2006–2008 годов использовался для отражения операций по расходованию средств на приобретение основных средств и текущего ремонта Студгородка СПбГУ; таким образом, по состоянию на 01.01.2010 в бухгалтерском учете по счету 1.205.02 числилась задолженность за 145 контрагентами
- в течение 2010 года были сделаны исправительные операции, в результате которых задолженность сократилась на общую сумму 33 639 705 руб. и общее количество контрагентов сократилось до 105
- в нарушение статьи 10 закона «О бухгалтерском учете» в период 2006–2007 годов операции по учету кассовых поступлений доходов от аренды неправомерно отражались одновременно в учете двух подразделений СПбГУ
- в течение 2010 года были сделаны исправительные операции, в результате которых общая задолженность сократилась на 32 355 423,37 руб.
Стали работать по-новому
Такие показатели стали результатом эффективной работы и результатом системной перестройки взаимодействия членов коллективов всех основных служб Университета (Юридического управления, Учебного управления, УБУ и ФК, отдела поселения, издательства, ГУЭМТБ, Управления недвижимости и земельных ресурсов и т. д.), с общими целями и четко поставленными задачами, направленными как на предупреждение возникновения просроченной дебиторской задолженности в будущем, так и на погашение имеющейся задолженности.
При необходимости должностные лица СПбГУ издают локальные акты по отдельным типам договоров, устанавливая особенности работы с дебиторской задолженностью. Так, в частности, уточняющий регламент был издан:
- для установления взаимодействия членов коллективов УБУ и ФК и учебного управления (в отношении договоров об образовании)
- для установления взаимодействия членов коллективов УБУ и ФК, Управления недвижимости и земельных ресурсов и заместителя ректора по безопасности (в отношении договоров аренды имущества СПбГУ)
Контроль за состоянием расчетов с контрагентами (с юридическими и физическими лицами) в Университете ведется ежедневно путем проверки правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета операций на счетах учета в разрезе контрагентов и договоров (осуществляется внутренний финансовый контроль).
С целью недопущения возникновения дебиторской задолженности, непогашенной в срок, в Университете сотрудники бухгалтерии ежемесячно направляют справку должностному лицу, заключившему от имени СПбГУ договоры, о наличии в бухгалтерском учете дебиторской задолженности.
Своевременный контроль и анализ за состоянием расчетов с контрагентами позволяют вовремя выявить задолженность и оперативно принять меры по ее погашению (провести сверку расчетов, телефонные переговоры, личные встречи, направить электронные письма, заключить дополнительное соглашение, мировое соглашение, заключить соглашение о рассрочке долга и пр.).
Также в рабочем порядке, по запросам руководителей, ответственных за заключение договоров и ведение расчетов с контрагентами, предоставляется информация о состоянии расчетов с контрагентами по услугам связи, возмещению расходов по содержанию имущества, спортивно-оздоровительным услугам, гостиничным услугам, услугам тестирования и т. д.
В настоящее время каждое должностное лицо, заключившее от имени СПбГУ доходный договор (по которому СПбГУ рассчитывает на получение дохода от оказания услуг по обучению, проживанию и т. д.), в обязательном порядке контролирует соблюдение плательщиком по договору установленного порядка и срока оплаты (в том числе посредством проведения совместных сверок с сотрудниками УБУ и ФК).
В свою очередь должностное лицо, заключившее расходный договор, контролирует сроки, объем и качество исполнения по договору и при необходимости принимает меры по возврату уплаченного аванса, по взысканию неустойки за ненадлежащее исполнение договора контрагентами СПбГУ и т. д.
При возникновении дебиторской задолженности, непогашенной в срок, начинается претензионная работа по погашению задолженности сотрудниками УБУ и ФК совместно с подписантом договора / контракта в соответствии с локальными актами СПбГУ. При исчерпании возможностей по закрытию долга материалы передаются начальнику Юридического управления для организации взыскания в судебном порядке. Указанный порядок в общем виде нашел отражение в изданном Положении по работе с дебиторской задолженностью.
На основании вышеизложенного и с учетом проведенной перестройки работы служб СПбГУ можно отметить, что в настоящее время работа с дебиторской задолженностью строится с учетом:
- регулярности сверки расчетов с контрагентами СПбГУ
- обязательности претензионной работы при возникновении дебиторской задолженности, непогашенной в срок
- формирования и хранения до полного погашения задолженности письменных доказательств дебиторской задолженности, непогашенной в срок
- недопустимости прощения долга
- своевременности передачи дел начальнику Юридического управления для взыскания задолженности в судебном порядке (в пределах срока исковой давности и с учетом предварительно проведенной претензионной работы)